Kategorien von Anforderungen
Das Update 3.1.4 brachte Kategorien von Anforderungen, die eine neue Möglichkeit bieten, fremde Anforderungen einzuschränken. Wenn Sie eine Anforderung einer Kategorie zuordnen, auf die der Beauftragte keinen Zugriff hat, erreichen Sie, dass der Benutzer die Anforderungen dieser Kategorie nicht sieht. Diese Einschränkung funktioniert nur bei Benutzern, die die Berechtigung Zugriff auf fremde aktiviert haben.
Die Kategorien von Anforderungen erstellen Sie selbst in den globalen Einstellungen. In den Kontoeinstellungen wird anschließend die neue Registerkarte Kategorien von Anforderungen angezeigt, in der Sie Anforderungen nach Kategorie zugänglich machen.
CDESK enthält keine vordefinierten Kategorien.
Steuerung des Zugriffs auf Anforderungen auf Grundlage der Organisationsstruktur
Neben den Kategorien von Anforderungen brachte das letzte Update die Möglichkeit, den Zugriff auf Grundlage der Organisationsstruktur zu steuern. Einem Benutzer können die Anforderungen zugänglich gemacht werden, die zu seiner Organisationseinheit und zu den ihr untergeordneten Einheiten gehören. Neben der eigenen Organisationseinheit kann dem Benutzer in den Berechtigungen auch der Zugriff auf Anforderungen weiterer Organisationseinheiten zugewiesen werden. Für die Einstellung des Zugriffs auf Grundlage der Organisationsstruktur ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer die Berechtigung für den Zugriff auf fremde Anforderungen aktiviert hat.
Die Organisationsstruktur wird in CDESK dank des AD/LDAP-Konnektors erfasst, den wir in einem eigenständigen Handbuch vorgestellt haben. Nach der Konfiguration des Konnektors wird im Benutzerformular die Registerkarte Organisationsstruktur angezeigt, in der die Organisationsstruktur der Firma dargestellt ist.
Im Anforderungsformular wird ein Feld zugänglich, das die Auswahl der Organisationseinheit ermöglicht, zu der die jeweilige Anforderung gehört. Die Organisationseinheit wird mit der Einheit vorausgefüllt, zu der der Antragsteller gehört.
Damit Sie gut mit der Organisationsstruktur arbeiten können, haben wir auch weitere Funktionen hinzugefügt. In der Anforderungsliste gibt es die neue Spalte Organisationsstruktur , die auch in den Export einbezogen werden kann. Auf Grundlage der Organisationsstruktur können die Datensätze in der Anforderungsliste gefiltert werden.
Zusammenfassung der Zugriffe auf Anforderungen:
Da in dieser Version zwei neue Arten der Zugriffssteuerung auf Anforderungen hinzugekommen sind, führen wir der Übersichtlichkeit halber alle Arten der Zugriffssteuerung auf:
- Zugriff auf eigene – der Benutzer sieht die Anforderungen:
- die er erstellt hat
- bei denen er Beauftragter
- bei denen er Verantwortlicher
- bei denen er Hilfsbeauftragter
- bei denen er im Feld Angefordert von/Beantragt für
- bei denen er Ersatz einer der oben genannten Rollen ist
- Zugriff auf fremde – sichtbar sind alle Anforderungen der sichtbaren Firmen, sofern auf sie nicht eine der folgenden Einschränkungen angewendet wird:
- Zugriff nach Servicebereich
- Zugriff nach Kategorie
- Zugriff nach Deal – fremde Anforderungen in den Deals, auf die der Benutzer Zugriff hat, sind automatisch sichtbar
- Zugriff auf Grundlage der Organisationsstruktur – der Benutzer sieht fremde Anforderungen auf Grundlage der aktivierten Berechtigung Sichtbarkeit von Anforderungen nach Organisationseinheit und der Zuordnung der Anforderung zu dieser Einheit.
Kontoname und optionale Zeichenkette als Absendername in der Diskussion
Das Update 3.1.4 brachte auch Verbesserungen bei den Benachrichtigungen zu Anforderungen. In den globalen Einstellungen der Benachrichtigungen kam die Möglichkeit hinzu, den Absendernamen beim Versenden von Benachrichtigungen aus der Diskussion mit dem Kunden und aus der internen Diskussion zu konfigurieren. Bisher wurde in diesen Benachrichtigungen nur der der Absenderadresse zugeordnete Name angezeigt. Nun kann eingestellt werden, dass der Name des Benutzers und eine frei konfigurierbare Zeichenkette angezeigt werden.
