CDESK 3.2.11 bringt eine deutliche Erweiterung der Möglichkeiten für Kommunikation, Anforderungsverwaltung und die tägliche Arbeit. Die größte Neuheit ist die neue VoIP-Integration mit dem Dienst Zadarma, dank der man direkt aus CDESK ohne externe Anwendungen telefonieren kann, einschließlich Anrufaufzeichnung, KI-Transkriptionen oder Supervisor-Modus zur Überwachung der Operatoren.
Die Version bringt zugleich ein überarbeitetes Kanban mit Echtzeit-Aktualisierungen, eine neue Desktop-Anwendung CDESK Pro für Windows und Mac, Verbesserungen des Kalenders und zahlreiche weitere praktische Funktionen und Verbesserungen.
Inhalt des Artikels
- Visualisierung des Workflows der Anforderungsstatus in der Vorlage
- Möglichkeit, mehrere Anforderungen unter einer primären Anforderung zusammenzuführen
- Sortierung von Anforderungen nach der letzten Antwort (Antragsteller/Beauftragter)
- Schnelles Hinzufügen von Anhängen aus der Anforderung zur Diskussion
- Archiv gelöschter Konfigurationselemente mit der Möglichkeit ihrer Wiederherstellung
- In den Filter Besitzer des Artikels kann auch ein abgeschalteter Benutzer eingegeben werden
- Hinzufügen der Auswahl der Rollen Technischer Beauftragter, Genehmiger, Administrativer Beauftragter und Besitzer des Artikels zur Massenbearbeitung
- Anpassung der angebotenen Elementebenen bei geplanten Arbeiten
Neue VoIP-Integration mit dem Dienst Zadarma
Mit Version 3.2.11 wechselt CDESK zu einem neuen Anbieter von VoIP-Diensten. Die bisherige Lösung VIPTEL wird durch den Dienst Zadarma ersetzt.
Was bedeutet das für die Benutzer von CDESK?
Ziel der Integration war es, die Kommunikation mit den Kunden zu vereinfachen. Bei Telefonaten beseitigen wir die Abhängigkeit von externer Software (wie zum Beispiel dem bis vor Kurzem genutzten MicroSIP). Die Anrufe werden vollständig über native Anwendungen in der Web-, Desktop- und mobilen Version gesteuert.
Kunden haben damit die Möglichkeit, Anrufe direkt in CDESK ohne externe Software zu tätigen und entgegenzunehmen. Anrufe können zudem aufgezeichnet, mithilfe von KI transkribiert oder mit Anforderungen verbunden werden.
Welche weiteren Verbesserungen gibt es?
- Neuer Supervisor-Modus: Der Vorgesetzte sieht laufende Telefonate, kann sich in sie einschalten, sie mithören oder nur mit dem Operator kommunizieren. Außerdem sieht er schriftliche Notizen und Informationen über den Anrufer.
- Verschiebbares Wähl-Widget mit der aktuellen Durchwahl
- Filterung nach eingehenden/ausgehenden Anrufen
- Schnelle Erstellung von Erfüllungen und Anforderungen aus Anrufen
Mit der neuen Version können Benutzer die Konfiguration des Kalenders speichern – Auswahl der Konten, gewählte Module, Filter und Ansichtsmodi (monatlich, wöchentlich usw.)
Deutliche Verbesserungen im Kalender
Mit der neuen Version können Benutzer die Konfiguration des Kalenders speichern – Auswahl der Konten, gewählte Module, Filter und Ansichtsmodi (monatlich, wöchentlich usw.).
Das Speichern ist einfach, und zwischen den gespeicherten Ansichten kann umgeschaltet werden.
Filterung von Anforderungen nach Typen hinzugefügt
Beim Filtern von Objekten im Kalender können Sie nun auch nach der Art der Anforderung filtern. Bisher konnte im Kalender nur nach dem Status der Anforderung, dem Status der Aufgabe und nach geplanten Arbeiten gefiltert werden.
Durch Ziehen einer Anforderung im Kalender werden ihr Fertigstellungstermin von und ihre Frist für die Fertigstellung bis sofort gemäß den SLA-Einstellungen gesetzt.
