ADDRESS BOOK – COMPANIES – SETTINGS

In diesem Artikel stellen wir die Einstellungen zum Modul Adressbuch->Unternehmen näher vor, die über den Menüpunkt Globale Einstellungen->Adressbuch->Unternehmen vorgenommen werden.

Allgemeines

Operator nach dem Erstellen eines Unternehmens automatisch zuweisen – wenn sich der Schalter in der Position eingeschaltet befindet, wird der Benutzer, der den neuen Unternehmensdatensatz erstellt hat, diesem automatisch als Operator zugeordnet. Diese Einstellung ist für den Fall gedacht, dass die Sichtbarkeit der Unternehmen für ein Operatorkonto eingeschränkt ist. Die Einstellung ist standardmäßig ausgeschaltet. Wie Sie einen neuen Unternehmensdatensatz erstellen, finden Sie im Text Hinzufügen eines neuen Unternehmens||und nähere Informationen zur Zuordnung von Operatoren im Text Operatoren||.

Rechtsformen

Die Liste enthält die im System verwendeten Rechtsformen. Für fremdsprachige Benutzer bietet CDESK die Möglichkeit, Übersetzungen in den Sprachen anzugeben, die in Globale Einstellungen ->Sprachen|| eingeschaltet sind.

Wenn der Schalter in der Spalte Status eingeschaltet ist , ist die Rechtsform aktiv und wird bei der Erstellung von Unternehmen in die Auswahlliste aufgenommen.

Die Reihenfolge der Elemente in der Auswahlliste können Sie durch Ziehen am Symbol anpassen.

Unternehmenstypen

Die Funktion Unternehmenstypen, ebenso wie Unternehmenskategorien, dient der Sortierung. Nach Typen können Sie Elemente in Adressbuch->Unternehmen und auch in der Liste der Anforderungen filtern. Diese Funktionalität können Sie auch nutzen, um Kunden und Lieferanten in Gruppen aufzuteilen. Einzelnen Operatoren können anschließend Berechtigungen für den Zugriff nur auf ausgewählte Unternehmenstypen zugewiesen werden. Außerdem können Sie definieren, für welche Typen Anforderungen erstellt werden können.

Hinzufügen neuer Typen

Einen neuen Unternehmenstyp fügen Sie mit der Schaltfläche -> Child-Tag hinzufügen hinzu. In der Liste erscheint eine neue Zeile, in der Sie den Namen eingeben. Unter diesem Namen wird der Typ in der Liste angezeigt. Sie können außerdem eine Beschreibung und einen Slug hinzufügen.

Slug – stellt einen Alias für ein Element in verständlicher Form dar, der bei API-Aufrufen anstelle der ID verwendet wird. Der verwendete Ausdruck darf keine diakritischen Zeichen und keine Leerzeichen enthalten und ist case sensitive – es wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Beschreibung – wird nach dem Speichern des Typs in einem Pop-up-Fenster angezeigt. Sie charakterisiert den jeweiligen Typ näher. Sie kann 65.535 beliebige Zeichen enthalten.

Am Ende der Zeile befindet sich das Symbol x, das die neue Zeile schließt und die Kategorie wird nicht gespeichert. Den Typ speichern Sie mit der Schaltfläche .

Untergeordnete Typen fügen Sie einem bestehenden Typ auf dieselbe Weise hinzu wie die Typen selbst. Wenn ein Typ untergeordnete Typen enthält, erscheint neben dem Namen des Typs das Symbol + , das die Anzeige der Liste aller dem jeweiligen Typ zugehörigen Untertypen ermöglicht. Mit der Schaltfläche – schließen Sie die Liste.

Bearbeiten und Entfernen eines Typs

Übersetzungen zu den Namen der Typen werden mit -> Übersetzungen hinzugefügt. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Übersetzungen in die Sprachen eingegeben werden, die in Globale Einstellungen->Sprachen|| aktiviert werden. Die Übersetzungen werden mit der Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke gespeichert. Daneben befindet sich die Schaltfläche Abbrechen, die die Rückkehr zur Liste ohne Speichern der Übersetzungen ermöglicht.

Zum Löschen von Typen dient die Schaltfläche Löschen im Kontextmenü. Nach dem Klick erscheint die Meldung Wirklich löschen ? . Durch Klick auf diese Zeile wird der Typ gelöscht. Wenn der Typ auch Untertypen enthält, werden auch diese gelöscht. Die im System vordefinierten Komponenten Lieferant und Kunde können nicht gelöscht werden.

