Mit Version 3.0.186 wurde von CDESK das neue Modul Urlaubsanträge hinzugefügt. Das Update bringt außerdem eine neue Art der Einordnung der E-Mail-Kommunikation, die Gruppensteuerung der Bearbeiterauswahl und viele weitere nützliche Funktionen.
TOP-Neuheiten – 25. Februar 2021
Neues Modul Urlaubsanträge
Version 3.0.186 bringt das neue Modul Urlaubsanträge, mit dem die Inanspruchnahme von Urlaub, Krankenstand (PN), Pflegeurlaub (OČR) und weiteren Arten von Freizeit gemäß Ihrer Konfiguration erfasst und genehmigt wird. Für Urlaub wird die verbleibende Anzahl der Tage angezeigt. Sie können das minimale Intervall für die Inanspruchnahme wählen – ab einer Stunde, was auch der tschechischen Gesetzgebung entspricht. Die Liste der Anträge ist für die Benutzer auf Basis der Berechtigungen zugänglich.
Beim Erstellen eines neuen Antrags kann ein Vertreter eingestellt werden, der die Vorgänge des Benutzers während seiner Abwesenheit erledigt.
Standardmäßig können sechs verschiedene Typen von Urlaubsanträgen erstellt werden. Und zwar:
- Urlaub
- Ausgleichsfreizeit
- PN
- OČR
- Hindernis aufseiten des Arbeitnehmers (P)
- Unbezahlter Urlaub
Der Benutzer kann in den globalen Einstellungen auch weitere Antragstypen definieren. Für die einzelnen Freizeittypen kann außerdem festgelegt werden, ob der jeweilige Antrag der Genehmigung unterliegt, sowie die einzelnen Genehmigungsschritte.
Über die Erstellung und die erforderliche Genehmigung eines Urlaubsantrags werden die zuständigen Benutzer mithilfe von Mailbenachrichtigungen informiert. Die Informationen über den Urlaub werden in CDESK auch im Kalender erfasst. Die Liste der Anträge kann außerdem im XLS-Format exportiert werden.
Automatische Einordnung einer E-Mail-Konversation in die Diskussion ohne Identifikator zur Anforderung
Die Funktion der automatischen Einordnung einer E-Mail-Konversation in die Diskussion lässt sich am besten anhand eines Beispiels erklären. Ein Benutzer sendete eine neue E-Mail an die Adresse eines bestimmten Empfängers und zugleich an die Adresse von CDESK. Nach der automatischen Verarbeitung wurde durch die Regeln eine neue Anforderung erstellt.
Bei einer fortlaufenden Konversation zwischen dem Benutzer und dem Empfänger mit Kopie an CDESK wurden weiterhin neue Anforderungen erstellt, da der Betreff der Nachricht keinen CDESK-Code enthielt. Ab Version 3.0.186 werden solche E-Mails automatisch als Diskussionsbeiträge der auf Basis der ersten E-Mail erstellten Anforderung zugeordnet.
Voraussetzung für die erfolgreiche Zuordnung einer E-Mail zu einer Anforderung ist, dass keine der kommunizierenden Parteien den Betreff der Nachricht ändert und stets die Funktion Antworten verwendet. Würden sie die Funktion Weiterleiten wählen oder den Betreff ändern, wird erneut eine neue Anforderung angelegt. Ist die Anforderung, mit der die Kommunikation verknüpft ist, geschlossen, wird bei der nächsten Antwort eine neue erstellt.
Kontrolle des eindeutigen Werts einer Zusatzeigenschaft
Mit der Version wurde eine Funktion zur Kontrolle des eindeutigen Werts einer Zusatzeigenschaft hinzugefügt. Der Wert wird für Objekte kontrolliert, die demselben CI Typ zugeordnet sind, wobei archivierte Objekte nicht berücksichtigt werden.