Verbesserung und Optimierung des Moduls Kanban
Kanban wurde in CDESK deutlich verbessert, mit Fokus auf Geschwindigkeit, Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit in der täglichen Arbeit.
Echtzeit-Aktualisierung
Die wichtigste Änderung ist die schnelle Aktualisierung der Daten in Echtzeit. Änderungen an Anforderungen (z. B. Status, Beauftragter) werden nun direkt im geöffneten Kanban board angezeigt, ohne dass die Seite manuell aktualisiert werden muss. Neue oder geänderte Datensätze werden automatisch in den entsprechenden Spalten angezeigt.
Bedienung
Die Arbeit mit Kanban ist einfacher dank einer übersichtlicheren Anordnung der Filter, einer effizienteren Nutzung des Arbeitsbereichs und eines schnelleren Zugriffs auf wichtige Informationen.
Anpassung für Mobilgeräte
Kanban wurde zudem für eine bessere Nutzung auf verschiedenen Geräten angepasst:
- Responsive Darstellung für Tablet und Mobil
- Flüssiges horizontales Blättern zwischen den Spalten
- Angepasste Bedienung für Touch-Geräte
Neue Desktop-Anwendung CDESK Pro für Win/Mac
Schneller, kompakter, intuitiver. Diese drei Worte beschreiben die neue Version der Desktop-Anwendung CDESK Pro.
Die Anwendung wurde auf einer völlig neuen Plattform geschrieben, was neue Möglichkeiten mit sich gebracht hat. Das Ergebnis ist, dass der Benutzer eine schnellere, stabilere Anwendung mit neuer UX und mehr Kontrolle darüber hat, was er wo auf dem Bildschirm sieht.
Eine deutliche Änderung gibt es auch bei der Arbeit mit Anforderungen, bei der Sie mit einer Kachelansicht beginnen. Die Anforderungen sind untereinander in Kacheln angeordnet. Diese Liste können Sie durch Verschieben nach links verschmälern und die rechte Seite zur Anzeige verknüpfter Objekte, Erfüllungen und Diskussionsbeiträge nutzen. In die klassische Tabellenansicht der Datensätze wechseln Sie durch eine Bewegung der Maus.
Anforderungen
Visualisierung des Workflows der Anforderungsstatus in der Vorlage
Die Einstellung der Übergänge zwischen den Status der Anforderung in der Vorlage ist nun übersichtlicher. Im Reiter Statusübergänge im Detail der Vorlage wird der Workflow als visuelles Schema der Status und der Übergänge zwischen ihnen angezeigt.
In diesem Reiter:
- sehen Sie, zwischen welchen Status Übergänge erlaubt sind,
- stellen Sie Übergänge zwischen Status ein und schränken sie ein,
- ordnen Sie die Anzeige der Status per Drag & Drop an.
Möglichkeit, mehrere Anforderungen unter einer primären Anforderung zusammenzuführen
Die Funktion zum Zusammenführen von Anforderungen ist ideal bei Duplikaten, wenn sich mehrere Anforderungen auf ein und dasselbe Problem beziehen.
Durch Markieren mehrerer Anforderungen in der Liste wird die Schaltfläche Zusammenführen angezeigt. Im Rahmen der Zusammenführung wählt der Benutzer eine primäre Anforderung, die die Diskussionen und Beschreibungen der zusammengeführten Anforderungen übernimmt.
Die primäre Anforderung kann auch die Empfänger der Diskussionen übernehmen. In diesem Fall werden über das Hinzufügen eines neuen Diskussionsbeitrags in der primären Anforderung auch die ursprünglichen Empfänger aus den zusammengeführten Anforderungen benachrichtigt. Diese Option ist nicht verpflichtend. Das System ermöglicht außerdem, eine Benachrichtigung über die Zusammenführung zu senden.
Achtung! Das Zusammenführen von Anforderungen ist ein unumkehrbarer Schritt. Das Zusammenführen von Anforderungen, die Leistungen enthalten, ist nicht möglich.
