In Version 3.2.8 haben wir uns auf die Verbesserung der Gantt-Diagramme für Projekte und der Angebote konzentriert. Außerdem enthält das prall gefüllte Neuheitenpaket weitere Anwendungen der KI in Anforderungen und mehrere UX-Vereinfachungen in der Bedienung.
Gantt-Diagramm in Projekten
Damit Sie die Projekte in CDESK besser nutzen können, haben wir eine Reihe von Verbesserungen des Gantt-Diagramms eingeführt – eines praktischen Werkzeugs für das Projektmanagement. Das Gantt-Diagramm ist nun flexibler und erfüllt Ihre Anforderungen besser.
Eine Auflistung der neuen und verbesserten Funktionen finden Sie im Artikel unten.
Angebote
Bei der Verbesserung der Angebote haben wir uns auf eine bessere Anpassung des Angebotsergebnisses konzentriert – sei es bei der Arbeit mit einzelnen Posten, den grundlegenden Parametern der Angebote oder bei der finalen Druckzusammenstellung. Wir glauben, dass das Modul umso mehr zu einer echten Stütze bei der täglichen Arbeit wird, je einfacher es ist, ein klares, verständliches und genau ausgerichtetes Angebot zu erstellen.
Gantt-Diagramm in den Projekten
Flexibleres linkes Panel
Große Aufmerksamkeit haben wir der Anpassung des linken Teils gewidmet, der Spalten mit Objekten und wichtigen Daten enthält. Ihnen haben wir neue Spalten hinzugefügt, die ein wichtiger Bestandteil mancher Objekte sind. Mit Version 3.2.8 wurden die Spalten hinzugefügt:
- Anforderungstyp
- Status
- Tags
- Bearbeiter
Die Reihenfolge der Spalten im linken Teil kann der Benutzer ändern, ähnlich wie in den Modulen Anforderungen oder Leistungen. Dazu dient der Abschnitt „Spalteneinstellungen“, der es ermöglicht, die Spalten nicht nur zu sortieren, sondern auch hinzuzufügen oder zu entfernen.
Um die Navigation zwischen Projekten zu erleichtern, enthält die linke Seite jetzt auch die Möglichkeit, Filter zu speichern oder die erweiterte Suche auf Grundlage mehrerer Kriterien zu nutzen.
Neuer Planungsmodus
In den Objekten kam die Möglichkeit zur Wahl des Planungsmodus hinzu. Im Feld „Planungsmodus“ in den Details der Anforderungen, Aufgaben und Projektaufträge haben Sie zwei Werte zur Auswahl:
- Automatisch
- Manuell
Der automatische Planungsmodus gleicht die Fristen des übergeordneten Objekts mit den untergeordneten Objekten ab. Der manuelle Modus ermöglicht es dem Benutzer, das Schema in einem beliebigen Zeithorizont zu manipulieren. Ein Projektauftrag muss in einem solchen Beispiel keine mit dem übergeordneten Projekt übereinstimmende Erledigungsfrist haben.
Neues Farbschema in Gantt-Diagrammen
Wir haben ein neues Farbschema implementiert, das die Farben im gesamten CDESK übersichtlicher macht. Für die in den Gantt-Diagrammen angezeigten Objekte (Projekt, Proj.-Auftrag, Proj.-Anforderung, Aufgabe…) wurden die Farben wie folgt gewählt:
Anpassung der Änderung der Objektreihenfolge in der Gantt-Übersicht
Im Gantt-Diagramm haben wir die Reihenfolge der Objekte so gesichert, dass kein Benutzer zufällig oder versehentlich die Reihenfolge der Objekte für sich oder seine Kollegen willkürlich vertauschen kann.
Die Maßnahmen bestehen in:
- der Anzeige in Echtzeit gemäß dem aktuellen Zustand (immer nach einem Refresh)
- der Beseitigung der Abhängigkeit vom ursprünglichen Initialisierungswert der Objekte.