Beim Aktivieren dieser Funktion werden folgende Werttypen kontrolliert:
- Datum
- Text – Groß- und Kleinschreibung werden nicht berücksichtigt
- Zahl
- Verknüpfung
- Auswahlliste – es wird die Eindeutigkeit der Kombination der Auswahllistenwerte kontrolliert. Die einzelnen Posten können in verschiedenen Objekten mehrfach ausgewählt werden
Wenn ein Benutzer versucht, ein CI-Objekt mit einem Wert der Zusatzeigenschaft zu erstellen, der für den jeweiligen CI Typ bereits erfasst wurde, wird er darüber mit einer Fehlermeldung informiert. Ein solches Objekt kann nicht gespeichert werden, solange der Wert seiner Zusatzeigenschaft nicht geändert wird.
Die Kontrolle des eindeutigen Werts ist für eine zusammengesetzte Eigenschaft nicht verfügbar.
Gruppensteuerung der Bearbeiterauswahl für andere Bearbeiter
Vor Version 3.0.186 waren folgende Szenarien der Bearbeiterauswahl möglich:
- Der Bearbeiter ist direkt dem Unternehmen zugewiesen, wodurch er auswählbar ist.
- Der Bearbeiter sieht alle übrigen Bearbeiterkonten im Feld Bearbeiter in den Formularen für Anforderungen, Arbeitsaufträge und Leistungen.
- Falls sich eine Anforderung auf einen Servicebereich bezog, waren im Feld Bearbeiter nur die dem ausgewählten Servicebereich zugewiesenen Bearbeiter sichtbar.
- Bei aktivierter Funktion Globale Einstellungen→Anforderungen→Bearbeiterauswahl nach Bearbeitergruppe einschränken sehen sich im Feld Bearbeiter nur die Bearbeiter aus der ausgewählten Gruppe gegenseitig.
Mit dem neuen Update wurde die Möglichkeit hinzugefügt, die Bearbeiter nach dem gewählten Unternehmen zu regulieren, und das wird in die Leistungen übernommen. Dadurch wurde die Sicherheit des Datenschutzes erhöht und die Fehleranfälligkeit einer Änderung auf einen falschen Bearbeiter verringert. Durch die regulierte Liste der angebotenen Bearbeiter wird der Datensatz unbefugten Personen nicht zugänglich gemacht.
Es handelt sich um eine Funktion, die vor allem Dienstleister zu schätzen wissen, die mit einer größeren Anzahl von Unternehmen arbeiten, wobei die Verantwortung für die jeweiligen Unternehmen verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen wird. Einige von ihnen können extern sein, und dann ist es besonders wichtig, dass sensible Informationen nicht zu ihnen gelangen.
Diese neue Funktionalität bringt die Gruppensteuerung der Bearbeiterauswahl. Die Gruppen können nach Typen und Kategorien von Unternehmen erstellt werden.
SLA-Benachrichtigungen zur Auswertung von Arbeitsaufträgen
Eine weitere Neuheit ist die Möglichkeit, SLA-Benachrichtigungen zum Zuweisungstermin und zum Erfüllungstermin von Arbeitsaufträgen zu senden. Außerdem können weitere Benachrichtigungen zu einer bestimmten Zeit vor oder nach dem jeweiligen Termin eingestellt werden.
Neue Felder im Formular für die geplante Arbeit
Mit dem letzten Update wurde auch das Formular zur Registrierung geplanter Arbeiten verbessert. Das Feld Beschreibung wurde durch zwei neue Felder ersetzt: Information für den Kunden und Interne Beschreibung mit gesonderten Berechtigungen.
Das Feld Information für den Kunden ist für den Kunden aus der zugewiesenen Anforderung bestimmt. Es wird auch in der Mailbenachrichtigung für den jeweiligen Kunden und in der Ankündigung angezeigt, die zu einem Datensatz der geplanten Arbeit erstellt werden kann.
Die Interne Beschreibung ist für den Kunden nicht zugänglich. Sie dient der Erfassung von Anweisungen für Bearbeiter und Operatoren. Wird ein Datensatz der geplanten Arbeit aus einer Anforderung erstellt, wird in dieses Feld automatisch deren Beschreibung kopiert. Die Interne Beschreibung wird außerdem in den Mailbenachrichtigungen für Bearbeiter und Operatoren angezeigt.
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