Neue automatisierte Reports für die meisten Module. Sie ermöglichen den automatischen Versand per E-Mail oder das Speichern in eine Datei nach Zeitplan
Version 3.2.1 bringt automatisierte Reports, mit denen Sie Reports schnell in dem Modul erstellen, in dem Sie sich gerade befinden. Es genügt, einen Filter einzustellen und anschließend im Hamburger-Menü die Option Neuen Report anlegen auszuwählen.
Neben dem Inhalt des Reports können der Zeitplan der Generierung und der automatische Versand per E-Mail oder das Speichern auf einem FTP-Server konfiguriert werden. Empfänger des Reports können in CDESK registrierte Benutzer und auch externe Adressen sein.
Die Vorschriften aller Reports finden Sie unter Reports -> Liste der Reports, von wo aus Sie die Reports auch manuell direkt auf Ihren Computer herunterladen können. Die Reports können in den Formaten CSV, XLS, XSLX, DOCX, PDF und HTML vorliegen. Die Auswahl der Formate richtet sich danach, welche in den einzelnen Modulen eingearbeitet sind.
Für Konfigurationselemente wurde die neue Funktionalität Erinnerungsfunktion hinzugefügt, die an Termine erinnert, wie zum Beispiel den Ablauf des Supports oder eines Zertifikats, einen bevorstehenden Revisionstermin …
In Version 3.2.1 kommt für die Konfigurationsdatenbank die neue Funktion Erinnerungsfunktion. Wie der Name schon sagt, dient diese Funktionalität dazu, an wichtige Termine im Zusammenhang mit Konfigurationselementen zu erinnern.
Die Datumserinnerung kann im Rahmen eines beliebigen benutzerdefinierten Feldes eingestellt werden, das dem Typ des Konfigurationselements hinzugefügt ist. Dieses Feld wird anschließend an jedem Konfigurationselement angezeigt, das diesem Typ zugeordnet ist.
Bei der Konfiguration der Erinnerungsfunktion wird eingestellt, wie viele Tage vor und nach dem Termin automatisch eine Anforderung generiert werden kann und in welcher Farbe das Element zum jeweiligen Zeitpunkt in der Liste der Elemente hinterlegt wird.
Zur besseren Übersicht wurde im Menü unter Konfigurationsdatenbank eine neue Liste der Erinnerungen hinzugefügt, in der alle Elemente mit einem eingestellten Termin angezeigt werden, nach dem Erinnerungen generiert werden.
Im Modul Aufgaben kam ein einfacher Filter hinzu
Der einfache Filter befand sich bisher nur in der Liste der Anforderungen. Mit dem letzten Update wurde er auch in die Liste der Aufgaben aufgenommen.
Im einfachen Filter befinden sich nur die am häufigsten verwendeten Bedingungen, und er bietet zugleich eine einfachere Bedienung. Im Vergleich zum erweiterten Filter ist die Arbeit mit dem einfachen Filter daher schneller. Der erweiterte Filter enthält jedoch alle Bedingungen und ermöglicht eine Konfiguration der Bedingungen, die im einfachen Filter nicht möglich ist.
Mehr über die Verwendung des einfachen Filters erfahren Sie in einem separaten Handbuch.
Anforderungen
Aus einem Diskussionsbeitrag kann ein Eintrag in Ext-mail gespeichert werden
Nach dem Absenden einer Diskussion ist es nun möglich, den Beitrag als Ext-mail zu speichern. Im Hamburger-Menü, das an dem betreffenden Diskussionsbeitrag angezeigt wird, ist die Option Ext-mail erstellen auszuwählen. Anschließend öffnet sich ein modales Fenster zur Erstellung eines neuen Ext-mails, wobei der Inhalt der Diskussion automatisch als Beschreibung der Nachricht eingefügt wird.
Beim Verfassen von Ext-mails werden bereits Entwürfe erstellt
Bisher war es nicht möglich, aus einem begonnenen Beitrag in Ext-mail Entwürfe zu erstellen. Wenn der Beitrag nicht gesendet wurde, war er nirgends gespeichert. Diese Funktionalität wurde in Version 3.2.1 ergänzt. Im Entwurf werden der Empfänger, die Kopie, hinzugefügte Anhänge, markierte angehängte Attribute und Anhänge aus der Anforderung, die ausgewählte Vorlage und auch die Signatur gespeichert.
Im Widget Meine Anforderungen wurden im Bereich Ich bin Antragsteller unter den Nicht abgeschlossenen Anforderungen Anforderungen im Status Abgeschlossen hinzugefügt, wenn der Status Akzeptierter Abschluss eingeschaltet ist
Das Widget Meine Anforderungen zur Bearbeitung in Zahlen enthält drei Bereiche: Bearbeiter bin ich, Meine Bearbeitergruppen und Ich bin Antragsteller. Mit dem Update 3.2.1 wurde eine Änderung für die Anzeige der Anzahl im Bereich Ich bin Antragsteller vorgenommen, wo die Gesamtzahl der nicht abgeschlossenen Anforderungen angezeigt wird.