- der Beseitigung der Reihenfolgenummer, die im Gantt-Diagramm nicht mehr benötigt wurde
- der Beseitigung der eigenen Spaltensortierung, d. h. aktuell sehen alle dieselbe Reihenfolge und vermeiden Irrtümer in der gegenseitigen Kommunikation
Möglichkeit, Projektaufträge innerhalb eines Projekts zu ordnen und sie in das Gantt-Diagramm zu übertragen
In Version 3.2.8 ist es möglich, die Übersicht der Projektaufträge nach Belieben zu ordnen. Mithilfe der Drag-and-drop-Funktion können Sie durch Ziehen die Reihenfolge der Projektaufträge ändern. Die neue Reihenfolge wird nach dem Speichern auch auf das Layout im Gantt-Diagramm angewendet.
Angebote
Hinzufügen eines Rabatts für jeden Posten einzeln
Im Gegensatz zur vorherigen Version ist es jetzt möglich, einen Rabatt individuell zu jedem Posten im Angebot hinzuzufügen. Weiterhin steht auch die Möglichkeit zur Verfügung, einen Gesamtrabatt des Angebots hinzuzufügen. Das Rabattfeld befindet sich unter der Beschreibung und dem Namen des Angebots.
Angebote, die im Namen verschiedener Lieferanten in einer CDESK-Umgebung ausgestellt werden
Wenn Sie aus Ihrem CDESK Dienste unter dem Namen mehrerer Unternehmen liefern, werden Sie wahrscheinlich auch Angebote unter verschiedenen Lieferanten ausstellen müssen. Diese Lieferanten werden durch eine Abrechnungseinheit präsentiert, über die auch fakturiert wird.
Die Lieferanten, unter denen Sie Ihre Dienste und Materialien liefern, werden in Globale Einstellungen > Buchung, Abschnitt Unternehmen – Abrechnungseinheiten hinzugefügt. Hier sind auch alle Kontaktdaten des Lieferantenunternehmens gespeichert, übernommen aus dem Modul Adressbuch.
Das Detail des Angebots enthält jetzt das Feld Lieferant, in dem einer der der Umgebung zugewiesenen Lieferanten gewählt werden muss.
Die Daten aus dem Feld Lieferant werden auch in der Kopfzeile des PDF-Exports des Angebots angezeigt, einschließlich der Firmen-ID (IČO) und Steuernummer (DIČ).
Standard-MwSt. gemäß dem zuletzt ausgestellten Angebot
Nach der Ausstellung eines Angebots merkt sich das System, ob die Preise mit oder ohne MwSt. angegeben waren. Dieser Umstand zeigt sich bei der Erstellung des nächsten Angebots. Die Funktion hängt vom Schalter „Preise mit MwSt. angeben“ im Detail des Angebots ab. Nach seiner Deaktivierung in einem Angebot ist er auch bei der Erstellung des nächsten Angebots standardmäßig deaktiviert.
Korrektur der Benachrichtigungen an den Kunden aus Angeboten mit globalen Einstellungen
Sofern der Kundenkontakt aus dem Angebot in den globalen Einstellungen als Empfänger von Benachrichtigungen zugewiesen ist, wird ihm die Benachrichtigung auch dann gesendet, wenn in den Kontakteinstellungen der Schalter Kopien der Angebote senden deaktiviert ist.
In der Praxis bedeutet das, dass die Einstellung der Benachrichtigungen aus dem Angebot in den Globalen Einstellungen Vorrang vor den Einstellungen im Detail des Kontakts hat. (Bisher blockierte die Einstellung aus den globalen Einstellungen ihn, was falsch war.)
Möglichkeit, die Reihenfolge der Posten durch Ziehen (Drag and Drop) zu ändern
Die Reihenfolge der Posten im Angebot kann jetzt mithilfe von Drag and Drop geändert werden. Die Bewegungsmöglichkeit zeigt das Symbol (Pfeil) an
Visuelle Unterscheidung bei der Auswahl eines Kontakts/Kontos
Die Kontakte, die im Detail des Angebots zur Auswahl stehen, sind durch zwei Symbole unterschieden, je nachdem, ob es sich um Kundenkonten oder Kontakte handelt. Kontakte werden durch das Symbol 
dargestellt und ein Kundenkonto durch 
. Wir erinnern daran, dass ein Kundenkonto die Möglichkeit hat, sich in CDESK anzumelden, und entweder seine Daten oder die des gesamten Unternehmens direkt im Portal verfolgen kann. Seit der vorherigen Version kann sich ein solches Konto auch selbst anlegen, es genügt, wenn Sie in der Unternehmenseinstellung seine E-Mail-Domäne oder eine konkrete E-Mail erlauben. Wenn Sie einen Kunden haben, dem Sie keinen Zugang geben möchten, aber möchten, dass ihm nur Benachrichtigungen zugehen, behalten Sie ihn als Kontakt und erlauben Sie ihm nicht die Erstellung eines Kontos durch den Kunden selbst.
