Ausdruck der
Kundenzufriedenheit

Über das Unternehmen

DS Property, a. s. ist seit 2013 in Dunajská Streda tätig und bietet IT-Dienstleistungen, Verwaltung und Instandhaltung von Immobilien und Räumlichkeiten, Reinigungs- und Hausmeisterdienste für viele Unternehmen an. Gerade im Bereich der IT-Dienstleistungen begann 2019 die Zusammenarbeit mit Inova Logic.

Ziel

DS Property benötigte ein Tool, um die Anfragen ihrer Kunden effizient und übersichtlich zu bearbeiten. Es musste eine Organisation und Aufteilung der Arbeit zwischen den einzelnen Abteilungen sichergestellt werden, sowie die Registrierung und Erstellung von Arbeitsnachweisen für die Rechnungsstellung.

„Bisher konnten wir alle Prozesse, die wir benötigten, adressieren. Der Vorteil ist die einfache, klare Umgebung und die Möglichkeit der Konfigurationsanpassung nach Bedarf“, sagte David Balaskó über CDESK.

Status vor der Einführung

Telefonanrufe, Besprechungen sogar im Flur, Text- oder E-Mail-Nachrichten. Das Ergebnis war eine Mindestanzahl aufgezeichneter Aufgaben, Anweisungen, unvollständige und oft sogar fehlerhafte Lösungen für Anfragen. Die Organisation der Arbeit kam oft zum Stillstand und die Planung war sehr schwierig.

Lösung

Die Aufzeichnung und weitere Arbeit mit Anfragen im CDESK-Software wird im Modul Anfragen verwaltet. Jede Anfrage wird einer Gruppe oder einem Zuständigen zugewiesen und mit einem Unternehmen oder einem Geschäft verknüpft.

DS Property bietet seine Dienstleistungen renommierten slowakischen Unternehmen an, wie Istermeat, Euromilk, Világi Winery, Kukkonia Farm House, Hotel Amade Chateau, Mol Football Academy, FK DAC 1904, MOL Arena usw. Daher ist es wichtig zu unterscheiden, welches Unternehmen, welche spezifische Filiale und welcher Ort die Anfrage betrifft. CDESK kann all dies in der Anfrage erfassen, da die Unternehmen im Adressbuch registriert sind. Die mit den Unternehmen verknüpften Filialen und Orte sind in der Konfigurationsdatenbank registriert.

Der Katalog der Anfragen erleichtert die Arbeit mit Anfragen. Bei der Erstellung einer Anfrage über den Katalog der Anfragen wählt der Benutzer die Kachel aus, die das Anfragethema am besten beschreibt, zum Beispiel Kauf oder Start eines neuen Mitarbeiters. Beim Klicken auf die Kachel wird das Anfrageformular mit vorab ausgefüllten Feldern angezeigt.

Neben vordefinierten Feldern bieten Anfragevorlagen die Möglichkeit, Genehmigungen zu erteilen und automatisch generierte Arbeitsaufträge zu definieren. Beide Funktionen werden bei DS Property genutzt.

Arbeitsaufträge ermöglichen es, eine komplexere Anfrage in kleinere, handhabbare Einheiten aufzuteilen. Diese Aufteilung der Aufgaben ist besonders nützlich, wenn ein neuer Mitarbeiter für einen neuen Job benötigt wird. Bei DS Property sind Arbeitsaufträge so eingestellt, dass sie automatisch generiert werden, nachdem ein bestimmter Wert eines benutzerdefinierten Feldes ausgefüllt wurde. Zum Beispiel wird ein Arbeitsauftrag zur Bereitstellung von Arbeitsmitteln nur generiert, wenn im Anfrageformular angekreuzt ist, dass der neue Mitarbeiter Arbeitsmittel benötigt. Das macht den gesamten Prozess sehr leicht automatisierbar.

Genehmigungen werden für größere Entscheidungen im Zusammenhang mit der Lösung einer Anfrage verwendet. Wenn zum Beispiel eine Anfrage für einen Kauf vorliegt, ist es wichtig, dass sie zunächst von einem bestimmten Mitarbeiter genehmigt wird.

Die an den Anfragen geleistete Arbeit wird mit Hilfe von Erfüllungen aufgezeichnet. Die Aufgaben können zusammen mit den Anfragen mit Deals verknüpft werden, die dann zur Grundlage für die Rechnungsstellung verwendet werden.

Die Verarbeitung von Nachrichten vereinfacht die Kommunikation erheblich, wenn Benutzer auf Benachrichtigungs-E-Mails im CDESK-Tool antworten und ihre Antwort dann der gelösten Anfrage zugeordnet wird.

Schlussfolgerung

Dank der oben beschriebenen Funktionen wurde die Arbeitsorganisation deutlich verbessert. Die CDESK-Software hat es dem Unternehmen ermöglicht, alle relevanten Prozesse zu digitalisieren.

DS Property, a.s. hat sich auch deshalb für die CDESK-Software entschieden, weil es sich um ein slowakisches Produkt handelt, das nach den Bedürfnissen des Benutzers angepasst und modifiziert werden kann und das gesamte System in einer einfachen und intuitiven Umgebung eingebettet ist. Darüber hinaus hebt DS Property seine positiven Erfahrungen mit der Kommunikation mit den Produktvertretern von CDESK hervor.