Es ist möglich, eigene Status für offene Anforderungen zu konfigurieren
CDESK enthält eine Vielzahl vordefinierter Anforderungsstatus, die die häufigsten möglichen Status einer Anforderung charakterisieren, sodass ihr gesamter Lebenszyklus abgebildet wird. Bisher war es jedoch nicht möglich, eigene Anforderungsstatus für spezifische Nutzungsszenarien zu konfigurieren. Diese Möglichkeit haben wir mit Version 3.1.12 ergänzt. Es handelt sich um Status, die eine offene Anforderung charakterisieren.
Für eigene Status kann eingestellt werden, welcher von ihnen häufig verwendet wird, ob TTAS (Zeit der Ersatzlösung) und ob TTR (Zeit der Erfüllung) gezählt wird. Eigene Status können umbenannt und deaktiviert werden. Es können maximal zehn eigene Anforderungsstatus hinzugefügt werden.
Genehmigung von Leistungen und optionale Fakturierung von Leistungen nach Genehmigung
Mit Version 3.1.12 wurde die Genehmigung auch für Leistungen fertiggestellt. Die Genehmigung erfolgt direkt in der Liste Genehmigung von Leistungen. Über diese Liste können Leistungen genehmigt, abgelehnt oder bearbeitet werden. Leistungen können auch gesammelt nach der gewählten Gruppierung genehmigt werden, d. h. zum Beispiel nach Unternehmen, Bearbeitern …
Die Genehmigung von Leistungen kann auch mit deren Fakturierung zusammenhängen. Wenn die Genehmigung von Leistungen aktiviert ist, kann eingestellt werden, dass nur genehmigte Leistungen fakturiert werden.
Neues Modul zur einfachen Registrierung von Dokumenten
Das letzte Update brachte auch ein neues Modul Dokumentenregister, das eine einfache Registratur von gesendeten und empfangenen Dokumenten oder Post ermöglicht. Dokumente können separat erfasst oder mit Projekten verknüpft werden. Dadurch können Sie das Dokumentenregister zum Beispiel zur Registrierung aller Rechnungen, Bestellungen, Protokolle und weiterer mit der Projektbearbeitung verbundener Dokumente verwenden.
Mit einem Projekt verknüpfte Dokumente werden direkt im jeweiligen Projekt unter dem Reiter Dokumente angezeigt. Eine zusammenfassende Liste aller empfangenen und auch gesendeten Dokumente befindet sich in der Liste Dokumentenregister, die sich unter dem Menü Dokumente befindet.
Pipeline – zusammenfassender wirtschaftlicher Überblick aller Projektaufträge
Mit dem neuen Update wurden auch die Reporting-Möglichkeiten des Moduls Projekte erweitert. Im Bereich Reports kam ein neuer Reporttyp Pipeline hinzu, in dem sich übersichtliche Tabellen befinden, die einen zusammenfassenden wirtschaftlichen Überblick aller Projektaufträge bieten. Der Report liefert zusammenfassende Zahlen für Projektaufträge in der Planung und in den realen Kosten. Diese Übersichten werden für jeden Projektauftrag nach einzelnen Monaten angezeigt. Dadurch haben Sie einen Überblick über die Rentabilität Ihrer Projekte für den Zeitraum, nach dem Sie auswerten möchten. Die Reports können zudem im Format XLSX exportiert werden.
Vorbereitung für die Einschränkung der CDESK Silver-Lizenzen ab der nächsten Version
Ab der nächsten Version 3.1.13 wird die Möglichkeit, sich mit einer CDESK Silver-Lizenz am Webportal anzumelden, auch bei Ausschöpfung der erlaubten Anzahl an Anmeldungen anderer Benutzer mit CDESK SILVER-Lizenz deaktiviert. Wir erinnern daran, dass sich zur selben Zeit maximal 25 % der Benutzer mit CDESK SILVER-Lizenz am Web anmelden können. Andererseits kam auch die Möglichkeit hinzu, die Nutzung des Webzugriffs für Benutzer mit CDESK Silver-Lizenzen zu priorisieren. Benutzer können in Gruppen aufgeteilt werden. Für diese Gruppen kann die Anzahl der Benutzer festgelegt werden, die auf die Weboberfläche zugreifen können. Insgesamt kann die Anzahl aufgeteilt werden, die sich aus der Gesamtzahl der CDESK Silver-Lizenzen ergibt.