In den Benachrichtigungen der Angebote kann für den Status „Zur Verifizierung“ die Rolle „Vorgesetzter des verantwortlichen Bearbeiters“ gewählt werden
Die Benachrichtigungseinstellungen des Moduls Angebote (Globale Einstellungen > Benachrichtigungen > Angebote) enthalten Status, die ein Auslöser von Benachrichtigungen sein können. Teil der Einstellungen sind auch die Rollen der Empfänger, die über die Änderung benachrichtigt werden. Die Statusänderung des Angebots „Zur Verifizierung“ wurde mit Version 3.2.8 um die Rolle Vorgesetzter des verantwortlichen Bearbeiters erweitert. Diese Einstellung muss in bestehenden Umgebungen ergänzt werden. Wenn Sie erst eine neue CDESK-Umgebung anlegen, haben Sie diese Rolle bereits für die Statusänderung „Zur Verifizierung“ voreingestellt.
Erläuterung beim Feld Kundenkontakt
Die Erläuterung beim Feld Kontakt zum Abnehmer zeigt beim Überfahren mit dem Cursor den folgenden Text an:
„Alle ausgewählten Kontakte oder Kundenkonten werden automatisch zur Genehmigung des Angebots benachrichtigt. Die Akzeptanz oder Ablehnung kann nur ein Kundenkonto mit der entsprechenden Berechtigung und nach der Anmeldung durchführen. Für die Akzeptanz des Angebots genügt es, wenn ein Kundenkonto es bestätigt.“
Erweiterung der Berechtigung zur Bearbeitung von Angeboten auch auf die Angebotsposten
In den vorherigen Versionen war es möglich, Posten in einem Angebot zu bearbeiten, auch wenn der betreffende Benutzer keine Berechtigung zur Bearbeitung von Angeboten hatte. Diese Funktionalität führte dazu, dass ein solcher Benutzer zwar die Grunddaten nicht bearbeiten konnte, die Posten selbst jedoch bearbeiten konnte. Version 3.2.8 löst dieses Problem, und der Entzug der Berechtigung zur Bearbeitung des Angebots macht auch die Bearbeitung der Posten selbst unzugänglich.
Anforderungen
KI-Assistent bei der Bearbeitung von Anforderungen – erste Version
Wir bringen eine neue Möglichkeit, künstliche Intelligenz bei der Arbeit mit Anforderungen zu nutzen – einen Lösungsvorschlag auf Grundlage bestehender Datensätze in CDESK.
Gelöste Anforderungen können jetzt automatisch in der Microsoft-AI-Search-Datenbank gespeichert werden. Der Bearbeiter hat die Möglichkeit, in einer geöffneten Anforderung die KI anzusprechen, um durch Drücken der Schaltfläche „Mit KI lösen“ ähnliche Anforderungen zu suchen. Das KI-System sucht relevante Anforderungen mit ähnlicher Beschreibung und kann mit der KI sofort eine Zusammenfassung aus ihnen erstellen.
In der Auflistung der ausgewählten Anforderungen gibt es ein Feld zur Präzisierung der Auswahl. Wenn Sie also nicht zufrieden sind, wie die AI-Search-Funktion selbst die Anforderungen auf Grundlage des Namens und der Beschreibung der Anforderung ausgewählt hat, können Sie eine präzisierende Beschreibung schreiben, mit der Sie eine neue Auswahl von Anforderungen erhalten und aus dieser eine Zusammenfassung erstellen können.
Aktuell ist die Lösung auf der Anzeige der Lösung nach einer Angabe aufgebaut. Auswählen können Sie aus dem Feld Lösung, Interne Notiz, Leistung. In der nächsten Version wird es möglich sein, diese Felder zu kombinieren, und wir arbeiten auch an der Einbeziehung der Diskussion in die Suche und die Ergebnisse.