Versand ausgestellter Rechnungen per E-Mail direkt aus CDESK
Eine weitere Neuerung ist der Versand von Rechnungen per E-Mail bei ihrer Ausstellung. In der Liste der anstehenden Rechnungen kam eine Spalte hinzu, in der markiert werden kann, welche Rechnungen per E-Mail versendet werden. Ein solcher Versand wird auch bei der Massenausstellung von Rechnungen im Hintergrund unterstützt.
Die versendete Benachrichtigung enthält den Betrag der ausgestellten Rechnung, die Zahlungsdaten, das Fälligkeits-, Liefer- und Ausstellungsdatum sowie den Namen des Kunden und des Lieferanten. Im Anhang der E-Mail befindet sich die ausgestellte Rechnung im PDF-Format. Über die E-Mail-Benachrichtigung kann die Rechnung zudem in CDESK geöffnet werden.
Eine ausgestellte Rechnung kann auch außerhalb des Prozesses der Erstellung von Steuerbelegen versendet werden. Im Formular der ausgestellten Rechnung kam die Schaltfläche Per E-Mail senden hinzu. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche wird ein modales Fenster mit der Liste der Adressen angezeigt, an die die Rechnung versendet wird. Diese vorausgefüllten Adressen gehören zu den Kontakten, die als Kontakte für den Rechnungsversand eingestellt sind. Die Liste der Adressen, an die die Rechnung versendet wird, können Sie jedoch manuell erweitern.
Mit diesen Funktionen wurde in den Einstellungen der Benachrichtigungen das neue Feld Fakturierung hinzugefügt, in dem die Rollen für den Empfang von Rechnungen konfiguriert werden können. Zur Auswahl stehen folgende Optionen:
- Kontakt für den Rechnungsversand
- Rechnungsaussteller
- Angemeldeter Benutzer
- Vorgesetzter des Rechnungsausstellers
Möglichkeit, Zusatzeigenschaften in Registerkarten anzuzeigen
Bei der Nutzung von CDESK kann es vorkommen, dass ein Formular eine größere Menge an Zusatzeigenschaften enthält. Damit der Datensatz nicht zu lang ist und damit sich die Eigenschaften nach inhaltlichen Bereichen ordnen lassen, haben wir im letzten Update eine neue Möglichkeit zur Einteilung in Registerkarten eingeführt. Die Registerkarten können für jedes Formular separat sowie ebenso separat für jede Anforderungsvorlage konfiguriert werden. Direkt im Formular werden sie als Schaltflächen angezeigt, und nach dem Klick auf sie werden die jeweiligen Zusatzeigenschaften angezeigt.
Summe der internen Leistungen in der Übersicht der Inanspruchnahme von Buchungsposten
Im Anforderungsformular unter dem Feld Auftrag kann eine Übersicht der Inanspruchnahme von Buchungsposten angezeigt werden. Mit dem letzten Update wurden in diese Übersicht auch die internen Leistungen einbezogen. Die mit den internen Leistungen verbundenen Übersichten werden in einer separaten Spalte angezeigt und stehen nur Benutzern mit der Berechtigung für den Zugriff auf interne Leistungen zur Verfügung.
Die Notiz für Bearbeiter wurde in Interne Diskussion umbenannt
Mit dem letzten Update wurde im gesamten CDESK die Notiz für Bearbeiter in Interne Diskussion umbenannt.
Neue Farben für die Kacheln des Anforderungskatalogs
Eine kleine Änderung erfuhr auch der Anforderungskatalog. In der Farbauswahl für die Kacheln des Anforderungskatalogs wurden neue Farben hinzugefügt.
Pflichtfeld Lösung beim Abschluss der Anforderung
Für die Anzeige des Feldes Lösung wurden in den globalen Einstellungen die Optionen Deaktiviert, Optional und Pflicht hinzugefügt. Bei der Wahl der Option Pflicht wird das Ausfüllen nur in den Fällen geprüft, in denen die Anforderung in den Status Abgeschlossen übergeht. Dies kann beim manuellen Umschalten des Status, beim schnellen Abschluss der Anforderung, beim Abschluss über eine Leistung oder beim automatischen Abschluss nach dem Schließen der verknüpften Arbeitsaufträge geschehen.
Filterung der Anforderungsliste nach verpasster Reaktionsfrist
In der Anforderungsliste wurden für die Filterbedingung Reaktionsfrist zwei neue Optionen hinzugefügt: verpasst und fristgerecht. Durch die Wahl der Option verpasst werden nur Anforderungen mit verpasster Reaktionsfrist angezeigt. Umgekehrt zeigt die Option fristgerecht alle Anforderungen an, bei denen das erfasste Datum kleiner oder gleich der eingestellten Reaktionsfrist ist.
