Version 3.1.2 bringt eine neue Funktion für Vorlagen in den Beiträgen zu Anforderungen, enthält eine Verbesserung des Imports von Elementen in der Konfigurationsdatenbank, führt Auftragstypen ein und viele weitere nützliche Funktionen und Verbesserungen.
Auftragstypen
Ab Version 3.1.2 können Aufträge nach Typen kategorisiert werden. Es handelt sich um eine ähnliche Einstellung, wie sie bereits im Modul Anforderungen verwendet wird. Sie ermöglicht es, Aufträge in mehrere Typen aufzuteilen, anhand derer die Datensätze einfacher gefiltert werden.
Die Auftragstypen werden in den globalen Einstellungen aktiviert. Neben den Möglichkeiten, die CDESK standardmäßig enthält, kann der Administrator neue Typen gemäß den Bedürfnissen des Unternehmens definieren.
Das Feld Auftragstyp wird in der Liste der Aufträge und auch der Anforderungen angezeigt, außerdem kann danach gefiltert und es in den XLS-Export aufgenommen werden.
Neue Vorlagen für Diskussionsbeiträge
Falls die Bearbeiter in den Diskussionen oder im Reiter Ext-Mail ähnliche Antworten verwenden, können sie nach dem neuen Update Vorlagen für Beiträge nutzen. Der Umgebungsverwalter kann in den globalen Einstellungen den Wortlaut des Beitrags in einer Vorlage definieren. In der Vorlage kann die Verfügbarkeit für die Diskussion mit dem Kunden, die interne Diskussion und für Ext-Mail festgelegt werden. Beim Schreiben eines neuen Beitrags kann anschließend eine Vorlage ausgewählt werden, nach der der Beitragstext vorausgefüllt werden soll.
Freigabe einer Anforderung in Abhängigkeit von der Sichtbarkeit des Auftrags
In der Praxis ist es notwendig, dass Mitarbeiter mit Zugriff auf Aufträge die Möglichkeit haben, alle Anforderungen zu sehen, die diesen Aufträgen zugewiesen sind. Bisher war die Lösung die Aktivierung der Berechtigung Zugriff auf fremde Datensätze, wodurch alle Anforderungen der sichtbaren Kunden unabhängig vom zugewiesenen Auftrag freigegeben wurden.
Durch Deaktivierung der Berechtigung Fremde, nicht zugänglichen Aufträgen zugewiesene Datensätze anzeigen kann der Zugriff auf fremde Datensätze von Anforderungen nur auf jene beschränkt werden, die sichtbaren Aufträgen zugewiesen sind, sowie auf Anforderungen ohne zugewiesenen Auftrag. Die Wirkung dieser Berechtigung zeigt sich nur, wenn der Benutzer keinen Zugriff auf alle Aufträge hat und zugleich Zugriff auf fremde Datensätze von Anforderungen hat.
Falls diese Berechtigung aktiviert ist, sieht der Benutzer wie bisher alle fremden Datensätze der sichtbaren Unternehmen.
Nicht verarbeitete Nachrichten können manuell gemäß einer Regel zur Verarbeitung eingereiht werden
Eine Nachricht, die wegen des Fehlens oder der unvollständigen Konfiguration einer Regel nicht automatisch gemäß der Regel verarbeitet wurde, kann nach der Erstellung oder Bearbeitung dieser Regel erneut zur automatischen Verarbeitung gesendet werden. Dazu dient die Option Erneut zur Verarbeitung einreihen im Kontextmenü der Nachricht.
Ein Anhang kann für das gesamte Angebot hinzugefügt werden
Bisher war es möglich, im Angebot Anhänge nur für die einzelnen Posten hinzuzufügen. Mit Version 3.1.2 wurde im Leistungsformular ein neues Feld hinzugefügt, in dem Anhänge für das gesamte Angebot hinzugefügt werden können. In diesem Feld hinzugefügte Anhänge werden auch in den E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt.
