Version 3.0.177 bringt interaktive Formulare für Serviceprotokolle, eine bessere Fakturierung von Aufträgen, das Testen von Anforderungen durch den Kunden und weitere Neuheiten.
TOP-Neuheiten – 31. März 2020
Interaktive Formulare – Serviceprotokolle
CDESK erhält mit dieser Version interaktive Formulare gemäß Ihren Anforderungen und Gewohnheiten aus Serviceeinsätzen. Interaktive Formulare ersetzen die Papierform der Aufzeichnungen aus Serviceeinsätzen, in die der Mitarbeiter die abgelesenen Werte von gewarteten Geräten, die Durchführung üblicher Wartungsvorgänge einträgt, eine Inventarliste erstellt oder alles Weitere, was er in die vorbereiteten Posten am Formular einträgt.
Interaktive Formulare sind über ein angebundenes Gerät (CI-Objekt) mit der Anforderung verknüpft. Zu diesem angebundenen Objekt steht Ihnen ein Menü zur Verfügung, aus dem Sie die Generierung des Formulars starten können. Die Formulare sind gemäß Ihren Vorgaben für verschiedene Gerätetypen angepasst.
Das generierte Formular kann im PDF-Format exportiert oder zur jeweiligen Serviceanforderung in CDESK archiviert werden.
Wenn Sie an „maßgeschneiderten“ interaktiven Formularen interessiert sind, senden Sie uns die Unterlagen, und wir kalkulieren Ihnen deren Umsetzung.
Wir fügen Beispiele aus einer solchen Umsetzung bei – der Generierung eines Garantiescheins für Heizgeräte.
Interaktive Formulare können auch über die mobile App verwendet werden:
Verbesserung der Fakturierung von Aufträgen
Eine der Hauptneuheiten der Version 3.0.177 ist die verbesserte Fakturierung. Erfasste Arbeiten (Leistungen) können ab dieser Version direkt in CDESK fakturiert werden. Eine gute Nachricht haben wir auch zur Fakturierung des verwendeten Materials, das wir in einer der nächsten Versionen in Rechnungen verarbeiten können werden.
Die aktuelle Fakturierung betrifft folgende Arbeitstypen:
- Pauschalen zum Festpreis
- Pauschalen zum Festpreis mit vorausbezahlten Stunden (mit / ohne Übertrag in den nächsten Zeitraum)
- Arbeiten zu Stundensätzen
- Arbeiten (Gebühren) zum Festpreis
- Handlungen zum Einheitssatz.
Dieser Fakturierungstyp eignet sich für regelmäßigen Service, zum Beispiel mit monatlicher Fakturierung. Für einmalig durchgeführte Arbeiten mit verwendetem Material bereiten wir die Fakturierung über eine angebundene Buchhaltungssoftware vor. Sie wird in einer der nächsten Versionen für die Systeme Money S4/S5 und Abra verfügbar sein. Künftig erweitern wir sie auch auf weitere Buchhaltungssysteme.
Mehr über die Fakturierung erfahren Sie in der CDESK-Dokumentation.
Testen einer Anforderung durch den Kunden
In CDESK wurde die Möglichkeit hinzugefügt, eine Anforderung durch den Kunden testen zu lassen. Diese Funktionalität wird nach dem Aktivieren des Anforderungsstatus Testen durch den Kunden in den globalen Einstellungen zugänglich.
Der Operator versetzt die Anforderung in diesen Status, wenn ein Test seitens des Kunden erforderlich ist. Der Kunde wird darüber mithilfe einer Mailbenachrichtigung informiert. Zugleich werden an der Anforderung Schaltflächen zur Auswertung des Tests zugänglich: Test erfolgreich, Test nicht erfolgreich und Test abgebrochen.
Bei der Auswertung des Tests kann außerdem eine Notiz eingefügt werden, wobei deren Angabe im Falle eines abgebrochenen oder nicht erfolgreichen Tests verpflichtend ist.