Sortierung von Anforderungen nach der letzten Antwort (Antragsteller/Beauftragter)
In der Liste der Anforderungen können Anforderungen nun nach der letzten Aktivität des Antragstellers oder des Beauftragten sortiert werden. CDESK ermöglicht so, Anforderungen, die auf eine Rückmeldung warten, schneller zu identifizieren. Die Datensätze in der Spalte können nach ihrem Datum sortiert werden.
Verfügbar sind die Spalten:
• Datum der letzten Antwort des Antragstellers
• Datum der letzten Antwort des Beauftragten
• Datum der letzten Antwort (einer beliebigen Seite)
• Letzte Antwort des Antragstellers (Wortlaut)
• Letzte Antwort des Beauftragten (Wortlaut)
Diese Spalten können kombiniert werden (z. B. Datum + Inhalt der letzten Antwort), wodurch Sie einen Überblick darüber erhalten, wann und welche die letzte Kommunikation zur Anforderung war.
Schnelles Hinzufügen von Anhängen aus der Anforderung zur Diskussion
In die Diskussion in der Anforderung können Sie nun an die Anforderung angehängte Anhänge hinzufügen. Beim Schreiben eines Beitrags ist ihre Liste im rechten Bereich verfügbar. Bisher mussten die Dateien erneut in die Diskussion hochgeladen werden.
Einfachere Filterung von „abgeschlossenen“ und „akzeptierten“ Anforderungen
Wenn Sie bisher Anforderungen filtern wollten, die sich im Status abgeschlossen (gelöst) oder akzeptiert/zurückgewiesen (geschlossen) befinden, mussten Sie den erweiterten Filter aus zwei Bedingungen zusammensetzen. Daher wurde der erweiterte Filter in der Liste der Anforderungen um eine Filterbedingung ergänzt: „Gelöst und geschlossen“. So können Sie abgeschlossene sowie akzeptierte/zurückgewiesene Anforderungen in einem Schritt anzeigen.
Konfigurationsdatenbank (CMDB)
Archiv gelöschter Konfigurationselemente mit der Möglichkeit ihrer Wiederherstellung
Das Archiv der Konfigurationselemente (CI) wurde um die Möglichkeit erweitert, auch Elemente wiederherzustellen, die zusammen mit ihrem Typ (CI Type) gelöscht wurden. Bisher konnten nur CIs wiederhergestellt werden, deren Typ noch existierte. Nun können auch CIs aus gelöschten Typen wiederhergestellt werden.
Wenn der ursprüngliche Elementtyp existiert, wird das CI in diesen Typ wiederhergestellt. Wurde der Typ gelöscht, muss der Benutzer einen neuen Typ auswählen, in den das gelöschte Element wiederhergestellt wird.
In den Filter Besitzer des Artikels kann auch ein abgeschalteter Benutzer eingegeben werden
Der Filter wurde um die Möglichkeit erweitert, Elemente auch nach abgeschalteten Benutzern zu suchen, die als ihr Besitzer eingestellt sind. Solche Benutzer sind beim Filtern gekennzeichnet – ihr Name ist durchgestrichen.
Hinzufügen der Auswahl der Rollen Technischer Beauftragter, Genehmiger, Administrativer Beauftragter und Besitzer des Artikels zur Massenbearbeitung
Wir haben neue Möglichkeiten der Massenbearbeitung von Konfigurationselementen hinzugefügt. Mit Version 3.2.11 können in großer Menge geändert werden:
- Technischer Beauftragter (auch Gruppe)
- Administrativer Beauftragter (auch Gruppe)
- Besitzer des Artikels
- Genehmiger
Anpassung der angebotenen Elementebenen bei geplanten Arbeiten
Die Auswahl der Elemente bei geplanten Arbeiten wurde so angepasst, dass sie ihre Kategorie besser widerspiegelt – Sie wählen nämlich direkt aus 2 Kategorien:
- Liste der Dienste
- CI-Elemente aus der CMDB
Vermögensverwaltung
Möglichkeit, ein Protokoll über die Stilllegung auszustellen
In CDESK fügen wir Protokolle für die Stilllegung hinzu – die formale Ausbuchung von Vermögen aus der Erfassung. Ebenso wie die Übergabeprotokolle haben auch die Protokolle für die Stilllegung einen eigenen Bereich im Hauptmenü unter Vermögensverwaltung.