Verbesserter Import in die Konfigurationsdatenbank (CMDB)
Version 3.1.2 brachte Verbesserungen beim Import von CI-Objekten in der Konfigurationsdatenbank. Bei der bisherigen Importmethode war es möglich, maximal 300 Datensätze zu importieren. Diese Importmethode bleibt erhalten, zugleich kam jedoch die Funktion Im Hintergrund importieren hinzu, die:
- Die Anzahl der gleichzeitig importierten Datensätze nicht begrenzt.
- Dem Benutzer die Arbeit mit CDESK auch während des Imports ermöglicht.
- Über den Status des Imports informiert; bei wegen fehlerhafter Werte nicht importierten Elementen ermöglicht sie die Bearbeitung dieser Werte direkt in CDESK oder das Herunterladen der gesamten Liste der nicht importierten Elemente zur Nachbearbeitung.
Neue Felder für Objekte in der Konfigurationsdatenbank (CMDB)
Für die Konfigurationsobjekte wurden neue Felder Administrativer Bearbeiter und Technischer Bearbeiter hinzugefügt. Die Felder werden separat für jede Hauptgruppe in der Konfigurationsdatenbank aktiviert. Wenn sie aktiviert sind, bieten sie die Auswahl von Bearbeitergruppen und Bearbeitern. Darüber hinaus wurde für Objekte, die zur Hauptgruppe Katalog der betriebenen Dienste gehören, das Feld Diensteigentümer hinzugefügt.
Für die Felder Administrativer Bearbeiter und Technischer Bearbeiter wurden auch separate Spalten in der Liste der Konfigurationsobjekte erstellt. Nach diesen Spalten kann in der Liste gefiltert werden, und sie wurden auch in den Export und Import von Datensätzen aufgenommen.
Möglichkeit, Schaltflächen mit gespeichertem Filter zu gruppieren
Version 3.1.2 verbessert auch die Filtermöglichkeiten. Die Schaltflächen mit gespeicherten Filtern können jetzt durch einfaches Verschieben per Drag & Drop zu Gruppen zusammengefasst werden. Durch Klick auf eine Gruppe wird die Auswahl aller Filter angezeigt, die die Gruppe enthält. Durch Auswahl eines konkreten Filters wird der betreffende Filter in der Liste aktiviert.
Notiz zum Kunden, angezeigt im Anforderungsformular
Im Unternehmensformular kann eine Notiz eingegeben werden, die der besseren Identifikation dient. Die ersten Zeichen der Notiz werden auch als Hinweis unter dem Symbol i direkt im Anforderungsformular angezeigt.
Nach Klick auf das Symbol wird die gesamte Notiz in einem modalen Fenster angezeigt.
Änderungen im erweiterten Filter der Unternehmen
In der Liste der Unternehmen kamen neue Filterbedingungen hinzu – Gültigkeit der Mitgliedschaft, Rechtsform, Geändert, Erstellt, Erstellt von und Geändert von. Gültigkeit der Mitgliedschaft, Geändert und Erstellt werden nach Zeitbedingungen gefiltert, zum Beispiel heute, gestern, letzte Woche… Für die Bedingung Rechtsform wird die Auswahl der verfügbaren Rechtsformen angeboten. Bei den Bedingungen Erstellt von und Geändert von wird die Auswahl der verfügbaren Benutzer angeboten.
Abschluss eines Auftrags trotz nicht fakturierter Leistungen
Einen Auftrag in den Status Abgeschlossen zu versetzen, war bisher nur möglich, wenn alle verknüpften Abrechnungsleistungen fakturiert waren. Im neuen Update wurde diese Einschränkung entfernt. Der Benutzer wird jedoch beim Abschluss eines solchen Auftrags darauf hingewiesen, dass er nicht fakturierte Leistungen enthält.
Neue Filtermöglichkeiten in der Liste der Aufträge
Im erweiterten Filter, der in der Liste der Aufträge verwendet wird, wurden neue Filterbedingungen hinzugefügt. Nach dem Vorbild der Liste der Anforderungen kann jetzt auch in der Liste der Aufträge nach Typ, Kategorie und Gruppe des Unternehmens gefiltert werden.
