JIRA Konnektor

Vorteile der Nutzung des JIRA Konnektors

Der JIRA Konnektor erweitert die Einsatzmöglichkeiten von CDESK in IT-Unternehmen, aber auch in anderen Firmen, die die Dienste von Programmierern nutzen. Er ermöglicht nämlich die Verknüpfung mit der Software JIRA , die für die Organisation der Programmierarbeit und das Projektmanagement bestimmt ist. Dank dieser Verknüpfung ist es möglich, eine CDESK-Anforderung mit einer bestehenden JIRA-Aufgabe zu verbinden oder direkt aus der Anforderung eine neue Aufgabe zu erstellen.

Derzeit ist die Verknüpfung mit einem auf einem lokalen Server installierten JIRA voll funktionsfähig. Die Verbindung mit der Cloud-Version von JIRA stellen wir je nach Nachfrage fertig.

Einstellung der Verknüpfung von CDESK und JIRA

Hinzufügen des JIRA Konnektors in CDESK und Aktivierung der JIRA REST API

Damit der JIRA Konnektor verwendet werden kann, muss er zunächst hinzugefügt und konfiguriert werden. Um den JIRA Konnektor hinzuzufügen, wechseln Sie zu Globale Einstellungen -> Konnektoren, API und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche +Konnektor hinzufügen .

Nach dem Klicken wird ein Fenster mit der Auswahl des Konnektortyps angezeigt. Wählen Sie die Option JIRA. Um fortzufahren, klicken Sie auf die Schaltfläche ->Weiter.

Anschließend wird das Formular zur Konfiguration des Konnektors angezeigt, das die folgenden Felder enthält:

Konnektortyp – beim Hinzufügen des JIRA Konnektors wird im Feld automatisch JIRA (Jira software) vorausgefüllt.. Diese Einstellung kann nicht geändert werden.

Name – Name, unter dem der Konnektor in der Liste der Konnektoren angezeigt wird.

Aktiviert – damit der Konnektor verwendet werden kann, stellen Sie den Schalter auf die Position „eingeschaltet“ .

Standardprojekt – dieses Feld wird erst nach der Synchronisierung von JIRA und CDESK angezeigt. Es ermöglicht festzulegen, welches Projekt bei der Eingabe einer neuen JIRA-Aufgabe aus der Anforderung vorausgefüllt wird. Dieses Projekt wird außerdem im Filter voreingestellt beim Verknüpfen einer Anforderung mit einer bestehenden JIRA-Aufgabe.

Standardfilter für den Status – dieses Feld wird erst nach der Synchronisierung von JIRA und CDESK angezeigt. Es ermöglicht festzulegen, welche JIRA-Aufgaben nach Status standardmäßig in der Liste angezeigt werden beim Verknüpfen einer Anforderung mit einer bestehenden JIRA-Aufgabe.

JIRA REST API

Damit der CDESK JIRA Konnektor verwendet werden kann, müssen auf Ihrem JIRA-Server zusätzliche Bibliotheken installiert werden. Diese können Sie herunterladen durch Klicken auf die Schaltfläche Cdesk Jira plugin.

Sie dienen dazu, dass der CDESK-Server mit dem System JIRA kommunizieren kann.

Füllen Sie anschließend im Abschnitt Anmeldedaten die Adresse des JIRA-Servers, die Portnummer (standardmäßig wird 443 verwendet) sowie Name und Passwort des Administrators für die Anmeldung bei JIRA aus. Nach dem Ausfüllen der Angaben wird die Schaltfläche Verbindungstest verfügbar. Nach dem Klicken werden im Formular weitere Felder für die Kopplung von CDESK-Konten und JIRA-Benutzern verfügbar. Gleichzeitig wird der Schalter neben der Schaltfläche auf die Position „eingeschaltet“ gestellt , was signalisiert, dass die Synchronisierung erfolgreich war.

Zuordnung von JIRA-Konten und CDESK-Benutzern

Die Verknüpfung von CDESK-Benutzern mit JIRA-Konten ist auf der Registerkarte Benutzer möglich. Ein Benutzer, dessen CDESK-Konto nicht mit einem JIRA-Konto verbunden ist, kann aus CDESK weder neue JIRA-Aufgaben erstellen noch Anforderungen mit bestehenden JIRA-Aufgaben verknüpfen.

