Stellen Sie sich ein Restaurant vor, in dem die Bestellungen nicht von einem Kellner aufgenommen werden. Ein Gast sendet seine Bestellung über Facebook, ein anderer diktiert sie dem Koch in der Küche. Dieser weiß nicht, was er zuerst kochen soll oder welche Bestellung zu welchem Tisch gehört. Manche Gäste gehen sogar hungrig. Ein solches Restaurant verliert früher oder später den Überblick und mit ihm auch die Kundschaft.
Setzen Sie nun anstelle der Bestellungen die Anforderungen ein. Die Einführung eines Ticketing-Tools und eines systematischen Ansatzes für das Anforderungsmanagement ist einer der ersten Schritte zu einem funktionierenden Workflow. Und obwohl viele Unternehmen ein solches Werkzeug haben, verwenden sie es in der Praxis falsch oder inkonsequent.
Nennen wir ein Beispiel. Der Drucker im Büro geht kaputt. Die Servicefirma, die sich um die Geräte kümmert, erhält eine Anforderung:
Name: Problem
Beschreibung: Drucker
Bearbeiter: Elisabeth Green
Antragsteller: Cars&Trucks
Wo liegt der Fehler?
❌ Das Ticket trägt den Namen Problem. Die Beschreibung der Anforderung ist auf ein einziges Wort beschränkt: „Drucker.“
❌ Aufgrund des Informationsmangels landet das Ticket auf dem Tisch des falschen Technikers. Im besseren Fall muss der Techniker einen unnötigen Anruf erledigen, um die Art der Störung herauszufinden. Im schlimmeren Fall kommt er mit dem falschen Werkzeug vor Ort an.
❌ Der Teammanager, der später einen Leistungsbericht erstellen möchte, hat das System mit Hunderten nichtssagender Anforderungen überladen.
❌ Unzureichende Kommunikation verlängert den gesamten Prozess und schafft Raum für Missverständnisse und Fehler.
CDESK bringt in das Anforderungsmanagement Systematik und Kontrolle
✅ Richten Sie für Kunden eine einfache, intuitive und kontrollierte Umgebung ein, in der sie mit einem Klick Tickets einreichen können – an die richtigen Abteilungen, mit voreingestellter Beschreibung.
✅ Mit der richtigen Einstellung werden eingehende E-Mails in Anforderungen umgewandelt, die den richtigen Bearbeitern zugewiesen werden. Schluss mit dem Durcheinander in den E-Mails.
✅ Nutzen Sie farbige Tags, erstellen Sie Anforderungskategorien und legen Sie eigene Prioritätsstufen fest, damit Sie in der Liste der Anforderungen immer das finden, was Sie suchen.
✅ Dank der Verbindung mit WhatsApp erstellen Sie in CDESK Anforderungen aus der Chat-Konversation. Die Integration mit VOIP sorgt für die Erstellung von Anforderungen aus Anrufen.
✅ CDESK benachrichtigt den Kunden über die Erfassung des Tickets und den Bearbeiter über den Reaktionstermin. Mit CDESK haben Sie immer die Gewissheit, dass das Ticket beim richtigen Bearbeiter landet und nicht übersehen wird.
✅ Jede Anforderung hat ihre eigene Diskussion. Der Beitrag wird unter dem Ticket gespeichert und der Kunde erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und mobiler Anwendung. Sie können auch interne Beiträge hinzufügen, die nur für Techniker (Bearbeiter) sichtbar sind.
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