Die betreffende Funktionalität wird in Globale Einstellungen -> KI, im Bereich KI-Assistent für Datensätze eingestellt.
Der Dienst wird in zwei Schritten kostenpflichtig.
1. Betrieb der AI-Search-Datenbank mit semantischer Suche. Es stehen drei Szenarien zur Verfügung: a) Geteilte DB, betrieben vom CDESK-Hersteller, b) eigenständige DB in der Azure-Umgebung unter dem CDESK-Hersteller, c) eigene DB in Ihrer Umgebung.
Orientierend 5 GB Daten in der geteilten DB sind 50 EUR / monatlich
2. Die Zusammenfassung der ausgewählten Daten erfolgt über ein GPT-Modell, und dazu gibt es die standardmäßige Abrechnung nach verbrauchten Tokens.
Ergänzung der Spalte „Geräteservice: Garantie“ in der Liste der Anforderungen
In der Liste der Anforderungen kam bei der Nutzung der Funktionalität „Geräteservice“ die Spalte „Garantie“ hinzu, was eine Art Anforderung mit ergänzter Funktionalität ist. In der Spalte wird der Wert ja/nein angezeigt. Die Spalte kann auch in den Filter aufgenommen, danach gesucht und in das XLSX/XLS-Format aufgenommen werden.
Schaltfläche zum Zurücksetzen der Reaktions-/Erledigungsfrist
Nach der Änderung/Löschung des Erledigungs- oder Reaktionsdatums in einer Anforderung haben Sie die Möglichkeit, das ursprüngliche Datum sofort zurückzusetzen. Dazu dient eine neue Schaltfläche neben diesen Feldern. Ziel dieser Funktion ist es, den Benutzern zu ermöglichen, nach einer Änderung oder unbeabsichtigten Manipulation dieser Fristen zum eingestellten Wert zurückzukehren.
Anzeige automatischer Antworten in der Diskussion mit Löschmöglichkeit
In CDESK empfangene automatische Antworten, zum Beispiel eine Abwesenheitsmitteilung, werden mit der neuen Version im vollen Wortlaut in der Diskussion angezeigt. Es ist nicht mehr notwendig, die Original-E-Mail herunterzuladen oder sich zu den zu verarbeitenden Nachrichten durchzuklicken.
Teil der Verbesserung der Diskussion ist auch die Möglichkeit, solche Beiträge zu entfernen, zum Beispiel wenn die Diskussion durch sie unübersichtlich wird. Zugriff auf das Löschen eines Beitrags haben alle Bearbeiter, da darauf keine Einschränkungen durch Berechtigungen zutreffen.
Bei der Auswahl der Hilfsbearbeiter werden vorrangig die Bearbeiter der gewählten Bearbeitergruppe angezeigt
Die Auswahl der Hilfsbearbeiter berücksichtigt die gewählte Bearbeitergruppe, sofern Sie den Modus der Auswahl von Bearbeitergruppen verwenden. Ist in der Anforderung eine Gruppe gewählt, werden in der Auswahl der Hilfsbearbeiter vorrangig diejenigen angezeigt, die zur in der Anforderung gewählten Bearbeitergruppe gehören, und erst danach die übrigen.
Vereinfachung der Konfiguration der Servicebereiche der 2. Ebene in den Anforderungsvorlagen
Ist im Abschnitt Servicebereich in der Anforderungsvorlage der Modus „Auf aufgeführte Bereiche beschränken“ gewählt und zugleich nur ein Servicebereich der 1. Ebene gewählt, schaltet das System neuerdings automatisch alle Servicebereiche der 2. Ebene frei, die zu ihm gehören. Der Benutzer kann also bei der Erstellung einer Anforderung aus einer Vorlage einen beliebigen Servicebereich der 2. Ebene wählen, der unter die Ebene 1 fällt. Über diese Neuerung informiert auch der blaue Text bei der Auswahl der Servicebereiche der 2. Ebene im Detail der Vorlage.
Allgemeine Funktionen
Intuitivere Anzeige der Diskussion im rechten Panel
Die Arbeit im rechten Panel wurde mit der neuen Version beschleunigt, vor allem dank der Pfeile in der Diskussion. Wenn sich der Benutzer an den Anfang der Diskussion bewegt, kann er dank des Pfeils nach unten neben dem Diskussionsfeld sofort zum letzten (aktuellsten) Beitrag zurückkehren.