Filterung in der Liste der Vorschriften für regelmäßige Anforderungen nach dem nächsten / letzten Generierungsdatum
Im erweiterten Filter in der Liste der Vorschriften für regelmäßige Anforderungen kam eine neue Bedingung Generierung von Anforderungen hinzu. Sie ermöglicht die Filterung nach dem nächsten und letzten Generierungsdatum. Sie enthält Optionen, die eine manuelle Einstellung der Zeit / des Zeitintervalls ermöglichen, sowie Optionen zur einfachen Eingrenzung der Zeit, zum Beispiel heute, gestern, letzter Monat.
Bedingung Alle im einfachen Filter der Anforderungsliste
Im einfachen Filter wurde in der Bedingung Bearbeiter die Option Alle hinzugefügt, die es ermöglicht, die Datensätze aller Bearbeiter anzuzeigen. Bisher war eine solche Konfiguration nur über den erweiterten Filter möglich.
Ebenso wurde die Kennzeichnung der übrigen Optionen geändert. Bei der Wahl der Bedingung Alle wird die Kennzeichnung der übrigen Optionen in der Bedingung Bearbeiter aufgehoben. Die Option Alle befand sich bereits früher im einfachen Filter in der Bedingung Status. Eine solche Art der Kennzeichnung wurde auch in dieser Bedingung angewendet.
Hilfetexte in den globalen Einstellungen der Anforderungen
Damit die Nutzung von CDESK intuitiver und komfortabler wird, haben wir in den globalen Einstellungen der Anforderungen zu jeder Einstellung Symbole hinzugefügt, die über die Bedeutung der jeweiligen Einstellung informieren. In den Fällen, in denen eine Einstellung dem Aktivieren eines Feldes dient, haben wir auch die Information hinzugefügt, dass die Anzeige des Feldes neben den globalen Einstellungen auch von Berechtigungen abhängig ist. Solche Hilfetexte planen wir in Zukunft auch in den globalen Einstellungen weiterer Module hinzuzufügen.
Prüfung der korrekten Schreibweise von E-Mail-Adressen
Beim Versenden von Beiträgen auf den Registerkarten Diskussion und Ext-Mail in einer Anforderung können zu den vorausgefüllten Adressen manuell auch weitere Adressen eingetragen werden. In einem solchen Fall kann es jedoch vorkommen, dass eine manuell eingefügte Adresse nicht in der richtigen Form geschrieben ist und der Benutzer darüber nicht informiert wird. Deshalb haben wir eine neue Funktion zur Prüfung der korrekten Schreibweise einer manuell eingefügten Adresse hinzugefügt. Wenn der Benutzer nun versucht, einen Beitrag mit einer falschen Adresse zu versenden, wird ein Hinweis angezeigt, dass die Adresse nicht korrekt geschrieben ist.
Verschiebung des Moduls Anforderungen im Menü
In der vorherigen Version von CDESK wurde das Modul Dokumente hinzugefügt, wodurch sich jedoch die Anforderungen nach unten verschoben. Aufgrund der Wichtigkeit des Moduls Anforderungen haben wir es in dieser Version im Menü über Aufträge und Dokumente verschoben.
Behebung des Fehlers mit dem Verlust nachträglich hinzugefügter Empfänger bei weiteren Beiträgen
In den vorherigen Versionen von CDESK trat ein Fehler auf, dass beim Antworten auf einen Beitrag, der manuell eingefügte Empfänger enthielt, diese Empfänger in der Antwort nicht enthalten waren. Deshalb erhielten die Antwort nur die automatisch hinzugefügten Empfänger. Mit dem letzten Update haben wir diesen Fehler behoben.
Neue Bedingung für den erweiterten Filter – Fakturierungsdatum der Leistung
In der Leistungsliste befindet sich bereits früher die Spalte Fakturierungsdatum, die auch in Exporte einbezogen werden konnte. Ab der letzten Version wird es möglich sein, die Datensätze auch nach dieser Spalte zu filtern. Das Fakturierungsdatum wurde als Bedingung in den erweiterten Filter hinzugefügt.
Stärkung der Verbindung zwischen dem Unternehmen im Adressbuch und der Buchungseinheit
Mit dem Update 3.1.4 wurden auch die Einstellungen zur Buchhaltung geändert. Eine Buchungseinheit kann von nun an nur für ein Unternehmen eingestellt werden. Ein Unternehmen im Adressbuch kann als eigenständige Buchungseinheit definiert werden. Das bedeutet, dass, wenn zu dem betreffenden Unternehmen bereits eine Buchungseinheit existiert, dieses Unternehmen beim Erstellen einer neuen Buchungseinheit nicht mehr angezeigt wird.
Die Daten der Buchungseinheit werden mit den Daten der Unternehmen synchronisiert, zu denen die Buchungseinheiten gehören. Synchronisiert werden die folgenden Daten: ICO, DIC, USt-IdNr., USt-Pflichtiger, Zahlungsfrist der Rechnungen und Datum der steuerpflichtigen Leistung. Dadurch wird die Situation vermieden, in der ein Unternehmen andere Rechnungsdaten eingestellt hätte als die Buchungseinheit.