Anforderungen erlauben

Mit der Funktion Anforderungen erlauben wird festgelegt, für welche Unternehmenstypen Anforderungen erstellt werden können. Sie wird über das Kontextmenü -> Anforderungen erlauben aufgerufen. Wenn diese Funktion eingeschaltet ist, erscheint neben dem Namen des Unternehmenstyps die Überschrift Anforderungen . Im Modul Anforderungen werden nur Unternehmen angezeigt, deren Typ dieses Kennzeichen hat.

Das Erstellen einer Anforderung für den jeweiligen Typ wird über das Kontextmenü -> Anforderungen verbieten verboten.

Unternehmenskategorien

Kategorien vereinfachen die Auswahl von Unternehmen, nach ihnen kann in der Liste der Unternehmen und Anforderungen gefiltert werden. Einzelnen Operatoren können anschließend Berechtigungen für den Zugriff nur auf ausgewählte Unternehmenstypen zugewiesen werden. Die Sortierung von Unternehmen in Kategorien ist erlaubt, wenn sich der Schalter im Zustand eingeschaltet befindet.

Hinzufügen von Kategorien und Bearbeiten / Entfernen von Kategorien der Unternehmen erfolgt auf dieselbe Weise wie bei den Typen der Unternehmen. Die im System vordefinierte Komponente Unternehmenskategorien kann nicht gelöscht werden.

Unternehmensgruppen

Unternehmensgruppen dienen der Sortierung von Unternehmen. Mit ihnen können Elemente in der Liste der Unternehmen und Anforderungen gefiltert werden.

Diese Funktion ist erlaubt, wenn sich der Schalter im Zustand eingeschaltet befindet.

Hinzufügen von Gruppen und Bearbeiten / Entfernen von Gruppen der Unternehmen erfolgt auf dieselbe Weise wie bei den Typen der Unternehmen. Die im System vordefinierte Komponente Unternehmensgruppen kann nicht gelöscht werden. Unternehmensgruppen können auch in der Liste Globale Einstellungen->Kategorien bearbeitet werden.

Beispiel für die Nutzung der Kategorisierung

Nehmen wir ein Unternehmen an, das Kunden im ganzen Land hat. Das Unternehmen nutzt alle drei Funktionen zur Sortierung: Unternehmenstypen, Unternehmenskategorien und Unternehmensgruppen.

Die erfassten Unternehmen sortiert es zunächst in zwei Kategorien: Vertragsverhältnis und Produktpräferenzen. Zu diesen Kategorien können weitere Unterkategorien erstellt werden. Zum Beispiel:

• Vertragsverhältnis
  • Ohne Vertrag
  • Vertrag mit SLA nur an Arbeitstagen
  • Vertrag mit SLA 24/7
• Produktpräferenzen
  • Apple, IOS
  • Samsung, Android
  • Sonstige.

Aus Gründen der besseren Übersichtlichkeit und Erfassung definiert das Unternehmen die Kategorien mithilfe der Funktion Unternehmensgruppen: West, Mitte und Ost. Zusammenfassend erhalten wir somit folgende Einteilung:

• West (Unternehmensgruppen)
  • Vertragsverhältnis
    • Ohne Vertrag
    • Vertrag mit SLA 24/7
    • Vertrag mit SLA nur an Arbeitstagen
  • Produktpräferenzen
    • Apple, IOS
    • Samsung, Android
    • Sonstige

• Mitte (Unternehmensgruppen)
  • Vertragsverhältnis
    • Ohne Vertrag
    • Vertrag mit SLA 24/7
    • Vertrag mit SLA nur an Arbeitstagen
  • Produktpräferenzen
    • Apple, IOS
    • Samsung, Android
    • Sonstige

• Ost (Unternehmensgruppen)
  • Vertragsverhältnis
    • Ohne Vertrag
    • Vertrag mit SLA nur an Arbeitstagen
    • Vertrag mit SLA 24/7
  • Produktpräferenzen
    • Apple, IOS
    • Samsung, Android
    • Sonstige.

In dieser Kategorisierung wird außerdem unterschieden, ob es sich um einen Lieferanten, einen Kunden oder zum Beispiel einen Reseller handelt. Kunden können Unternehmen zugewiesen werden. Diese Einstellungen werden mit der Funktion Unternehmenstypen vorgenommen.

Beim Suchen von Elementen in der Liste der Unternehmen ist es möglich, nach allen drei Sortierarten gleichzeitig zu filtern. Zum Beispiel kann eingestellt werden, dass nur Kunden aus der Mitte angezeigt werden, die Interesse an der Marke Apple haben. Dadurch wird die Arbeit deutlich effizienter, insbesondere bei einer großen Anzahl registrierter Unternehmen.

