Einführende Informationen zum neuen Modul, das für das wirtschaftliche Projektmanagement bestimmt ist
Wir haben für Sie ein neues Modul Projekte – Geschäftsagenda mit CRM-Funktionalitäten vorbereitet. Es ist primär zur Erfassung der Implementierung größerer Projekte bestimmt, die in mehrere Etappen unterteilt sein können. In jeder Etappe können Sie erwartete und tatsächliche Erlöse auf Grundlage ausgestellter Rechnungen erfassen. Dazu können geplante und tatsächliche Kosten erfasst werden, einschließlich der Kosten für Ihre Mitarbeiter nach der geleisteten Arbeitszeit. Dadurch haben Sie in CDESK einen Überblick über Ihr Projekt vom allerersten Anfang, wenn es erst geplant wird, bis zu seiner Beendigung mit der tatsächlichen Rentabilität.
Das Modul Projekte können Sie auch zur Erfassung kleinerer Projekte anwenden. Im Rahmen der Konfiguration können Sie die Hierarchie vereinfachen und zudem einige Erfassungsfelder ausschalten, wodurch Sie die Formulare vereinfachen.
In die Projekte kamen CRM-Funktionalitäten wie zum Beispiel die Phase der Beziehung (Gelegenheit, Angebot, vertraglich vereinbart …), die Wahrscheinlichkeit des Gewinns (ernsthaftes, schwaches Interesse …) mit farblicher Visualisierung, Budget und Rentabilität des Projekts, Stand der Implementierung und das bis zur Fertigstellung Fehlende sowie die personelle Verantwortung.
Da für Projekte mit diesem neuen Modul ein spezialisierter Raum entstanden ist, wird sich die Funktionalität der Deals weiter auf wiederkehrend erbrachten Service und kleinere einmalige Reparaturen mit Materialerfassung zu Dienstleistungen spezialisieren.
In Version 3.1.9 ist das Modul Projekte in CDESK verfügbar. Das Handbuch zu seiner Verwendung wird vorbereitet und im Juli 2023 veröffentlicht. Gleichzeitig bringen wir eine aktualisierte Preisliste, in der die Projekte enthalten sein werden.
Operative Genehmigung – Möglichkeit, während der Bearbeitung der Anforderung einen vordefinierten Genehmigungsprozess anzufordern
Bisher standen in CDESK für Anforderungen zwei Arten der Genehmigung zur Verfügung, und zwar im Voraus in der Anforderungsvorlage definierte Genehmigungen und die freie Genehmigung, die jederzeit während der Bearbeitung der Anforderung angefordert werden kann. Bisher fehlte die Möglichkeit, nachträglich eine bereits im System vordefinierte Genehmigung anzufordern. Die freie Genehmigung war nicht geeignet, da der Benutzer keine komplexeren Genehmigungsszenarien definieren konnte.
Deshalb haben wir mit dem Update 3.1.9 die neue operative Genehmigung eingeführt, bei der der Benutzer aus vordefinierten Genehmigungsszenarien wählen kann. In der Anforderungsvorlage wählen Sie die Regel aus, die in der geöffneten Anforderung zur nachträglichen Genehmigung angeboten wird.
Zur Aktivierung dieser Funktion muss die Option Genehmigung von Anforderungen aus dem Katalog in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Anforderungskatalog aktiviert werden.
Warnung: In Anforderungen, die aus einer Kachel erstellt wurden, wird die Möglichkeit, einen Prozess der freien Genehmigung zu erstellen, im Menü der Schaltfläche Aktion nicht mehr angezeigt. Diese Möglichkeit bleibt nur noch für manuell erstellte Anforderungen erhalten.
Neue Reports der Erfüllungen nach Fakturierungsposten
Mit dem letzten Update kamen auch neue Reports der Erfüllungen nach Fakturierungsposten. Dieser Report dient der Auswertung der geleisteten Arbeitszeit aus wirtschaftlicher Sicht. Die Daten im Report können flexibel nach Deals, Beauftragten, Fakturierungsposten und weiteren Feldern gefiltert werden, wobei viele davon entweder per direkter Auswahl oder über eine Textsuche gefiltert werden können. Die resultierende Datei ist im Format xls.