In Zukunft werden die Buchungseinheiten in Angebote und Bestellungen integriert, und unter den Rechnungen wird die Funktionalität der Buchungseinheiten erweitert, sodass die einzelnen Dokumente das Logo des mit der betreffenden Buchungseinheit verbundenen Unternehmens tragen.
Neue Registerkarte – Verbindung mit ERP
Wenn in CDESK der Konnektor Abra Flexi aktiviert ist, wird auf der ausgestellten Rechnung die Registerkarte Verbindung mit ERP angezeigt. Auf der Registerkarte befindet sich ein Link zur Weiterleitung in die Wirtschaftssoftware Abra Flexi. Zugleich mit dieser Änderung wurde auf der ausgestellten Rechnung die Registerkarte Informationen entfernt.
Neue Spalten im Bereich Bankkonten beim Unternehmen
Mit dem letzten Update wurde im Unternehmensformular der Bereich Bankkonten angepasst. Es wurden neue Spalten hinzugefügt: Kontoname, IBAN / Inländisch, Kontonummer und Währung.
Der in der Spalte Kontoname eingetragene Wert wird auf der Rechnung angezeigt. In der Spalte IBAN / Inländisch kann ausgewählt werden, ob Sie das Konto in der Form IBAN oder in der Form Kontovorwahl / Grundkontonummer / Bankleitzahl eingeben. Die Spalte Kontonummer dient direkt zur Eingabe der Kontonummer, und in der Spalte Währung kann eingestellt werden, für welche Währungen auf der Rechnung das Konto verfügbar sein wird. Zum Beispiel wird bei der Wahl der Option Euro das betreffende Bankkonto nur auf Rechnungen angeboten, die in Euro ausgestellt werden.
Manuelle Nachrichtenverarbeitung als Ext-Mail in einer Anforderung
Bei der manuellen Verarbeitung einer Nachricht zur Verarbeitung ist es von nun an möglich, die Nachricht als Ext-Mail zu einer Anforderung hinzuzufügen. Diese Option kann über das Kontextmenü in der Liste der zu verarbeitenden Nachrichten oder über die Schaltfläche Aktion nach dem Öffnen der konkreten Nachricht gewählt werden.
Im Formular eines konkreten Datensatzes wird die Überschrift Zusatzeigenschaften nicht mehr angezeigt
Damit das Formular möglichst kompakt ist, haben wir aus den Datensätzen der Anforderungen und Arbeitsaufträge die Überschrift Zusatzeigenschaften entfernt. Dadurch sind die Felder der Zusatzeigenschaften stärker mit dem übrigen Formular verbunden. In den Einstellungen der Anforderungen, Arbeitsaufträge sowie auch in den Vorlagen der Anforderungen und Arbeitsaufträge blieb diese Überschrift erhalten.
Entfernung der Schaltfläche zum Hinzufügen von Zusatzeigenschaften über Formulare
Aus den einzelnen Formularen wurden ebenfalls die Schaltflächen zum Hinzufügen von Zusatzeigenschaften entfernt. Diese Änderung betrifft nicht mehr nur die Anforderungen und Arbeitsaufträge, sondern die Formulare aller Module, in denen sich Zusatzeigenschaften befinden.
Die Felder der Zusatzeigenschaften können somit bereits in den globalen Einstellungen des betreffenden Moduls hinzugefügt werden. Im Fall der Anforderungen und Arbeitsaufträge ist das Hinzufügen auch über Vorlagen und bei der Konfigurationsdatenbank über CI-Typen möglich.
Neue Berechtigung für die Einstellung Als Genehmiger anbieten
In den Berechtigungen im Bereich Genehmigung -> Als Genehmiger anbieten wurde eine neue Berechtigung Genehmigung von Urlaubsanträgen hinzugefügt. Ein Benutzer, der diese Berechtigung aktiviert hat und zugleich zur Gruppe Approver gehört, kann Urlaubsanträge genehmigen.
Im JIRA-Konnektor können einem JIRA-Projekt mehrere CDESK-Aufträge hinzugefügt werden
Bei der Konfiguration des JIRA-Konnektors war es nicht möglich, mehrere Aufträge für ein JIRA-Projekt auszuwählen. Diese Funktionalität wurde in der Version CDESK 3.1.4 ergänzt. Mehr über den JIRA-Konnektor erfahren Sie im eigenständigen Handbuch.
Verkleinerung des Feldes zum Hochladen von Anhängen
Mit dem Update 3.1.4 wurde auch das Feld zum Hochladen von Anhängen geändert. Von nun an wird es kleiner und in einem moderneren Design sein.