Darüber hinaus passt sich das Diskussionsfeld an. Sofern nur ein Beitrag vorhanden ist, passt sich die Größe des Feldes diesem Beitrag an. Das bedeutet, dass das Diskussionsfeld im rechten Panel weniger Platz einnimmt. Je mehr Beiträge es gibt, desto größer wird das Feld, bis es das maximale Limit erreicht, also den Umfang, der üblicherweise in den vorherigen Versionen genutzt wurde.
Ergänzung der Standardfiltermöglichkeiten in den Datumsfeldern
Im Rahmen der Vereinheitlichung der Bedienung von CDESK haben wir den nativen Datumsfeldern Standardfiltermöglichkeiten hinzugefügt.
Es genügt, in den erweiterten Filter ein Feld anzugeben, zum Beispiel Erstellungsdatum, und eine Bedingung aus den folgenden zu wählen:
- Ist
- Ab
- Bis (einschließlich)
- Zwischen
- Heute
- Gestern
- In den letzten 3 Tagen
- Letzte Woche
- Letzte 24 Stunden
- Letzter Monat
- Aktueller Kal.-Monat
- Vorheriger Kal.-Monat
- Dieses Jahr
Anzeige der ersten Ergebnisse in der zentralen Suche ohne Gruppierung, nach dem Datum der letzten Änderung
Nach dem ersten Klick in die zentrale Suche wird eine Liste der Objekte angezeigt, die der Benutzer zuletzt bearbeitet hat. Ihre Reihenfolge ist nach dem Datum der letzten Bearbeitung bestimmt, sodass die aktuellsten Objekte oben angezeigt werden. Bis zur vorherigen Version waren die Objekte nach Modulen sortiert, was die Arbeit und die Suche erschweren konnte.
Möglichkeit, Kacheln in der Einstellung des Anforderungskatalogs beliebig zu verschieben, einschließlich der Änderung der Ebene
Mit Version 3.2.8 haben wir die Möglichkeit gebracht, die Ebene im Baum des Kachelkatalogs zu ändern. In den vorherigen Versionen war es nämlich nur möglich, die Reihenfolge der Kacheln in einer Ebene zu ändern.
Heute ist es möglich, Kacheln auch außerhalb der Ebene zu manipulieren. Das bedeutet, dass Sie eine untergeordnete Kachel zu einem beliebigen Element einer beliebigen Ebene einordnen können. Mithilfe der Drag-and-drop-Funktion können Sie durch Ziehen eine Kachel unter eine andere Kachel und den gesamten Zweig einordnen.
Achtung: Durch das Verschieben einer Kachel werden auch alle mit ihr verknüpften Kacheln verschoben.
Möglichkeit, Unternehmen im rechten Panel zu erstellen und zu bearbeiten
Das rechte Panel als neues globales, schnelleres und moderneres Funktionselement erhält mit jeder Version neue Funktionen. Aktuell haben wir neue Möglichkeiten zu den Unternehmen hinzugefügt.
Hinzufügen und Bearbeiten von Unternehmen: Neben dem Feld Unternehmen im rechten Panel kamen 2 Schaltflächen hinzu. Eine dient der Erstellung eines neuen Unternehmens. Durch Drücken wird ein Formular angezeigt. Nach dessen Speicherung wird das Unternehmen in das Adressbuch aufgenommen und automatisch zum gewählten Objekt hinzugefügt. Die zweite Schaltfläche dient der Bearbeitung eines bereits zugewiesenen Unternehmens.
TIPP: Vorerst wird das rechte Panel über die drei Punkte im Kreis
in der Spalte Name der Anforderung aktiviert. Wir arbeiten an einer neuen Art seiner Aktivierung und bringen sie in einer der nächsten Versionen.
Vereinfachung bei der Eingabe von Werten im einfachen Filter
Eines der Entwicklungsziele ist es, kleine Vereinfachungen für Situationen zu bringen, die in CDESK „lästig“ sind. Eine davon war bei der Verwendung des einfachen Filters, bei der sich der Cursor nicht automatisch in das Textfeld des Filters setzte, wenn es sich um eine Textsuche handelte. Das ist ergänzt, und zum Beispiel bei der Auswahl des Filters Name der Anforderung können Sie sofort zu schreiben beginnen, ohne erneut in das Feld klicken zu müssen.