Wenn Sie beispielsweise 16 CDESK Silver-Lizenzen haben, können vier Operatoren gleichzeitig auf die Weboberfläche zugreifen. Nehmen wir an, Sie wünschen, dass 12 Benutzer keinen Zugriff auf das Web benötigen und die verbleibenden vier ständigen Zugriff auf die Weboberfläche haben müssen. In diesem Fall empfehlen wir, zwei Gruppen mit CDESK Silver-Lizenzen zu erstellen. In einer befinden sich 4 Benutzer mit ständigem Zugriff auf die Weboberfläche und in der anderen die übrigen Benutzer ohne Zugriff auf die Weboberfläche.
Gruppen für CDESK Silver-Lizenzen können Sie in den Globalen Einstellungen -> Benutzer einstellen.
Firmen
Die Spracheinstellung für ausgestellte Buchhaltungsbelege wird durch die Standardsprache der Umgebung bestimmt
Beim Anlegen einer neuen Firma richtet sich die Spracheinstellung für die E-Mail-Kommunikation nach der Standardsprache der Umgebung. Mit dem letzten Update 3.1.12 wurde ergänzt, dass nach der Standardsprache der Umgebung auch die Sprache für ausgestellte Buchhaltungsbelege eingestellt wird.
Projekte
In allen modalen Fenstern zur Auswahl eines Projektdeals wird auch der Name des verknüpften Projekts angezeigt
Wenn in den globalen Einstellungen Projekte aktiviert sind, wird in jedem modalen Fenster zur Auswahl eines Projektdeals auch der Name des Projekts angezeigt, mit dem der betreffende Deal verknüpft ist.
Die Liste der Projektdeals kann im Format XLSX exportiert werden
In der Liste der Projektdeals wurde eine Schaltfläche für den Export in eine XLSX-Datei ergänzt, sodass Sie Excel-Funktionen auf diese Liste anwenden können.
Anforderungen
Das Feld Betrieb wird an der Anforderung nur angezeigt, wenn der Firma in der Konfigurationsdatenbank Betriebe zugewiesen sind
Das Feld Betrieb wurde an der Anforderung bisher immer angezeigt, wenn es in den globalen Einstellungen aktiviert war. Mit dem letzten Update 3.1.12 wurde angepasst, dass es nur noch dann angezeigt wird, wenn der Firma, für die die Anforderung erfasst wird, ein Betrieb zugewiesen ist. Andernfalls wird dieses Feld in der Anforderung nicht angezeigt.
Neue Berechtigung zur Bearbeitung des Feldes Art der Anforderung an einer abgeschlossenen Anforderung
In Version 3.1.12 kam eine Berechtigung hinzu, die es ermöglicht, die Art der Anforderung zu ändern, auch wenn die Anforderung bereits abgeschlossen wurde. Diese Berechtigung ist für Administratoren standardmäßig aktiviert.
Leistungen
Filterung in der Liste der Erfüllungen nach Link
Im erweiterten Filter der Liste der Erfüllungen wurde die Möglichkeit der Filterung nach Link ergänzt. Beim Filtern kann aus den Optionen enthält / enthält nicht gewählt und anschließend der Name des Elements eingegeben werden, zum Beispiel der Name des Deals.
Arbeitsaufträge
Arbeitsaufträge können auch nach dem Erstellen eines Lagerausgabescheins und nach der Bearbeitung von Posten des Lagerausgabescheins automatisch generiert werden
Für Fälle, in denen Sie auf Grundlage des ausgegebenen Materials oder eines bestimmten Geräts einen (z. B. Abrechnungs-)Prozess starten müssen, dient ab Version 3.1.12 die neue Funktion, einen Arbeitsauftrag nach dem Einfügen eines Ausgabescheins in eine mit einer bestimmten Anforderung verknüpfte Erfüllung zu erstellen. In der Anforderungsvorlage können Bedingungen für die Generierung von Arbeitsaufträgen an der aus dieser Vorlage angelegten Anforderung definiert werden. Bisher konnten folgende Bedingungen für die Generierung gewählt werden: Nicht automatisch erstellen, Automatisch, Nach Erstellung eines benutzerdefinierten Feldesund Einstellung eines konkreten Wertes eines benutzerdefinierten Feldes. Mit dem letzten Update kamen folgende Bedingungen hinzu: Erstellung eines Lagerausgabescheins und Bearbeitung von Posten des Lagerausgabescheins.