Das Protokoll enthält:
- Name des Protokolls
- Liste der stillgelegten Elemente
- Feld für eine Notiz
- Grund der Stilllegung
- Firma (Pflichtfeld)
- Für die Übergabe Verantwortlicher
- Datum der Stilllegung
Die Liste der für die Stilllegung verfügbaren Elemente wird erst nach der Auswahl einer Firma angezeigt (oder durch Markieren der Option Ansicht Vermögen aller Firmen). Bestandteil des Protokolls können auch hochgeladene Anhänge sein.
Hinzufügen der erweiterten Filterung
Ab Version 3.2.11 können Sie im Modul Vermögensverwaltung den erweiterten Filter verwenden. Seine Funktion ist dieselbe wie an anderen Orten in CDESK.
Versand einer PDF-Kopie des Übergabeprotokolls nach der Unterschrift
Durch Einschalten dieser Funktion wird nach der Unterschrift des Übergabeprotokolls dessen PDF-Kopie als Anhang einer E-Mail-Benachrichtigung an ausgewählte Benutzer gesendet.
Übergabeprotokolle – Möglichkeit der Auswahl von Vermögen außerhalb der gewählten Firma
Beim Erstellen eines neuen Übergabeprotokolls kann auch Vermögen außerhalb der aktuell gewählten Firma angezeigt werden. Dazu dient eine Checkbox über der Liste der verfügbaren Elemente.
Leistungen
Vorausfüllen der Zeit der Beendigung der Erfüllung mit der aktuellen Zeit
Für Benutzer, die Leistungen gern sofort nach Beendigung der Aufgabe erfassen, haben wir eine Funktion hinzugefügt, die als Zeit der Beendigung der Erfüllung die aktuelle Zeit einstellt (in diesem Fall muss der Benutzer die Erfüllung im Format von–bis statt in geleisteten Stunden erfassen).
Diese Funktion kann in den Profileinstellungen aktiviert werden.
Textvorlagen für die Beschreibung der Erfüllung
Die Beschreibung der Erfüllung kann nun mithilfe von Textvorlagen erstellt werden. Vorlagen vereinfachen die wiederholte Eingabe ähnlicher Texte und helfen, eine einheitliche Form der Kommunikation beizubehalten.
Benutzerdefinierte Vorlagen werden in den Profileinstellungen im Reiter Private Vorlagen erstellt.
Verfügbar sind:
- private Vorlagen – nur für einen konkreten Benutzer verfügbar,
- globale Vorlagen – im gesamten System gemeinsam genutzt.
Reiter Private Vorlagen
Neue Filtermöglichkeiten in der Liste der Erfüllungen: nach Deal-Code und Alias der Firma
Die Suche in der Liste der Erfüllungen und in der Genehmigung von Erfüllungen wurde um neue Möglichkeiten erweitert. Nun kann nach dem Deal-Code (z. B. S 0153/25) oder nach dem Alias der Firma gesucht werden.
Durch Eingabe des Deal-Codes in die Suche werden alle mit dem betreffenden Deal verknüpften Leistungen angezeigt, unabhängig von seinem Namen oder seiner ID.
Hinzufügen von Zeitoptionen zur Filterung der Dauer von Rechnungserfüllungen
In die Liste der Anforderungen wurde ein neuer Filter Dauer der Rechnungserfüllung aufgenommen.
Der Filter ermöglicht es, Anforderungen danach zu suchen, ob der Wert der Dauer der Rechnungserfüllung ausgefüllt ist oder nicht:
- ist ausgefüllt
- ist nicht ausgefüllt
Ergänzung einer E-Mail-Benachrichtigung zu Nachrichten ohne Antwort
In die Kommunikation über WhatsApp in CDESK kamen automatische Benachrichtigungen zu Nachrichten hinzu, die ohne Antwort geblieben sind.