Im Anforderungskatalog kamen Kacheln für eine bestimmte Firma hinzu, ohne dass die Firma ausgewählt werden muss
Version 3.1.9 bringt auch eine Verbesserung bei der Eingabe von Anforderungen über den Anforderungskatalog. In der Anforderungsvorlage können ab jetzt ein oder mehrere bevorzugte Firmen definiert werden. Anschließend werden bei der Eingabe einer Anforderung über den Anforderungskatalog die Kacheln der bevorzugten Firmen angezeigt, auf die der betreffende Benutzer Zugriff hat. Dadurch kann beim Hinzufügen einer Anforderung über eine Kachel der Schritt der Auswahl der Firma im oberen Auswahlfeld entfallen. Neben der Beschleunigung der Eingabe stellt die bevorzugte Firma sicher, dass die Anforderung für die richtige Firma erfasst wird.
Adressbuch
Zusatzeigenschaften werden im Firmenformular in einem separaten Reiter angezeigt
In der Praxis kann die Situation eintreten, dass im Firmenformular eine Vielzahl von Zusatzeigenschaften enthalten ist, die die grundlegenden Informationen über die Firma ergänzen. Damit dieser Überblick über weitere Informationen übersichtlich ist, haben wir mit dem Update 3.1.9 im Firmenformular einen neuen Reiter Sonstige Informationenhinzugefügt, in dem sich alle für Firmen erfassten Zusatzeigenschaften befinden. Neben dem Überblick über bereits hinzugefügte Eigenschaften können im Reiter auch weitere Zusatzeigenschaften hinzugefügt werden, die nicht auf alle registrierten Firmen angewendet, sondern nur für die betreffende Firma erfasst werden.
Die Reihenfolge der Typen, Kategorien und Gruppen von Firmen kann eingestellt werden
Typen, Kategorien und Gruppen von Firmen werden in den Formularen in der Reihenfolge angezeigt, die in den globalen Einstellungen eingestellt ist, wobei die Reihenfolge bisher nicht geändert werden konnte. Die Änderung der Reihenfolge erfolgt einfach per Drag & Drop. Diese Funktionalität wurde mit dem letzten Update 3.1.9 ergänzt.
Anzeige eines Kennzeichens an der Firma, das angibt, dass der Ort an der Firma archiviert ist
Wenn in der Konfigurationsdatenbank CMDB ein Ort archiviert wurde, wird das Kennzeichen, dass er archiviert ist, auch im Firmenformular angezeigt.
In der Liste der Kontakte kamen die Spalten Erstellt von, Erstellt, Geändert von und Zuletzt geändert hinzu
In der Liste der Kontakte wurde in Spalten die Information hinzugefügt, wer den betreffenden Kontakt wann erstellt und geändert hat. Diese Angaben befinden sich in den neuen Spalten Erstellt von, Erstellt, Geändert von und Zuletzt geändert . Nach diesen Spalten kann die Liste gefiltert werden, und sie können auch in den Export einbezogen werden.
Anforderungen
In die ausgehende Benachrichtigung aus Ext-mail können nun Zusatzeigenschaften eingefügt werden
Mit dem Update 3.1.9 wurden auch im Reiter Ext-mail im Anforderungsformular neue Funktionen hinzugefügt. Beim Senden einer Nachricht kann nun ausgewählt werden, welche Attribute der Anforderung in die E-Mail-Benachrichtigung eingefügt werden. Zur Auswahl stehen Nummer und Name der Anforderung, Beschreibung der Anforderung, Firma, Fertigstellungstermin der Anforderung sowie Zusatzeigenschaften. Bei den Zusatzeigenschaften können konkrete Zusatzeigenschaften ausgewählt werden, die eingefügt werden.
Zuweisung einer Anforderung aus dem Anforderungskatalog an den angemeldeten Benutzer im Szenario mit Beauftragtengruppe
In der Anforderungsvorlage kann ein Kriterium eingestellt werden, nach dem der Beauftragte an der Anforderung eingestellt wird. Mit dem letzten Update wurde die Funktion ergänzt, dass der angemeldete Benutzer auch im Szenario mit einer Beauftragtengruppe bevorzugt wird. Der angemeldete Benutzer wird jedoch nur dann voreingestellt, wenn er Mitglied der in der Vorlage eingestellten Beauftragtengruppe ist.