Wenn auf der Umgebung der Status Akzeptierter Abschluss verwendet wird, werden zu den nicht abgeschlossenen Anforderungen auch Anforderungen im Status Abgeschlossen gezählt. Wenn jedoch auf der Umgebung der Status Akzeptierter Abschluss nicht verwendet wird, gilt der Status Abgeschlossen als finaler Status des Abschlusses der Anforderung. Daher werden Anforderungen in diesem Status nicht unter den Nicht abgeschlossenen Anforderungen angezeigt.
In der Anforderungsvorlage kam ein neuer Bereich für die eigene Einstellung der Sichtbarkeit und Pflicht der Fristen hinzu
Die Einstellung, welche Fristen an der Anforderung erfasst werden und deren Pflicht, wurde bisher nur global für alle Anforderungen in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Grundeinstellungen eingestellt. Mit Version 3.2.1 kam die Möglichkeit hinzu, die Fristen gesondert für jede Anforderungsvorlage zu konfigurieren. Wenn eine Frist in den globalen Einstellungen eingeschaltet ist, kann in der Vorlage ihre Sichtbarkeit und Pflicht unabhängig von den globalen Einstellungen eingestellt werden. Alle diese Einstellungen werden in der Vorlage im Bereich Fristen der Anforderung konfiguriert.
Die Anzeige der Liste der Betriebe im Detail der Anforderung wurde auch für kleinere Auflösungen optimiert
In den vorherigen Versionen wurde das Fenster zur Auswahl der Betriebe im Detail der Anforderung nicht vollständig angezeigt, wenn eine niedrigere Auflösung eingestellt war. Daher kam mit Version 3.2.1 eine Optimierung, damit die Auswahl der Betriebe auch bei niedrigeren Auflösungen problemlos ist.
Leistungen
In den PDF-Export der Liste der Leistungen können auch die in der Liste der Leistungen angezeigten Urlaubsanträge einbezogen werden
Das vorherige Update brachte die Funktion, dass in der Liste der Leistungen auch Urlaubsanträge angezeigt werden. Nun wurde ergänzt, dass die Einträge aus den Urlaubsanträgen auch in den PDF-Export der Liste der Leistungen einbezogen werden.
Projekte und Projektaufträge
Im Gantt-Diagramm wurde die obere Leiste verankert. Beim Scrollen wird sie weiterhin oben angezeigt
Oben im Gantt-Diagramm wird eine Leiste angezeigt, die Bedienelemente enthält. Diese Leiste wurde nun verankert, damit sie auch beim Scrollen nach unten weiterhin oben angezeigt wird.
Im Gantt-Diagramm kam eine schwebende Schaltfläche Speichern hinzu
Im System CDESK werden standardmäßig schwebende Schaltflächen verwendet, die auf der rechten Seite des Eintrags verankert sind. Ab Version 3.2.1 wird die schwebende Schaltfläche zum Speichern auch im Gantt-Diagramm angezeigt.
In der Projektdokumentation wird der Bereich zum Hochladen eines Anhangs auch dann angezeigt, wenn keine Projektdokumentation hochgeladen ist
Mit dem letzten Update wurde ergänzt, dass im Reiter Projektdokumentation das Feld zum Hochladen von Anhängen auch dann angezeigt wird, wenn keine Projektdokumentation hochgeladen ist. In den vorherigen Versionen von CDESK wurde es erst angezeigt, nachdem ein Anhang am Projekt / an der Projektdokumentation als Projektdokumentation markiert wurde.
Auf der Eingangsrechnung wird die Subunternehmerleistung automatisch vorausgefüllt, wenn der verknüpfte Projektauftrag genau eine Subunternehmerleistung verknüpft hat
Das neue Update vereinfacht auch die Auswahl der Subunternehmerleistung auf der Eingangsrechnung. Wenn der verknüpfte Projektauftrag nur eine Subunternehmerleistung hat, wird diese Subunternehmerleistung auf der Eingangsrechnung automatisch vorausgefüllt.
Wenn der Kunde am Projektauftrag automatisch geändert wird, wird die Änderung in die Historie des Projektauftrags geschrieben
Wenn am Projekt der Kunde geändert wird, wird er automatisch auch am verknüpften Projektauftrag geändert. Ab jetzt wird auch diese Änderung im Reiter Historie am Projektauftrag eingetragen.
Angebote
Anpassung des Angebotsexports, sodass er nur akzeptierte Posten enthält
In den vorherigen Versionen wurden beim Export eines Angebots auch nicht akzeptierte Posten exportiert. Ab Version 3.2.1 werden in den Export nur akzeptierte Posten einbezogen.
Im Detail des Angebots wurden die Spalten zu den einzelnen Posten neu angeordnet. Zuerst wird die angebotene Menge / Preis und dann die akzeptierte Menge / Preis angezeigt
In der Zusammenfassung des Angebots befinden sich Spalten mit der Information über die Menge, über den Preis ohne MwSt und über den Preis mit MwSt. Jede Spalte ist so unterteilt, dass sie den angebotenen und den akzeptierten Wert anzeigt. In Version 3.2.1 wurde eine Anpassung vorgenommen, damit zuerst der angebotene Wert und dann der akzeptierte angezeigt wird.