Wenn innerhalb der definierten Zeit niemand auf eine empfangene Nachricht reagiert, sendet das System automatisch eine Warnung an ausgewählte Benutzer. Standardmäßig sind dies:
- der zuletzt antwortende Beauftragte,
- Benutzer mit Zugriff auf WhatsApp,
- gegebenenfalls definierte verantwortliche Beauftragte.
Benachrichtigungen können in mehreren Stufen eingestellt werden (ähnlich wie SLA-Erinnerungen), wodurch eine Eskalation bei längerer Inaktivität sichergestellt werden kann.
Jede Nachricht hat ein eigenes Timing der Erinnerungen, das beim Empfang einer neuen Nachricht zurückgesetzt wird. Die Benachrichtigung enthält grundlegende Informationen über die Nachricht und einen Link zu ihrem Öffnen in CDESK.
Konnektoren – Druckberichte (über Netgrif)
Generierung separater Reports für jedes Gerät mit der Möglichkeit, nur mit dem jeweiligen Element verknüpfte Leistungen einzubeziehen
In der Einstellung des Konnektors für Druckberichte über Netgrif kam die Möglichkeit hinzu, einen separaten Report für jedes der Anforderung zugewiesene CI-Element zu generieren.
Wenn an einer Anforderung mehrere Geräte erfasst sind, erstellt das System nun nicht mehr nur eine gemeinsame Ausgabe, sondern einen separaten Report für jedes CI-Element einzeln.
Jeder generierte Report enthält:
- gemeinsame Daten aus der Anforderung,
- gemeinsame Daten aus den Erfüllungen an der Anforderung,
- und zugleich eindeutige Daten des konkreten CI-Elements.
Die Funktion ist bei der Generierung von Reports für Anforderungen oder für aus einer gewählten Vorlage erstellte Anforderungen verfügbar, wenn die Ausgabe als Anhang der Anforderung gespeichert wird.
Bei der Generierung von Reports für einzelne Servicegeräte (CI) können nur Leistungen einbezogen werden, die mit dem konkreten Gerät verknüpft sind. Zugleich kam die Möglichkeit hinzu, die automatische Zuordnung von Erfüllungen zu allen gewarteten Geräten auszuschalten und die Auswahl des gewarteten Geräts bei der Erfüllung zu verlangen.
Achtung! Die Funktionalität ist nur verfügbar, wenn der Ort der Verwendung auf „Anforderungen“ und der Ort der Speicherung des PDF auf „Anhang der Anforderung“ eingestellt ist.
Adressbuch
Neue Möglichkeiten zur Einstellung von Berechtigungen für die Reiter von Firmen und Kontakten
Der Administrator kann nun den Zugriff auf folgende Reiter sperren:
- „Verlauf“ im Detail der Firma
- „Einstellungen des Kontakts“ im Detail des Kontakts.
Ziel ist es, sensible Daten vor unberechtigten Personen zu schützen. Die Berechtigungen werden wie üblich im Bereich Benutzer und Gruppen eingestellt.
Erweiterung der Firmensuche um den abgekürzten Namen in allen Filtern
Die Suche wurde um die Unterstützung des abgekürzten Namens von Firmen erweitert. Bei der Suche nach einer Firma müssen Sie nicht ihren Namen eingeben – ab jetzt genügt ihre Abkürzung, die in den Einstellungen der Firma angegeben ist.
Genehmigung
Schnellere Identifizierung des Genehmigers – neue Spalte Genehmigt von
In die Liste der Genehmigungsprozesse wurde die neue Spalte Genehmigt von aufgenommen, die den Benutzer oder die Benutzer anzeigt, die die Genehmigung durchgeführt haben.
Bei mehrstufigen Genehmigungen werden alle Genehmiger angezeigt, die an der Genehmigung beteiligt waren. Wenn die Genehmigung von einem Benutzer aus einer Gruppe durchgeführt wird, wird sein Name zusammen mit dem Namen der Gruppe angezeigt.
Die Änderung erleichtert die Orientierung in den Genehmigungsprozessen und ermöglicht es, schneller nachzuvollziehen, wer eine konkrete Anforderung genehmigt hat.
Hinzufügen des Genehmigungsverlaufs
Im Detail der Genehmigung kam die Möglichkeit hinzu, den Verlauf des Genehmigungsprozesses anzuzeigen.