Nach der Auswertung des Tests wechselt die Anforderung automatisch in den Status In Bearbeitung.
Änderung des Anforderungsstatus auf Basis von Änderungen in den Angeboten
Der Anforderungsstatus kann sich nun automatisch gemäß dem Angebot an der Anforderung ändern. Folgende Änderungen sind möglich:
- Wenn ein Angebot akzeptiert oder teilweise akzeptiert und teilweise abgelehnt wird, wechselt die Anforderung in den Status Bestellt.
- Wenn ein Angebot abgelehnt wird, wechselt die Anforderung in den Status Zugewiesen.
- Ein Angebot, das dem Kunden zur Akzeptanz gesendet wird, versetzt die Anforderung in den Status Angebot.
Die Aktivierung dieser Funktion ist optional und wird in den globalen Einstellungen eingestellt. Ist die Funktion aktiviert, wechselt die Anforderung nur dann in den jeweiligen Status, wenn dieser Status erlaubt ist.
Information über die akzeptierten Stunden aus dem Angebot direkt in der Anforderung
An einer Anforderung wird auf der Registerkarte Leistungen eine Zusammenfassung der akzeptierten Stunden aus den Posten des Angebots in der Anforderung angezeigt.
Erstellung von Fakturierungsleistungen aus internen Leistungen direkt in den zugewiesenen Modulen
Außerdem wurde die Möglichkeit hinzugefügt, Fakturierungsleistungen aus internen Leistungen aus den Listen auf den Registerkarten der Module zu erstellen, denen sie zugeordnet sind. Es handelt sich um Anforderungen, Arbeitsaufträge, Aufgaben und Aufträge.
XLS-Report der Anforderungsvorlagen
Nach dem neuen Update wurde im Modul Anforderungsvorlagen eine Schaltfläche für den Export nach XLS hinzugefügt. Folgende Spalten können exportiert werden:
- Nummer
- Name
- Notiz
- Typ
- Servicebereich der 1. Ebene
- Servicebereich der 2. Ebene
- Bearbeitergruppe (wenn in den globalen Einstellungen aktiviert)
- Bearbeiter
- Hilfsbearbeiter
- Ändern nach verpasster Reaktion auf (Bearbeiter)
- Priorität
- Genehmigungsregel
- Verknüpfung mit der Kategorie des Anforderungskatalogs
- Zugewiesene Unternehmen nach Typ
- Sichtbarkeit (Arbeitspositionen, Benutzergruppen)
Die Schaltfläche für den Export der Vorlagen in das XLS-Format wurde auch in das Kontextmenü neben der Volltextsuche in den Anforderungsvorlagen hinzugefügt.
Festlegung der Dauer des Wartens auf Dritte und des Wartens auf den Lieferanten
In der Version 3.0.177 wurde die Funktionalität des Status Warten auf Dritte erweitert. Nach dem Wechsel einer Anforderung in diesen Status werden nun die Datumsfelder von – bis zur Festlegung des Beginns und Endes des Wartens zugänglich. Die Felder werden nur angezeigt, wenn für Warten auf Dritte in den globalen Einstellungen die Auswahl eines Lieferanten aktiviert ist.
Das Feld von ist verpflichtend. Es wird mit dem Datum und der Uhrzeit vorausgefüllt, zu der die Anforderung in den Status Warten auf Dritte versetzt wurde. Diese Zeit kann jedoch manuell geändert werden (es ist erlaubt, auch eine Zeit in der Vergangenheit einzugeben). Das Feld bis ist nicht verpflichtend, solange der Status an der Anforderung nicht geändert wird.
Dieselbe Funktionalität wurde auch für Arbeitsaufträge im Status Warten auf den Lieferanten eingeführt. Die Felder werden nur angezeigt, wenn für den Status Warten auf den Lieferanten in den globalen Einstellungen die Auswahl eines Lieferanten aktiviert ist.
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