Neue Bedingung im erweiterten Filter der Liste der Anforderungen – Beauftragter bin ich
Im erweiterten Filter der Liste der Anforderungen kam für die Bedingung Zur Lösung / Angefordert die neue Option Beauftragter bin ich hinzu. Durch Auswahl dieser Option werden in der Liste nur Anforderungen gefiltert, die ausschließlich dem angemeldeten Beauftragten zugewiesen sind. Die Option Meine Anfragen zur Lösung, die sich ebenfalls im erweiterten Filter befindet, filtert hingegen Anforderungen, die dem angemeldeten Beauftragten und seinen Beauftragtengruppen zugewiesen sind.
In Anforderungsvorlagen können Einschränkungen für die Auswahl von Status, Gründen für die Beendigung der Anforderung, Lösungsmethoden bei der Beendigung der Anforderung und Ursachen der Anforderung eingestellt werden
Bei der Konfiguration der Anforderungsvorlage konnte bisher keine Einschränkung für die Auswahl von Status, Gründen für die Beendigung der Anforderung, Lösungsmethoden bei der Beendigung der Anforderung und Ursachen der Anforderung eingestellt werden. Die Möglichkeit, Einschränkungen für diese Attribute einzustellen, wurde mit dem letzten Update ergänzt. Dank dieser Einstellungen wird eine geringere Fehlerquote bei der Eingabe von Anforderungen sichergestellt.
In den Anforderungsvorlagen kam eine neue Pflichteinstellung für die Auswahl von Betrieb und Ort hinzu
Neben der Einstellung von Einschränkungen für die Auswahl von Optionen in einigen Feldern kam auch die Möglichkeit hinzu, die Auswahl von Betrieb und Ort als Pflicht festzulegen. Wenn die Auswahl von Betrieb und / oder Ort als erforderlich eingestellt ist, kann eine aus der betreffenden Vorlage erstellte Anforderung erst gespeichert werden, wenn diese Felder in der Anforderung ausgefüllt sind.
Beim Senden einer Diskussion mit dem Kunden kann die Anforderung zugleich in den Status Warten auf Kunden umgeschaltet werden
Im Formular zum Senden einer Diskussion kam eine Schaltfläche hinzu, durch die die Anforderung nach dem Senden der Diskussion automatisch in den Status Warten auf Kunden umgeschaltet wird. So ist es nicht notwendig, in den Reiter Grundeinstellungen zu wechseln und den Status manuell umzuschalten.
In der Liste der Anforderungen wurden die Spalten Lösung und Interner Hinweis hinzugefügt
In der Liste der Anforderungen können ab jetzt die Spalten Lösung und Interner Hinweis hinzugefügt werden. Nach diesen Spalten kann die Liste auch gefiltert werden, und sie können auch in den Export einbezogen werden. In CDESK gibt es eine Berechtigung, aufgrund derer einige Benutzer das Feld Interner Hinweis nur bei Anforderungen sehen können, denen sie zugewiesen sind. Diese Berechtigung wurde auch für die Spalte Interner Hinweis berücksichtigt.
Im Anforderungsformular wurden die Felder Lösung und Interner Hinweis verkleinert
Änderungen erfuhren auch die Felder Lösung und Interner Hinweis selbst. Bisher wurden sie im Anforderungsformular genauso groß angezeigt wie zum Beispiel das Feld für die Beschreibung der Anforderung. Damit das Formular möglichst kompakt ist, wurden diese Felder verkleinert.
Deals
In der Liste Fakturierung von Deals wurde die Sortierung nach dem Datum der letzten Fakturierung hinzugefügt
In der Liste Fakturierung von Deals konnten die Datensätze bisher nach den Spalten Code, Nummer und Erstellt sortiert werden. Mit dem letzten Update wurde die Möglichkeit der Sortierung nach dem Datum der letzten Fakturierung ergänzt.