Nach erfolgreicher Synchronisierung wird auf der Registerkarte eine Liste aller JIRA-Benutzer angezeigt. In der oberen rechten Ecke befindet sich ein Werkzeug, mit dem Sie zwischen den einzelnen Seiten der Liste blättern können. Einen bestimmten Benutzer können Sie über das Suchfeld suchen. Für die Verknüpfung mit einem Benutzer in CDESK klicken Sie auf das Symbol  am Ende der Zeile des Benutzers, den Sie verbinden möchten, und wählen Sie anschließend in der Spalte CDESK-Benutzer den gewünschten Benutzer aus. Die Einstellung speichern Sie durch Klicken auf das Symbol , das sich am Ende der Zeile des Benutzers befindet.

Wenn Sie die eingerichtete Verknüpfung bearbeiten müssen, klicken Sie auf das Symbol am Ende der Zeile des jeweiligen Benutzers. Anschließend wird dasselbe Feld wie beim Einrichten der Verknüpfung der Konten angezeigt, und Sie können einen neuen CDESK-Benutzer auswählen. Wenn Sie die Verknüpfung entfernen möchten, klicken Sie auf das Symbol .

Auswahl der Firmen für die Kopplung von JIRA-Aufgaben

Die Verknüpfung mit JIRA-Aufgaben ist nur bei Anforderungen jener Kunden möglich, die auf der Registerkarte Firmen im JIRA Konnektor ausgewählt sind. Um eine Firma zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Firma hinzufügen .

Nach dem Klicken wird eine Liste der Firmen angezeigt, die registriert sind in Adressbuch -> Firmen. Eine Firma wählen Sie durch Klicken auf ihren Namen aus, wodurch sie in die Liste der zugeordneten Firmen aufgenommen wird. Einer Firma kann nur eine JIRA-Umgebung zugeordnet sein. CDESK-Anforderungen, die an die Firma gebunden sind, haben Zugriff auf die zugeordnete JIRA-Umgebung.

Wenn Sie eine Firma aus der Liste entfernen müssen, klicken Sie auf das Symbol am Ende der Zeile der jeweiligen Firma.

Zuordnung von JIRA-Projekten zu CDESK-Deals

Der CDESK JIRA Konnektor ermöglicht es, Leistungen aus CDESK in das Worklog von JIRA zu übertragen. Dies wird durch die Verknüpfung der JIRA-Aufgabe mit Fakturierungspositionen unter Deals sichergestellt. Leistungen, die über eine Fakturierungsposition eine Verknüpfung mit einer JIRA-Aufgabe haben, werden in das Worklog synchronisiert. Dazu müssen Sie JIRA-Projekte mit CDESK-Deals verbinden und die Kopplung von JIRA-Aufgaben mit Fakturierungspositionen aktivieren. Die Verknüpfung von JIRA-Projekten mit Deals wird auf der Registerkarte Projekte im JIRA Konnektor eingestellt.

Im oberen Teil der Registerkarte befindet sich der Schalter Kopplung von JIRA-Aufgaben mit Fakturierungspositionen des Deals erlauben. Wenn Sie den Schalter auf die Position „eingeschaltet“ stellen , wird sichergestellt, dass bei Leistungen, bei denen dieselbe Fakturierungsposition eingestellt ist wie beim verbundenen Deal, die auf diesen Leistungen erfasste Zeit auch in das Worklog der JIRA-Aufgabe übertragen wird. Wenn der Schalter in der Position „abgeschaltet“ steht ,  funktioniert eine solche Übertragung nicht.

Auf der Registerkarte werden nach der Synchronisierung alle JIRA-Projekte geladen. Um einen neuen CDESK-Deal zu erstellen, der mit dem JIRA-Projekt verbunden wird, klicken Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile des jeweiligen Projekts und wählen Sie die Option Mit neuem Deal verbinden. Nach dem Klicken wird das Formular zur Eingabe eines neuen Deals angezeigt. Weitere Informationen zum Erstellen von Deals finden Sie in diesem Artikel.