- Erstellung eines Lagerausgabescheins – der Arbeitsauftrag wird generiert, wenn an einer Erfüllung mit Link zu einer Anforderung, die aus einer Anforderungsvorlage angelegt wurde, ein Lagerausgabeschein erstellt wurde.
- Bearbeitung von Posten des Lagerausgabescheins – der Arbeitsauftrag wird generiert, wenn an einer Erfüllung mit Link zu einer Anforderung, die aus einer Anforderungsvorlage angelegt wurde, mindestens ein Posten des Lagerausgabescheins bearbeitet wurde.
Deals
Änderung – Der Name des Deals wird bei der Auswahl der Fakturierungsposition in der Erfüllung standardmäßig nicht angezeigt
Im Detail der Fakturierungsposition kam eine Einstellung hinzu, die es ermöglicht, dass der Name des Deals auch bei der Auswahl der Fakturierungsposition an der Erfüllung angezeigt wird. Zugleich wurde geändert, dass der Name des Deals standardmäßig nicht angezeigt wird. Wenn Sie ihn weiterhin wünschen, muss er nachträglich aktiviert werden. Derzeit ist dies nur einzeln direkt in der Einstellung der Fakturierungsposition möglich. Wenn Sie dies gesammelt für viele Fakturierungsposten benötigen, kontaktieren Sie unseren Support – wir erledigen es durch einen programmtechnischen Eingriff in die Datenbank.
Fakturierung
Registrierte Rechnungen können im Format ISDOC exportiert werden
Mit dem Update 3.1.12 wurde in der Liste der registrierten Rechnungen ein Export im Format ISDOC hinzugefügt, der mit Abrechnungssoftware kompatibel ist. Das heißt, Sie können erfasste registrierte Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen.
Bei registrierten Rechnungen wird die Eindeutigkeit der Eingangsrechnungsnummer beim selben Lieferanten geprüft
Beim Speichern einer registrierten Rechnung wird ab jetzt die Duplizität der Eingangsrechnungsnummer beim betreffenden Lieferanten geprüft. Wird ein Duplikat festgestellt, erscheint ein Fenster mit der Warnung, dass bereits eine registrierte Rechnung mit dieser Nummer existiert. So wird das Risiko minimiert, dass eine Rechnung Ihrer Lieferanten doppelt erfasst wird.
Bei registrierten Rechnungen und Ausgangsrechnungen wurde das Konstante Symbol in eine Auswahlliste geändert
In den globalen Einstellungen der Buchhaltung kam der Bereich Konstante Symbole hinzu, in dem die auf registrierten Rechnungen und Ausgangsrechnungen verwendeten konstanten Symbole definiert werden. Die konstanten Symbole werden global definiert und auf registrierten Rechnungen und Ausgangsrechnungen aus der Auswahlliste ausgewählt.
Angebote
Für Angebote kam das Feld Voraussichtlicher Starttermin hinzu
Ab Version 3.1.12 befindet sich im Detail des Angebots auch das Feld Voraussichtlicher Starttermin.
An den Posten des Angebots kann der Voraussichtliche Einlagerungstermin erfasst werden
Neben dem Voraussichtlichen Startterminkann für jeden Posten auch der Voraussichtliche Einlagerungstermin erfasst werden. Ob dieses Feld erfasst wird, wird in den globalen Einstellungen der Angebote festgelegt.
Konfigurationsdatenbank
Ein Konfigurationselement kann mit Datensätzen (zum Beispiel Anforderungen) beliebiger Firmen verknüpft werden
Das letzte Update 3.1.12 brachte auch die Möglichkeit, ein Konfigurationselement (CI) mit Datensätzen beliebiger Firmen zu verknüpfen. Dies ist zum Beispiel notwendig, wenn Sie Dienstleistungen mit einer Ausrüstung für mehrere Firmen erbringen und diese Ausrüstung an Anforderungen verschiedener Firmen erfasst haben möchten.