Nach dem Klicken auf den Link Ansicht Verlauf wird eine Übersicht der einzelnen Genehmigungsschritte angezeigt, die Folgendes enthält:
- Datum und Uhrzeit der Handlung,
- Art der durchgeführten Handlung,
- Detail der Handlung.
Der Verlauf bietet einen besseren Überblick über den Ablauf der Genehmigung und ermöglicht es, einzelne Schritte und Entscheidungen rückwirkend nachzuvollziehen.
Projekte
Übertragung der geleisteten Stunden aus untergeordneten Datensätzen in übergeordnete Projektdeals
Die am Projekt geleisteten Stunden werden nun über die gesamte Hierarchie der Projektdeals hinweg aggregiert.
Bisher wurden die Stunden nur um eine Ebene nach oben übertragen. Nun werden in die übergeordneten Projektdeals alle Leistungen aus der gesamten untergeordneten Struktur eingerechnet – einschließlich untergeordneter Projektdeals, Anforderungen und Aufgaben.
Im Reiter Leistungen am Projekt werden so auch indirekte Leistungen angezeigt, also solche, die aus untergeordneten Datensätzen übernommen wurden.
Benachrichtigungen
Hinzufügen eines neuen Benachrichtigungsereignisses – „Eskalation des Fertigstellungstermins von“
Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, über einen sich nähernden Fertigstellungstermin von zu benachrichtigen. Dieses Ereignis bezieht sich auf Anforderungen, und Regeln dafür können Sie in den globalen Einstellungen hinzufügen.
Erweiterung der Benachrichtigungsvorlagen um benutzerdefinierte Felder aus Anforderungsvorlagen
SMS-Benachrichtigungsvorlagen können nun um Werte aus benutzerdefinierten Feldern in Anforderungsvorlagen erweitert werden.
Beim Erstellen einer SMS-Vorlage stehen dynamische Variablen zur Verfügung, die automatisch entsprechend der gewählten Anforderungsvorlage geladen werden. So können konkrete Daten aus der Anforderung (z. B. Adresse, Gruppe, interne Felder u. Ä.) in den Text der Nachricht eingefügt werden.
Beim Senden der Benachrichtigung werden diese Variablen automatisch durch die tatsächlichen Werte aus der betreffenden Anforderung ersetzt.
Allgemein
Erweitertes Audit-Logging und SIEM-Integration
Das Audit-Logging in CDESK wurde deutlich erweitert, mit dem Ziel einer besseren Integration mit SIEM-Werkzeugen und der Erfüllung von Enterprise-Sicherheitsstandards.
Das System erfasst nun einen breiteren Umfang an Sicherheits- und Systemereignissen, einschließlich:
- Anmeldungen (einschließlich SSO – z. B. Azure, Google und weitere),
- Änderungen von Einstellungen und Berechtigungen,
- Operationen mit Daten (z. B. Export, Anonymisierung),
- Änderungen an Integrationen und Konnektoren.
Zugleich wurde die Erfassung von Ereignissen präzisiert (z. B. Identifizierung des Benutzers, IP-Adressen, Umfang der vorgenommenen Änderungen), wodurch sich die Genauigkeit und Verwertbarkeit der Logs erhöht.
Ergänzung folgender Werte in den Benutzerfiltern: Aktueller Benutzer und Ungültiger Benutzer
In die mit Benutzern arbeitenden Filter kamen neue Systemwerte hinzu:
- Aktueller Benutzer
- Ungültiger Benutzer
Der Wert Aktueller Benutzer ermöglicht es, schnell Datensätze des angemeldeten Benutzers zu filtern. Beispiel: Der Filter kann wie folgt eingestellt werden:
- Beauftragter ist aktueller Benutzer,
- Erstellt von ist aktueller Benutzer,
- Geändert von ist aktueller Benutzer.
Der Wert Ungültiger Benutzer ermöglicht es, Datensätze zu identifizieren, die mit inaktiven oder gelöschten Benutzern verknüpft sind. Die Erweiterung ist in allen Listen und Modulen verfügbar, in denen nach Benutzern gefiltert wird.