Nach dem Anlegen des Deals wird sein Name in der Spalte CDESK-Deal angezeigt.

Für die Verknüpfung mit einem bestehenden Deal klicken Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile des jeweiligen Projekts und wählen Sie die Option Mit bestehendem Deal verbinden. Nach dem Klicken wird ein Fenster mit einer Liste der Deals angezeigt. Einen Deal wählen Sie durch Klicken auf seinen Namen aus.

Nach der erfolgreichen Verknüpfung eines Deals mit dem JIRA-Projekt können Sie die Verknüpfung einer bestimmten JIRA-Aufgabe mit einer Fakturierungsposition einrichten. Beginnen Sie mit einem Doppelklick auf den Namen des verbundenen Deals in der Spalte CDESK-Deal. Nach dem Klicken wird eine Liste aller JIRA-Aufgaben angezeigt, die zum JIRA-Projekt gehören. Im oberen Teil des Fensters befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie nach einer bestimmten JIRA-Aufgabe suchen können. In der Liste können Sie auch einen erweiterten Filter verwenden, mit dem Sie die JIRA-Aufgaben nach von Ihnen festgelegten Kriterien filtern können. Weitere Informationen zur Arbeit mit dem erweiterten Filter finden Sie in diesem Artikel.

Nach dem Suchen einer bestimmten Aufgabe können Sie die Verknüpfung mit einer neuen oder bestehenden Fakturierungsposition einrichten. Für die Verknüpfung mit einer neuen Fakturierungsposition klicken Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile der jeweiligen JIRA-Aufgabe und wählen Sie die Option Mit neuer Fakturierungsposition verbinden. Nach dem Klicken wird ein Formular zur Eingabe der neuen Fakturierungsposition angezeigt. Einzelheiten zum Vorgehen bei der Eingabe einer neuen Fakturierungsposition finden Sie in diesem Artikel. Nach der Eingabe der Parameter der neuen Fakturierungsposition klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern .

Für die Verknüpfung mit einer bestehenden Fakturierungsposition klicken Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile der jeweiligen JIRA-Aufgabe und wählen Sie die Option Mit bestehender Fakturierungsposition verbinden.

Nach dem Klicken wird in der Spalte CDESK-Fakturierungsposition eine Auswahl der Fakturierungspositionen angezeigt, die für den Kunden verfügbar sind, der im ausgewählten Deal eingestellt ist. Stammt die Fakturierungsposition aus einem anderen als dem ausgewählten Deal, ist sie aber für den Kunden verfügbar, gibt die Klammer hinter dem Namen der Fakturierungsposition an, aus welchem Deal die Fakturierungsposition übernommen wurde. Durch Klicken wählen Sie eine Fakturierungsposition aus der Liste aus.

Nach der Auswahl der Fakturierungsposition müssen Sie diese Einstellung speichern, indem Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile der jeweiligen JIRA-Aufgabe klicken und anschließend folgende Option wählen: Speichern.

Nach dem Speichern der Verknüpfung der Fakturierungsposition mit der JIRA-Aufgabe wird der Name der Fakturierungsposition in der Spalte CDESK-Fakturierungsposition angezeigt.

Wenn Sie die Verknüpfung mit der Fakturierungsposition aufheben müssen, klicken Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile der jeweiligen JIRA-Aufgabe und wählen Sie die Option Verknüpfung mit Fakturierungsposition aufheben.

Wenn Sie die Verknüpfung direkt mit dem Deal aufheben müssen, klicken Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile des jeweiligen Projekts und wählen Sie die Option Verknüpfung mit Deal aufheben.

Benachrichtigungen über Änderungen an der verknüpften JIRA-Aufgabe

Nach der Verknüpfung von CDESK-Anforderung und JIRA-Aufgabe kann der CDESK-Benutzer Benachrichtigungen über Änderungen an der JIRA-Aufgabe erhalten. Die Aktivierung dieser Benachrichtigungen und die Einstellung, über welche Änderungen benachrichtigt werden soll, werden auf der Registerkarte Webhook im JIRA Konnektor konfiguriert.