Beim einfachen Filter wurde im Rahmen mancher Spalten auch die Möglichkeit hinzugefügt, Freitext zu verwenden. Es genügt, den gesuchten Ausdruck oder einige Buchstaben einzugeben und die Schaltfläche Anwenden zu drücken, wodurch sofort die Suche gestartet wird.
TIPP: Die Suche mithilfe von Freitext ist auch in vielen weiteren Suchen verfügbar, mithilfe des Schalters Auf Freitext umschalten. Das betrifft Felder, die vorrangig ein Auswahlverzeichnis sind, zum Beispiel Bearbeiter, Wer eingegeben hat.
Korrektur des Ladens der Signatur im Seitenpanel
Sofern eine Standardsignatur des Benutzers eingestellt ist, wird sie jetzt automatisch in einen über das rechte Seitenpanel eingegebenen Diskussionsbeitrag eingefügt.
Hinzugefügte Möglichkeit „ist/ist nicht“ für ausgewählte Spalten in den Modulen Unternehmen, Kontakt und Anforderungen
Der Liste in ausgewählten Modulen haben wir neue Suchbedingungen hinzugefügt. Die Anpassungen sind folgende:
- Modul Unternehmen – hinzugefügte Möglichkeit „Ist/Ist nicht“ für die Spalten Unternehmen/Name
- Modul Kontakt – „Ist/Ist nicht“ für die Spalten Kontakt und Unternehmen/Name
- Modul Anforderungen – „Ist/Ist nicht“ für die Spalte Name der Anforderung
Kalender
Abschaffung des alten Kalenders
Den Betrieb des ursprünglichen Moduls Kalender, das Sie aus älteren Versionen kannten, haben wir endgültig beendet. Alle benötigten Module und Verbesserungen haben wir in den deutlich schnelleren, optimierten und einfacheren Kalender verschoben, den wir in Version 3.2.7 eingeführt haben und mit jeder Version verbessern. Für bestehende Benutzer ist der Übergang zur neuen Version automatisch sichergestellt.
Standardisierung der Objektfarben im Kalender
Mit der neuen Version haben wir Ordnung und Übersichtlichkeit auch in Form von Farben gebracht. Die Module richten sich nach einem vervollständigten Farbschema, dank dessen jedes Modul seine Farbe hat und Sie sie je nach den aktivierten Modulen sehen.
Die Farbanpassungen betreffen auch Unterschiede wie interne Anforderung oder normale (dasselbe Prinzip gilt auch bei den Leistungen).
Visuell haben wir außerdem offene und abgeschlossene Objekte unterschieden. Objekte, an denen noch Arbeitsschritte laufen, sind auf Grundlage des Farbschemas mit einer kräftigen Farbe gekennzeichnet. Abgeschlossene Objekte sind dagegen blass und durchsichtiger, wodurch im Kalender die Objekte hervorstechen, die Aufmerksamkeit erfordern.
Standardmäßig geteilte Filter für Kalender und Anpassung ihrer Sichtbarkeit
Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, gemeinsame Standardfilter zu erstellen und ihre Sichtbarkeit anzupassen. Die Einstellung erfolgt in den Globalen Einstellungen, wo Sie gemeinsame Filter für konkrete Bearbeiter und/oder Bearbeitergruppen erstellen können. Gemeinsame Filter können für die linke und die rechte Liste eingestellt werden. In der linken geht es um das Filtern der Benutzer, in der rechten um das Filtern der Objektstatus.
Bei der Erstellung eines Filters können Sie auch festlegen, wer ihn sehen kann, und zwar durch Anklicken der Kontrollkästchen:
- Für Admins anzeigen – der Filter wird den Administratoren der Umgebung angezeigt. Der Hauptadministrator sieht den Filter immer.