Filtern der Liste der Anforderungen nach Bearbeitergruppen
Jetzt wurde im einfachen und auch im erweiterten Filter eine neue Bedingung hinzugefügt – Meine Bearbeitergruppen, die es ermöglicht, auf einmal alle Anforderungen herauszufiltern, deren Bearbeitergruppe der Bearbeiter angehört. So muss er nicht manuell alle gewünschten Gruppen auswählen.
Im erweiterten Filter kann die Bedingung in der Option Zur Bearbeitung/angefordert ausgewählt werden und im einfachen Filter unter der Bedingung Bearbeiter.
Anzeige der Anhänge aus Leistungen direkt in den Anforderungen
Wenn ein Benutzer bisher in einer Leistung einen Anhang hinzufügte und die betreffende Leistung mit einer Anforderung verknüpft war, konnte der Anhang erst nach dem Öffnen der Leistung angezeigt werden. In der neuen Version von CDESK haben wir diesen Weg verkürzt, und ein in einer Leistung hinzugefügter Anhang wird direkt unter den Anhängen der verknüpften Anforderung angezeigt. Damit wird auch das Problem gelöst, bei dem ein Benutzer keinen Zugriff auf die Leistungen hatte und nur die Anhänge der Leistungen als Arbeitsergebnisse sehen musste.
Auftragscode angezeigt in der Liste der Anforderungen
Der Liste der Anforderungen wurde eine neue Spalte hinzugefügt – Auftragscode. Bisher war es möglich, nur nach Nummer und Name des Auftrags zu filtern. Bei der Auswahl der Bedingung Auftragscode werden die Komparatoren: ist, ist nicht, enthält, ist ausgefüllt und ist nicht ausgefüllt angeboten. Diese Spalte kann auch in den XLS-Export aufgenommen werden.
Tests durch Kunden, aufgezeichnet im Verlauf der Anforderung
Eine Anforderung im Status Tests durch Kunden bietet drei Schaltflächen zur Bewertung des Tests an: Test erfolgreich, Test nicht erfolgreich und Test abgebrochen. Wenn der Kunde jedoch eine dieser Möglichkeiten auswählte, wurde der gewählte Wert nicht im Verlauf aufgezeichnet. Dies wurde im Update 3.1.2 hinzugefügt. Im Verlauf wird auch der Wortlaut der Notiz aufgezeichnet, die der Kunde zum Testergebnis hinzufügt.
Freigabe von Kacheln im Anforderungskatalog nach Kategorie der Unternehmen
Die Freigabe der Kacheln des Anforderungskatalogs hängt von den Einstellungen der Anforderungsvorlage ab, die der betreffenden Kachel zugewiesen ist. Die Vorlage konnte bisher durch Auswahl eines konkreten Unternehmens oder auf Grundlage des Unternehmenstyps zugewiesen werden. Mit der neuen Version wurde diese Zuweisung auch um die Kategorie der Unternehmen erweitert. Das bedeutet, dass die Kachel des Anforderungskatalogs, der die betreffende Vorlage zugewiesen ist, für alle Unternehmen der ausgewählten Kategorie zugänglich ist.
Aufteilung der Berechtigungen für Datumsfelder in der Anforderung
Der Zugriff auf die Felder Reaktionsfrist, Zuweisungsfrist, Frist für die Ersatzlösung und Erledigungsfrist im Anforderungsformular wurde bisher durch eine einzige Berechtigung gesteuert – Datumsfelder. Nach dem neuen Update können die Berechtigungen separat für jedes dieser Felder eingestellt werden.