Wenn Sie den Schalter Aktualisierung der Änderungen von JIRA-Tasks auf die Position „eingeschaltet“ stellen , wird sichergestellt, dass CDESK von JIRA Informationen über die an den Aufgaben vorgenommenen Änderungen erhält. Diese Verknüpfung ist wichtig, damit CDESK anschließend Benachrichtigungen an die Benutzer senden kann. Ist dieser Schalter abgeschaltet , funktioniert diese Verknüpfung nicht und letztlich können auch keine Benachrichtigungen gesendet werden. Um festzulegen, wann Benachrichtigungen gesendet werden, klicken Sie auf die Schaltfläche +Regel hinzufügen .

Nach dem Klicken werden die Felder zur Eingabe der Parameter der Regel angezeigt:

Name – geben Sie einen Namen ein, der der kurzen Beschreibung der Regel dient.

Ereignis – wählen Sie aus der Liste das Ereignis aus, bei dem Benachrichtigungen versendet werden. Zur Auswahl stehen folgende Optionen:

• Statusänderung auf – die Benachrichtigung wird bei einer Statusänderung der JIRA-Aufgabe versendet. Bei Auswahl dieser Option wird ein Feld zur Auswahl des Status angezeigt; wird dieser Status in der JIRA-Aufgabe eingestellt, wird der Benutzer benachrichtigt. Es handelt sich um die Status, die Sie in JIRA eingestellt haben. Wenn Sie in diesem zweiten Feld keinen bestimmten Status auswählen, werden Benachrichtigungen bei jeder Statusänderung versendet.
• Änderung des Beauftragten – die Benachrichtigung wird bei einer Änderung des Beauftragten der JIRA-Aufgabe versendet.

Aktion – wählen Sie die Option Senden der Benachrichtigung.

Projekte – wählen Sie das Projekt aus, in dessen Rahmen über Änderungen an JIRA-Aufgaben benachrichtigt wird. Für eine Regel können mehrere Projekte ausgewählt werden.

Die Regel speichern Sie durch Klicken auf das Symbol  , das sich am Ende der Zeile der jeweiligen Regel befindet.

CDESK ermöglicht es, mehrere Regeln für das Senden von Benachrichtigungen über Änderungen an der JIRA-Aufgabe zu erstellen. Alle erstellten Regeln werden in der Liste auf der Registerkarte Webhook im JIRA Konnektor angezeigt. Wenn Sie eine gespeicherte Regel bearbeiten müssen, klicken Sie auf das Symbol am Ende der Zeile der jeweiligen Regel. Wenn Sie eine Regel löschen möchten, klicken Sie auf das Symbol .

Mit dem Einstellen einer Regel auf der Registerkarte Webhook werden nur die Bedingungen festgelegt, wann Benachrichtigungen versendet werden. Damit der Benutzer eine Benachrichtigung erhält, müssen Sie jedoch noch die Benachrichtigung aus dem JIRA Konnektor aktivieren in Globale Einstellungen -> Benachrichtigungen -> Grundeinstellungen -> Anforderungen -> Jira Konnektor (Feld). In der Spalte Empfänger der Benachrichtigung müssen Sie die Rollen einstellen, die benachrichtigt werden, und anschließend den Schalter in der Spalte E-Mail aktivieren. Für den Jira Konnektor sind derzeit nur E-Mail-Benachrichtigungen verfügbar.

Eingabe einer JIRA-Aufgabe über Anforderungen in CDESK

Nachdem der JIRA Konnektor konfiguriert ist, kann er zum Erstellen neuer JIRA-Aufgaben aus Anforderungen oder zum Verknüpfen von Anforderungen mit bestehenden Aufgaben verwendet werden. Diese Aktionen können nur bei gespeicherten Anforderungen durchgeführt werden. Außerdem müssen sie beim Kunden sein, der ausgewählt wurde bei der Konfiguration des JIRA Konnektors auf der Registerkarte Firmen .