- Für Bearbeiter und Operatoren anzeigen
- Für Kundenkonten anzeigen
Änderung auf „OR“ (Vereinigung) in den Bedingungen für Bearbeiter im Kalender
Bei der Suche nach Objekten im linken Panel des Kalenders wurde bei der Veröffentlichung des Kalenders das Filtern nach „AND“ gewählt, was sich als ungeeignet erwies und auf das Filtern nach mehreren Bedingungen gleichzeitig nach den Werten in geändert wurde
- Benutzern
- Bearbeitern
- Bearbeitergruppen
- Bearbeitern aus der Gruppe – d. h. Mitgliedern der Bearbeitergruppen
Anzeige der Ausleihen im Kalender
Die Ausleihen sind jetzt Teil des Kalenders. Sie werden im rechten Panel zwischen den übrigen Modulen angezeigt, deren Anzeige aktiviert und deaktiviert werden kann. Neben der Anzeigemöglichkeit können Ausleihen direkt im Kalender erstellt werden, wobei eine solche Ausleihe storniert oder über den Kalender als beendet gekennzeichnet werden kann.
Anpassung der Bearbeiterauswahl
Die Auswahl der Bearbeiter/Benutzer oder Gruppen von der linken Seite ist intuitiver. Sofern kein Wert in den Filtern gewählt ist, kann der Benutzer eine beliebige Kombination von Benutzern/Bearbeitern und Gruppen mithilfe der Kontrollkästchen auswählen. Über der Liste gibt es zudem die Möglichkeit, beim Wort Benutzer alles zu markieren.
Nachrichtenverarbeitung
Verhinderung doppelter Anhänge in Anforderungen aus der Nachrichtenverarbeitung
Beim Hinzufügen von Diskussionen per E-Mail kam es in der Vergangenheit zum wiederholten Einfügen gleicher Anhänge (im Format .jpg, .png und andere), zum Beispiel von Symbolen aus E-Mail-Signaturen. In der neuen Version 3.2.8 werden doppelte Anhänge bei der Verarbeitung von Diskussionen über die Nachrichtenverarbeitung automatisch herausgefiltert, damit gleiche Bilder nicht wiederholt eingefügt werden.
Wenn ein Benutzer jedoch denselben Anhang manuell über das Portal hinzufügt, behält das System ihn bei – er wird nicht herausgefiltert.
Eigene (CDESK-)Vorlagen für WhatsApp zur Vereinfachung und Automatisierung der Kommunikation
Zur Einführung dieser Funktionalität erinnern wir daran, dass Sie im Dienst WhatsApp Business neue Nachrichten entweder innerhalb von 24 Stunden ab der ersten Nachricht der Gegenseite (im Rahmen der sogenannten Konversation) senden können oder eine Nachricht mithilfe einer kostenpflichtigen WhatsApp-Vorlage senden.
Aktuell kamen zu den WhatsApp-Chats eigene Vorlagen hinzu, die die Kommunikation beschleunigen und die Empfangsbestätigung automatisieren.
Beginnen Sie die Verwaltung der eigenen Vorlagen mit der Erteilung der Berechtigung in der Einstellung des Benutzers (bzw. der Benutzergruppe), die die Vorlagen zuweisen werden. Vorlagen erstellen und bearbeiten Sie im Reiter Chat-Vorlagen im Menü „Omnichannel“. Sie sind in private und globale unterteilt, es gibt vorbereitete Filter.
Die Verwendung der Vorlagen erfolgt über das Symbol des aufgeschlagenen Buches 
beim Schreiben eines neuen Beitrags. Der Wortlaut der Vorlage wird an der Stelle des Cursors eingefügt.
Begrüßungsnachricht über eine eigene Vorlage und die Konversation bleibt als ohne Antwort gekennzeichnet
WhatsApp Business ermöglicht die Einstellung einer automatischen Antwort an den Kunden, der die Konversation initiiert hat. Diese Nachricht direkt von WhatsApp ist jedoch kostenpflichtig.
In CDESK Omnichannel kam die Funktionalität hinzu, eine Begrüßungsnachricht aus eigenen Vorlagen einzustellen, die nach dem Empfang der „ersten“ Nachricht vom Kunden automatisch und kostenlos gesendet wird.
Außerdem musste sichergestellt werden, dass eine solche Antwort als Nachricht ohne Antwort gilt. Das signalisiert auch das Symbol 
. Der Operator wird so auch auf Konversationen aufmerksam gemacht, die eine weitere Interaktion erfordern.