Einschränkung der Auftragsauswahl in der Anforderung nach dem gewählten Servicebereich
Der Kunde hat üblicherweise keine Informationen darüber, welcher Auftrag der Anforderung zugewiesen werden soll. Üblicherweise hat er das Feld mit der Auftragsauswahl nicht einmal zugänglich. Er weiß jedoch, welchen Servicebereich sein Problem betrifft. Deshalb wurde eine neue Funktionalität eingeführt. Einem Auftrag können Servicebereiche zugewiesen werden. Diese Zuweisung wurde bisher verwendet, um die Auswahl der Servicebereiche in Abhängigkeit von der Auftragsauswahl einzuschränken. Im letzten Update wurde die Einschränkung auch aus der anderen Richtung eingeführt. Wenn der Kunde einen Servicebereich auswählt, wird dadurch die Auftragsauswahl eingeschränkt. Anschließend stellt der Bearbeiter den Auftrag ein, der am besten zum gewählten Bereich passt. Wenn dem gewählten Bereich nur ein Auftrag zugewiesen ist, wird automatisch dieser ausgefüllt.
Anforderungsname gemäß Anforderungsvorlage – Verschiebung der Einstellung in die Anforderungsvorlage
Im Formular der Anforderungsvorlage kam ein Schalter hinzu, mit dem aktiviert wird, dass der Name der Vorlage als Name der neuen Anforderung verwendet wird. Diese Einstellung befand sich zuvor in den globalen Einstellungen. Dadurch war es nicht möglich, diese Option für eine konkrete Vorlage zu aktivieren, sondern nur global für alle.
Automatisches Speichern bei Änderung der Sichtbarkeit der Anforderung
Bei der Änderung einer Anforderung von einer normalen in eine interne oder umgekehrt werden die Änderungen automatisch in den Entwurf gespeichert. Außerdem erscheint eine Meldung darüber, dass die vorgenommene Änderung ein Zwischenspeichern und Neuladen des Datensatzes erfordert.
SLA-Detail angezeigt bei der Auswahl der Priorität in der Anforderung
Im Anforderungsformular befindet sich beim Feld Priorität ein Symbol, das es ermöglicht, Details über das verwendete SLA anzuzeigen. Nach Klick auf das Symbol wird ein modales Fenster mit den folgenden Informationen angezeigt:
- Name des verwendeten SLA
- Verwendung der Arbeitszeit bei der Berechnung der Fristen aus dem ausgewählten SLA
- Auflistung der in der Anforderung verwendeten Fristen und ihrer Werte.
Die Anzeige des SLA-Details direkt im Anforderungsformular kann in den globalen Einstellungen aktiviert / deaktiviert werden.
Information über die Herkunft der internen Diskussion im Arbeitsauftrag
In die Arbeitsaufträge werden automatisch die Beiträge der internen Diskussion aus der verknüpften Anforderung übertragen und umgekehrt. Wenn ein Beitrag aus einem Arbeitsauftrag in eine Anforderung übertragen wird, wird in der Überschrift die Angabe über den ursprünglichen Arbeitsauftrag angezeigt. Im letzten Update wurde die Funktion hinzugefügt, dass eine solche Information auch im Arbeitsauftrag angezeigt wird, wenn die Diskussion aus einer Anforderung übertragen wird.
Hinzufügen neuer Lagerkarten direkt im Warenausgang, der über das Leistungsformular hinzugefügt wurde
Bei der Erstellung einer neuen Leistung kann ein fiktiver Warenausgang hinzugefügt werden. Nach Auswahl dieser Möglichkeit wird zunächst ein Formular mit der Auswahl der Lagerkarten angezeigt. In diesem Formular kam mit dem neuen Update eine Schaltfläche zum Erstellen neuer Lagerkarten hinzu.
Filtern der Liste der Leistungen nach Transport und Standort
Mit Version 3.1.2 wurde der erweiterte Filter in der Liste der Leistungen um die Bedingungen Transport und Standort der Leistung ergänzt. In beiden Bedingungen werden die Komparatoren ist ausgefüllt / ist nicht ausgefüllt verwendet. In der Bedingung Standort der Leistung werden zusätzlich die Komparatoren ist / ist nicht, enthält / ist ausgefüllt / ist nicht ausgefüllt verwendet. Bei der Wahl der Möglichkeiten ist / ist nicht wird die Auswahl aller aktiven CI angeboten, die zur Hauptkategorie Standorte gehören.