Das Hinzufügen und Verknüpfen von JIRA-Aufgaben erfolgt auf der Registerkarte Jira in der CDESK-Anforderung. Wenn die Registerkarte in der Liste nicht angezeigt wird, überprüfen Sie die Berechtigungen in: Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> bestimmten Benutzer auswählen -> Bestimmter Benutzer -> Berechtigungen Registerkarte -> Anforderungen -> Zugriff auf Registerkarten -> Jira.

Erstellen einer neuen JIRA-Aufgabe

Um eine neue JIRA-Aufgabe zu erstellen, die mit der Anforderung verbunden wird, klicken Sie auf die Schaltfläche +Erstellen auf der Registerkarte Jira .

Nach dem Klicken wird ein Formular mit den folgenden Feldern angezeigt:

Anforderung – im Feld werden automatisch die Nummer und der Name der Anforderung vorausgefüllt, aus der die JIRA-Aufgabe erstellt wird. Durch Klicken auf das Symbol können Sie das Detail der jeweiligen Anforderung anzeigen. Durch erneutes Klicken auf das Symbol wird das Detail geschlossen.

Projekt – wählen Sie das Projekt aus, dem die JIRA-Aufgabe zugeordnet wird. Im Feld kann das Projekt vorausgefüllt sein, das Sie im Feld Standardprojekt bei der Konfiguration des Konnektors eingestellt haben.

Typ – wählen Sie den Typ der JIRA-Aufgabe aus. Nach der Auswahl der Art der Anforderung werden weitere Felder angezeigt, wie sie in JIRA für den jeweiligen Typ verwendet werden.

Anhänge – in diesem Bereich können Sie der JIRA-Aufgabe Anhänge hinzufügen. Außerdem werden hierher die Anhänge übertragen, die der ursprünglichen CDESK-Anforderung hinzugefügt wurden. Wenn Sie einen der Anhänge entfernen müssen, klicken Sie auf das Symbol .

Eine neue JIRA-Aufgabe erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke des Formulars. In der erstellten JIRA-Aufgabe befindet sich die Information über die Verknüpfung mit der CDESK-Anforderung mit der Möglichkeit, zur jeweiligen Anforderung zu wechseln.

Verknüpfung mit einer bestehenden JIRA-Aufgabe

Für die Verknüpfung einer Anforderung mit einer bestehenden JIRA-Aufgabe klicken Sie auf die Schaltfläche +Verbinden auf der Registerkarte JIRA.

Nach dem Klicken wird ein modales Fenster mit der Auswahl von JIRA-Aufgaben angezeigt. In der Liste kann ein Filter vorausgefüllt sein, der den Status der Aufgaben und das Projekt enthält, die Sie bei der Konfiguration des JIRA Konnektors in den Feldern Standardprojekt und Standardfilter für den Status eingestellt haben können. Die Verknüpfung erstellen Sie durch Klicken auf den Namen der JIRA-Aufgabe.

Nach der Verknüpfung befindet sich in der JIRA-Aufgabe die Information über die Verknüpfung mit der CDESK-Anforderung mit der Möglichkeit, zur jeweiligen Anforderung zu wechseln.

Anzeige und Arbeit mit verbundenen JIRA-Aufgaben in CDESK

Die Information über die verbundene JIRA-Aufgabe wird auch direkt in der Liste der Anforderungen angezeigt, in der Sie die Spalten JIRA-ID und JIRA Fix Versionhinzufügen können. Die Arbeit mit der Liste der Anforderungen ist im gesonderten Text Liste der Anforderungen beschrieben. Durch Klicken auf einen Eintrag in der Spalte JIRA-ID wird die verbundene JIRA-Aufgabe in einem neuen Browserfenster angezeigt.

Nach dem Öffnen der Anforderung wird auf der Registerkarte JIRA eine Liste aller verbundenen JIRA-Aufgaben angezeigt. In der Liste werden die folgenden Spalten angezeigt:

• JIRA-ID
• Projekt
• Projekt
• Status
• Beauftragter
• Lösungsversion
• Letzte Änderung
• Letzter Beitrag

Bei Bedarf kann der Link zur JIRA-Aufgabe aufgehoben werden. Für das Annullieren des Links klicken Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile der jeweiligen Aufgabe und wählen Sie die Option Link aufheben.