Anzeige der Information über den Ablauf der Gültigkeit der Konversation
Nach dem Empfang der ersten Nachricht vom Kunden in ein WhatsApp-Business-Konto, das Sie in CDESK angebunden haben, startet für den Operator eine 24-stündige Frist, während der er dem Kunden mithilfe einer Vorlage oder eigenen Texts antworten darf. Zuletzt haben wir unter jede Konversation einen Zeitmesser hinzugefügt, der die verbleibende Zeit in der erwähnten Frist anzeigt. Sobald die Zeit abläuft, ändert der Zeitmesser seine Farbe auf rot, und für die weitere Kommunikation seitens des Operators muss eine Nachricht aus den kostenpflichtigen WhatsApp-Vorlagen gesendet werden. Um eine 24-stündige kostenlose Konversation zu öffnen, müssen Sie ohnehin auf eine Reaktion des Kunden warten. Wenn Sie also weiter kommunizieren müssen, formulieren Sie den Wortlaut der Vorlage so, dass der Kunde sich bei Ihnen meldet. Zum Beispiel: Ihre Anforderung ist in Bearbeitung gegangen, aber wir benötigen ergänzende Informationen von Ihnen. Kontaktieren Sie uns mit einer Antwort auf diese Nachricht.
Aufträge
Export der Pauschalen
Im Abschnitt Berichte > Aufträge kam der Bericht der Pauschalen hinzu. Hier kann ein Auftrag für ein konkretes Unternehmen gewählt, der Name des Berichts ausgewählt und er in der Vorschau angezeigt werden. Ist kein Unternehmen gewählt, werden alle aktiven Pauschalen aller Aufträge und Unternehmen angezeigt. Der Bericht kann im Format XLSX heruntergeladen werden.
Teil des Berichts ist:
- Unternehmen
- Auftrag (Nummer und Name)
- Auftragscode
- Pauschale
- Preis der Pauschale
- Vorausbezahlte Stunden
- Satz nach Überschreitung
- Währung
- Aus der Vergangenheit übertragen
Genehmigung
Vereinfachung des Dialogs bei der freien Genehmigung
Die freie Genehmigung ist die klare Wahl für Firmen ohne feste Genehmigungsstruktur. Genehmiger kann jeder Benutzer aus der Gruppe APP (Approver) sein.
Das Formular der freien Genehmigung hat außerdem mehrere Änderungen durchlaufen und ist für die übliche Nutzung einfacher. Mehrere Felder und Möglichkeiten im Formular können in den Einstellungen deaktiviert werden. Die freie Genehmigung ist schnell und ohne überflüssige Felder.
Die Beschreibung bei der Erstellung einer freien Genehmigung ist nicht mehr erforderlich, und dieses Feld kann in der Vorlage der freien Genehmigung als Deaktiviert, Optional oder Erforderlich gekennzeichnet werden. Das Feld Auswertung der Genehmigung kann ebenfalls ausgeblendet werden, und ebenso kam die Möglichkeit hinzu, das Hinzufügen von Anhängen im Formular zu deaktivieren.
Der Name der Genehmigung ist im Formular nicht mehr als eigenständiges Feld vertreten, sondern befindet sich unter dem Titel des Fensters angegeben (siehe Abbildung unten). Das Ergebnis ist ein sauberes Formular, dessen Ausfüllen intuitiv ist und ein paar Sekunden dauert.
Benutzer und Gruppen
Das Konto des Hauptadministrators ist zusätzlich gegen Deaktivierung oder Löschung geschützt
Das Konto des Hauptadministrators der Umgebung hat aus historischen Gründen eine besondere Stellung. Es ist fest mit der Funktionsfähigkeit der CDESK-Umgebung selbst verbunden. Seine Deaktivierung bedeutet die Sperrung der gesamten Umgebung. Gelegentlich gelang es einigen Benutzern, dieses Konto zu deaktivieren, und dadurch wurde CDESK für die gesamte Firma unzugänglich.
Daher wurde ein Schutz gegen die Deaktivierung dieses Kontos direkt aus der CDESK-Umgebung eingearbeitet. Sollte es dennoch notwendig sein, dieses Konto zu deaktivieren (d. h. auch mit der zugehörigen CDESK-Umgebung), ist dem Administrator des CDESK-Servers die Deaktivierung über die „root“-Umgebung ermöglicht.