Nachrichtenverarbeitung
Bei der Nachrichtenverarbeitung wird automatisch eine Anforderung auch aus einer Nachricht angelegt, die keinen Text enthält. In die Beschreibung der Anforderung wird automatisch ergänzt: „ ~empty message ~ “
Das Modul Nachrichtenverarbeitung ermöglicht es, Anforderungen aus empfangenen Nachrichten zu erstellen. Zugleich ist beim Erstellen einer Anforderung die Angabe einer Beschreibung verpflichtend, andernfalls wird die Anforderung nicht gespeichert. In der Praxis kann jedoch die Situation eintreten, dass ins System CDESK eine Nachricht kommt, die keine Beschreibung enthält, nur einen Betreff. Damit auch aus solchen Nachrichten durch automatische Verarbeitung Anforderungen angelegt werden können, wird in die Beschreibung der Anforderung der Text „~empty message ~ “ eingefügt.
Konfigurationsdatenbank
Im Detail eines Konfigurationselements wird die Beschreibung bei seinem Namen am Anfang des Bildschirms angezeigt
Wenn an einem Konfigurationselement eine Beschreibung hinzugefügt ist, wird sie in seinem Detail neben dem Namen angezeigt.
Dokumente
In der Liste der Eingangsrechnungen und Belege wurde die Möglichkeit der Spaltenauswahl eingearbeitet
Die Spalten, die in der Liste angezeigt werden sollen, werden im System CDESK standardmäßig mit dem Zahnradsymbol eingestellt. Diese Spaltenauswahl wurde nun auch in die Liste der Eingangsrechnungen und Belege eingearbeitet.
In den Spalten Name des Projektauftrags und Code des Projektauftrags in der Liste der Ausgangsrechnungen werden die Namen / Codes aller mit dem betreffenden Projektauftrag verknüpften Projektaufträge angezeigt
In der Liste der Ausgangsrechnungen werden auch die Spalten Name des Projektauftrags und Code des Projektauftrags angezeigt. Nun wurde ergänzt, dass in diesen Spalten die Namen / Codes aller mit dem betreffenden Projektauftrag verknüpften Projektaufträge angezeigt werden.
In der Liste der Ausgangsrechnungen wird der zuletzt eingestellte Filter gespeichert
Ab Version 3.2.1 wird in der Liste der Ausgangsrechnungen der zuletzt eingestellte Filter gespeichert. Das bedeutet, dass der Filter nach dem Verlassen dieses Moduls nicht zurückgesetzt wird, sondern auch dann eingestellt ist, wenn Sie erneut in das Modul zurückkehren.
Urlaubsanträge
Es wurde eine Warnung für den Fall ergänzt, dass die Vertretung am Antrag nicht die gesamte Dauer des Antrags abdeckt
Es kann die Situation eintreten, dass eine am Urlaubsantrag eingestellte Vertretung eine kürzere Dauer hätte als der Antrag selbst. Es wurde ergänzt, dass in solchen Fällen eine Meldung darüber angezeigt wird, dass die Vertretung nicht die gesamte Dauer des Urlaubsantrags abdeckt. Die Meldung wird angezeigt, wenn die Vertretung am Antrag verpflichtend ist und der Antrag im Status In Vorbereitung ist.
Anpassung der Anzeige des Urlaubsantrags im Kalender auf die Form Vollständiger Name des Benutzers und Urlaubstyp
Das Format für die Anzeige des Urlaubsantrags im Kalender wurde angepasst. Nun wird es in der Form angezeigt: Vollständiger Name des Benutzers, Urlaubstyp
Eigene Druckberichte
In eigene Druckberichte können benutzerdefinierte Felder aus Adressbuch -> Unternehmen einbezogen werden
Im Detail des Unternehmens im Reiter Sonstige Informationen können für das betreffende Unternehmen benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden. Wenn diese Felder global sind, können Sie sie auch in eigene Druckberichte einbeziehen.
Benutzerdefinierte Felder
Die Namen der Checkboxen werden übersichtlicher direkt neben dem Kontrollkästchen angezeigt
In den vorherigen Versionen des Systems CDESK wurden die Kontrollkästchen unter den Namen der Checkboxen angezeigt. Damit die Anzeige übersichtlicher ist, haben wir diese Anzeige so angepasst, dass die Namen direkt neben den Kontrollkästchen angezeigt werden.
Genehmigung
Beim Eingeben einer freien Genehmigung wird die Vorlage vorausgefüllt, wenn nur eine Vorlage für die freie Genehmigung erstellt ist
Damit ein Prozess der freien Genehmigung erstellt werden kann, ist es notwendig, mindestens eine Vorlage für diesen Genehmigungstyp angelegt zu haben. Wenn auf der Umgebung genau eine Vorlage angelegt ist, wird sie beim Eingeben einer freien Genehmigung automatisch vorausgefüllt.