In der Liste der Konfigurationselemente kann die Standardansicht getrennt für jede Hauptgruppe und jeden Elementtyp eingestellt werden
In früheren Versionen von CDESK konnte die Standardansicht der Liste für Operatorkonten und für sonstige Konten nur in den globalen Einstellungen eingestellt werden. Daher galt diese Einstellung global. Mit dem letzten Update wurde die Funktion ergänzt, die Standardliste getrennt für jede Hauptgruppe einzustellen.
Genehmigung
Automatische Erstellung des Genehmigungsprozesses während der Bearbeitung der Anforderung
Wenn in der Anforderungsvorlage eine Genehmigung während der Bearbeitung der Anforderung definiert ist, kann diese Genehmigung jederzeit während der Bearbeitung der Anforderung manuell ausgelöst werden. Mit Version 3.1.12 wurde die Funktion der automatischen Generierung der Genehmigung während der Bearbeitung der Anforderung ergänzt, wenn ausgewählte Bedingungen erfüllt sind. Die Bedingungen für die automatische Generierung des Genehmigungsprozesses sind: Statusänderung der Anforderung auf Abgeschlossen und Beendigung aller Aufgaben an der Anforderung.
Möglichkeit einer weiteren Genehmigung auch an einer Anforderung im Status Warten auf Genehmigung
Bisher konnte ein Genehmigungsprozess an der Anforderung nur erstellt werden, wenn der vorherige Genehmigungsprozess akzeptiert oder abgelehnt wurde – das heißt, wenn sich die Anforderung nicht im Status Warten auf Genehmigungbefand. Ab Version 3.1.12 kann der Genehmigungsprozess auch in einem solchen Fall erstellt werden.
Für die freie Genehmigung können bereits mehrere Genehmigungsregeln definiert werden
Die freie Genehmigung wurde bisher immer durch eine einzige Regel gesteuert. Wenn bereits eine Regel für die freie Genehmigung erstellt war, konnte keine weitere erstellt werden. Um die Flexibilität der freien Genehmigung zu erhöhen, haben wir die Möglichkeit ergänzt, mehrere Genehmigungsregeln für die freie Genehmigung zu erstellen.
Die Genehmigungsschritte wurden um neue Genehmigerrollen ergänzt, die aus Konfigurationselementen übernommen werden, wie zum Beispiel der Verantwortliche für den Vermögensbereich
Im Genehmigungsschritt werden die Benutzer oder Arbeitspositionen definiert, die den betreffenden Schritt genehmigen können. Mit Version 3.1.12 wurde ergänzt, dass sich auch Benutzerrollen zu dem betreffenden Schritt äußern können. Aktuell stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: Verantwortlicher für den Vermögensbereich, Verantwortlicher für die Kostenstelle und Vorgesetzten des Verantwortlichen für die Kostenstelle.
Für den Genehmigungsschritt kann ein Ersatzgenehmiger eingestellt werden
Neben der Festlegung der Genehmigerrollen kann bei der Konfiguration des Genehmigungsschritts nun auch ein Ersatzgenehmigereingestellt werden. Der Ersatzgenehmiger äußert sich zu dem betreffenden Schritt, wenn kein Genehmiger die am Schritt eingestellten Bedingungen erfüllt. Zum Beispiel, wenn am Schritt eingestellt ist, dass sich der Verantwortliche für den Vermögensbereich äußert, an der Anforderung jedoch kein Konfigurationsobjekt hinzugefügt ist, mit dem ein Verantwortlicher für den Vermögensbereich verknüpft ist.
Während des Genehmigungsprozesses können benutzerdefinierte Felder optional bearbeitet werden
In der Anforderungsvorlage kann erlaubt werden, dass benutzerdefinierte Felder (früher Zusatzeigenschaften) während der Genehmigung bearbeitet werden können. Diese Einstellung wird für jedes benutzerdefinierte Feld getrennt festgelegt.
Allgemeine Funktionen
Übersichtlichere Anzeige der Symbole CDESK und CM zum Umschalten der Menü-Reiter in der linken oberen Ecke
Die Anzeige der Symbole CDESK und CM erhielt ein neues, übersichtlicheres Design.