Fakturierung
In die Ausgangsrechnungen wurde das Datum der steuerlichen Leistung aufgenommen
Ab Version 3.1.9 wird in den Ausgangsrechnungen auch das Datum der steuerlichen Leistung angezeigt. Bei der manuellen Fakturierung wird dieses Datum auch im modalen Fenster zu Beginn der Fakturierung angezeigt, und zwar bei der Fakturierung eines Deals oder bei der Fakturierung mehrerer Deals, die dieselbe Buchhaltungseinheit eingestellt haben. Bei der automatischen Fakturierung wird das eingestellte Datum der steuerlichen Leistung verwendet, das mit der Buchhaltungseinheit des fakturierten Deals verknüpft ist.
Es kam die Möglichkeit hinzu, Logo und Stempel in den Einstellungen der Firma (Buchhaltungseinheit) festzulegen. Wenn sie eingestellt sind, werden sie vorrangig vor den globalen Einstellungen verwendet
Im Firmenformular können im Reiter Abrechnungsdaten das Logo und der Stempel / die Unterschrift eingestellt werden, die auf der ausgestellten Rechnung angezeigt werden. Logo und Stempel / Unterschrift können auch in den globalen Einstellungen eingestellt werden, wobei diese global für alle erfassten Firmen verwendet werden, die im Reiter Abrechnungsdaten kein eigenes Logo und keinen eigenen Stempel eingestellt haben. Im Firmenformular eingestellte Logos und Stempel werden vorrangig verwendet.
Leistungen
In der Liste der Erfüllungen wurden neue Spalten hinzugefügt: Beauftragter der Anforderung und Status der Anforderung
In die Liste der Erfüllungen kamen neue Spalten, die über den Beauftragten und den Status der Anforderung informieren, mit der die Leistungen verknüpft sind. Diese Spalten können auch in den Export einbezogen werden, und es kann nach ihnen gefiltert werden.
Konfigurationsdatenbank CMDB
Ergänzte Spalten im modalen Fenster bei der Auswahl von Computern aus der Konfigurationsdatenbank, zum Beispiel beim Einfügen in Erfüllungen
Die Auswahl von Computern aus der Konfigurationsdatenbank beim Einfügen in eines der Formulare erfolgt in einem modalen Fenster. Dieses Fenster wird nach dem letzten Update größer angezeigt. Außerdem kamen darin die Spalten Netzwerkname des PCs, Benutzer aus CM und E-Mail aus CM (als eine Spalte) sowie Letzte Verbindung zwischen Eigentümer und CI Maingroups hinzu.
Benutzer und Gruppen
Einschränkung der Auswahl von Ort und Betrieb für Benutzer mit zugewiesener Firma
Im Benutzerformular kam ein neuer Reiter hinzu, in dem eine Einschränkung für die Auswahl der Betriebe und Orte der zugewiesenen Firmen eingestellt werden kann. Der Reiter wird nur angezeigt, wenn dem Benutzer eine Firma zugewiesen ist.
Allgemeine Funktionen
In Fenstern, die nach dem Speichern von Änderungen geöffnet blieben, obwohl es wünschenswert war, dass sie sich auch schließen, wurde die Schaltfläche Speichern und schließen ergänzt
Mit dem letzten Update wurde das Verhalten der schwebenden Schaltfläche zum Erstellen neuer Datensätze vereinheitlicht. In einigen Modulen hat Erstellen / Speichern den Datensatz nur gespeichert, und er blieb geöffnet, zum Beispiel in den Anforderungen. Im Modul Leistungen hingegen wurde das Formular nach dem Klicken auf die Schaltfläche Erstellen / Speichern automatisch geschlossen.
Wenn Sie jetzt mit dem Cursor darüberfahren, wird die Schaltfläche Speichern und schließen angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird das Formular geschlossen. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche Erstellen / Speichern bleibt das Formular geöffnet. Derzeit wird dieses Verhalten der Schaltfläche Speichern nur auf die schwebende Schaltfläche angewendet; in der nächsten Version wird es auch für die Schaltfläche am Ende der Formulare implementiert.