Neues Feld Verknüpfung mit dem Standort im Leistungsformular
Im Leistungsformular, sei es bei Abrechnungs- oder internen Leistungen, wurde ein neues Feld Verknüpfung mit dem Standort hinzugefügt. Das Feld bietet die Auswahl der Standorte an, die in der Konfigurationsdatenbank unter dem in der Leistung ausgefüllten Kunden erfasst sind.
Die Eigenschaften des Feldes können in den globalen Einstellungen konfiguriert werden. Es kann deaktiviert, optional oder erforderlich sein.
Erstellung einer Anforderung über die Nachrichtenverarbeitung – neue Schaltflächen zum Blockieren von Benachrichtigungen und zum Hinzufügen von Empfängern
Wenn ein Benutzer eine Anforderung aus einer zu verarbeitenden Nachricht erstellte, wurden in den vorherigen Versionen von CDESK im Anforderungsformular keine Schaltflächen zum Blockieren von Benachrichtigungen und auch nicht zum Hinzufügen neuer Empfänger angezeigt. Diese Funktionalität wurde in der neuen Version CDESK 3.1.2 ergänzt.
Drag&Drop-Sortierung der im Modul Nachrichtenverarbeitung verwendeten Postfächer
In den globalen Einstellungen der Nachrichtenverarbeitung kam die Möglichkeit hinzu, die Zeilen mit den Postfächern neu anzuordnen. Die Änderung der Reihenfolge der Postfächer erfolgt auf einfache Weise per Drag&Drop. Bei der Neuanordnung der Adressen in den globalen Einstellungen ändert sich auch die Reihenfolge der in den Modulen Nachrichtenverarbeitung und Verarbeitungsregeln angezeigten Adressen. Damit wurde das Problem gelöst, bei dem eine wichtigere Adresse später erfasst wurde und sich dadurch in den Listen weiter unten anzeigte.
Alle Benutzer haben Zugriff auf die .eml-Datei, aus der die Anforderung erstellt wurde
Wenn eine Anforderung aus zu verarbeitenden Nachrichten erstellt wird, wird in der Fußzeile der Anforderung eine Zeile mit einem Link zur Originalnachricht und der Möglichkeit zum Herunterladen der .eml-Datei angezeigt. Diese beiden Elemente wurden bisher nur Benutzern mit Berechtigung zum Zugriff auf das Modul Nachrichtenverarbeitung angezeigt.
Nach dem neuen Update ist der Link zum Herunterladen der .eml-Datei für alle Benutzer verfügbar. Die Anzeige des Links zur ursprünglichen Nachricht hängt jetzt von den Berechtigungen zum Zugriff auf das Modul Nachrichtenverarbeitung ab. Wenn ein Benutzer keine Berechtigungen für dieses Modul hat, wird nur der Wortlaut des Mail-Betreffs ohne Möglichkeit des Zugriffs auf die ursprüngliche Nachricht angezeigt.
Anzeige des internen Vorschlags zur Verifizierung in der Leistung
Wenn im Angebot das Feld Interner Vorschlag zur Verifizierung ausgefüllt wird, wird diese Angabe als Verifizierte Leistungsdauer unter Gesamtdauer der Leistung angezeigt, wenn eine Leistung auf eine Aufgabe geschrieben wird, die auf Grundlage der Realisierung des Angebots entstanden ist.
Wenn im Angebot der interne Vorschlag ausgefüllt ist und anschließend mithilfe der Funktion Angebot realisieren daraus eine Aufgabe erstellt wird, wird dieser interne Vorschlag nur in einer Leistung mit Verknüpfung zu einer solchen Aufgabe angezeigt.
Wenn über die Realisierung eines Angebots mindestens eine Aufgabe erstellt wird, wird in der Liste der Posten im Angebot eine neue Spalte Aufgabe angezeigt. Nach Klick auf den Namen der Aufgabe wird ein modales Fenster mit dem Formular der betreffenden Aufgabe angezeigt.
In der Liste der Leistungen kam auch eine neue Spalte Anzahl der Aufgaben hinzu, in der eine Zahlenangabe über die Anzahl der Aufgaben im betreffenden Angebot angezeigt wird.