Zusätzliche Eigenschaften

In diesem Bereich können die Informationen über Unternehmen um zusätzliche Parameter erweitert werden, die im Formular nicht vorhanden sind und die sinnvollerweise im Unternehmensformular erfasst werden. Die in den Globalen Einstellungen festgelegten zusätzlichen Eigenschaften befinden sich in den Formularen aller Unternehmen. Zusätzliche Eigenschaften können auch für jedes Unternehmen einzeln erfasst werden – über das Formular des jeweiligen Unternehmens.

Die zusätzlichen Eigenschaften wurden für das Modul CMDB entwickelt und die Unternehmen übernehmen sie lediglich. Daher erfolgt das Hinzufügen und die weitere Konfiguration der zusätzlichen Eigenschaften unter dem Modul CMDB.

Hinzufügen einer zusätzlichen Eigenschaft

Zum Hinzufügen einer zusätzlichen Eigenschaft klicken Sie auf die Schaltfläche +Eigenschaften zuordnen. Nach dem Klick öffnet sich ein neues Fenster mit der Liste der zusätzlichen Eigenschaften, die Sie unter dem Modul CMDB definieren. Bei jeder Eigenschaft befindet sich ein Kontrollkästchen, mit dem Sie die gewünschte Eigenschaft markieren. Die markierten Eigenschaften fügen Sie mit der Schaltfläche Ausgewählte hinzufügen hinzu. Diese Elemente werden anschließend in das Anforderungsformular aufgenommen.

Wenn die Liste die von Ihnen gewünschte Eigenschaft nicht enthält, können Sie sie auch direkt im Fenster zur Auswahl der Eigenschaften mit den Schaltflächen +Schnelles Hinzufügen von Eigenschaften und +Zusammengesetzte Eigenschaft definieren. Durch Auswahl der Option +Schnelles Hinzufügen von Eigenschaften erstellen Sie eine Grundeigenschaft. Mit der Schaltfläche Zusammengesetzte Eigenschaft fügen Sie eine zusammengesetzte Eigenschaft hinzu, die mehrere Grundeigenschaften enthält. Mehr über die Arbeit mit zusätzlichen Eigenschaften finden Sie im Text Konfigurationsdatenbank, CMDB->Zusätzliche Eigenschaften.

Die ausgewählten zusätzlichen Eigenschaften werden in die Liste Zusätzliche Eigenschaften aufgenommen. Die Eigenschaften erscheinen im Unternehmensformular in der Reihenfolge, in der sie in dieser Liste angeordnet sind. Die Reihenfolge der Elemente können Sie durch Ziehen am Symbol ändern. Über der Liste befindet sich ein Suchfeld. Zusätzliche Eigenschaften, die Sie bereits hinzugefügt haben und nicht mehr verwenden möchten, löschen Sie mit der Schaltfläche .

Sie können außerdem einstellen, auf welche Weise die Eigenschaften angezeigt und ausgefüllt werden.

Einstellung der zusätzlichen Eigenschaften

Eingeklappt anzeigen – beim Aktivieren der Option Eingeklappt anzeigen wird im Unternehmensformular nicht die gesamte Eigenschaft angezeigt, sondern nur ein Kontrollkästchen. Die Eigenschaft wird nach dem Aktivieren dieses Kästchens ausgeklappt.

Pflichtfeld – beim Aktivieren der Option Pflichtfeld wird die jeweilige Eigenschaft im Unternehmensformular als Pflichtfeld gekennzeichnet. Sie können das Unternehmen nicht speichern, solange Sie die jeweilige Eigenschaft nicht ausfüllen.

Mehrere Werte – beim Aktivieren der Option Mehrere Werte können Sie die jeweilige Eigenschaft mehrfach ausfüllen. Im Feld Limit können Sie diese Anzahl begrenzen.

Unterliegt der Genehmigung – ermöglicht es, eine Genehmigung für die Verwendung der jeweiligen zusätzlichen Eigenschaft einzustellen. Mehr zu dieser Funktion im Abschnitt Genehmigung für zusätzliche Eigenschaften.

Zum Anwenden der Einstellungen müssen diese gespeichert werden. Manche Einstellungen können nach dem Speichern ein erneutes Laden der Seite erfordern (zum Aktualisieren der Seite verwenden Sie die Taste F5 oder die Kombination STRG+R).