Kontrolle des eindeutigen Namens innerhalb eines CI Type
Im CI Type kann die Option Eindeutiger Name aktiviert werden, die sicherstellen soll, dass keine Objekte mit gleichen Namen innerhalb des betreffenden CI Type erstellt werden können. Im letzten Update wurde ergänzt, dass, wenn diese Funktion aktiviert ist, die Eindeutigkeit des Namens auch beim Import geprüft wird. Die Kontrolle des eindeutigen Namens wurde auch beim automatischen Zusammensetzen des Namens aus Zusatzeigenschaften hinzugefügt.
Neuer Typ einer Grundeigenschaft – Dezimalzahl mit zwei Dezimalstellen
Mit Version 3.1.2 wurden die Grundeigenschaften um eine neue Eigenschaft erweitert – Dezimalzahl mit zwei Dezimalstellen. Die Eigenschaft wurde hinzugefügt, weil ein solches Zahlenformat zur Erfassung von Geldbeträgen verwendet wird.
Anzeige der Beschreibung von Eigenschaften als Hinweis
Für eine Eigenschaft und eine Grundeigenschaft wurde ein neues Feld Beschreibung erstellt. Der in dieses Feld eingegebene Text wird als Hinweis angezeigt, wenn die Eigenschaft / Grundeigenschaft in einem Formular verwendet wird. Das Feld Beschreibung wird auch in eigenen Auswahlverzeichnissen verwendet, diese Funktionalität wurde jedoch bereits früher eingearbeitet.
JIRA-Konnektor – Bildanhänge aus einer Anforderung werden in die verknüpfte JIRA-Aufgabe übertragen
Wenn die Beschreibung einer Anforderung Bilder enthält und aus dieser Anforderung eine JIRA-Aufgabe erstellt wird, wurden diese Bilder in den vorherigen Versionen von CDESK nicht übertragen. Diese Funktionalität wurde erst mit dem letzten Update hinzugefügt. Damit Sie aus Anforderungen JIRA-Aufgaben erstellen können, müssen Sie den JIRA-Konnektor aktivieren, der in einem gesonderten Artikel näher beschrieben ist.
Verbindung mehrerer CDESK-Instanzen – Diskussionsbeiträge zwischen Anforderungen werden auch nach Abschluss einer der beiden Anforderungen übertragen
Bei der Verbindung von Anforderungen aus mehreren CDESK-Instanzen wurden Diskussionsbeiträge bisher nur übertragen, wenn beide Anforderungen des Paares offen waren, d. h. keine von ihnen abgeschlossen war. Jetzt wurde die Funktionalität ergänzt, dass ein Diskussionsbeitrag in die zweite Anforderung übertragen wird, obwohl sie bereits abgeschlossen war. Zugleich funktioniert die Logik wie bei normalen Anforderungen, dass, wenn die betreffende Funktion aktiviert ist, die Anforderung nach Erhalt eines Beitrags automatisch in den Status In Bearbeitung umgeschaltet wird.
Verbindung mehrerer CDESK-Instanzen – Hervorhebung beider Anforderungen beim Abschluss einer von ihnen
Falls eine der beiden verbundenen Anforderungen abgeschlossen ist, wird diese Anforderung in den Anforderungslisten beider Umgebungen grau hervorgehoben. Dank dieser Signalisierung wird unnötige Kommunikation vermieden, bei der ein Benutzer aus einer Umgebung herausfinden musste, ob die Anforderung aus der anderen Umgebung abgeschlossen ist.
Zugleich wurden im erweiterten Filter der Bedingung Externe CDESK-Anforderungen neue Möglichkeiten ist offen und ist abgeschlossen hinzugefügt.
Nach erfolgreicher Anmeldung wird die Zählung der vorherigen erfolglosen Anmeldeversuche zurückgesetzt
Der Benutzer kann sich bei der Eingabe des Passworts fünfmal irren, und beim nächsten erfolglosen Anmeldeversuch wird das Konto gesperrt. Die Zählung der erfolglosen Anmeldungen wird jetzt nach der korrekten Eingabe der Anmeldedaten zurückgesetzt.