ADDRESS BOOK – COMPANIES
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Liste der Unternehmen
Die Liste der Unternehmen befindet sich unter Adressbuch->Unternehmen. Falls sich dieser Punkt nicht im Menü befindet, überprüfen Sie die Einstellung der Berechtigungen für dieses Modul gemäß dem Artikel Berechtigungen und Zugriffe->Benutzer.
Die Kopfzeile des Fensters der Unternehmensliste informiert über die Anzahl der angezeigten Datensätze von der Gesamtmenge, eine Schaltfläche zum Hinzufügen eines Unternehmens, die Suche mit Verwendung eines erweiterten Filters und eine Schaltfläche zum Export nach XLS – die Arbeit mit dem Export ist näher im Artikel Export von Datensätzen nach XLS beschrieben.
Es folgt eine Auflistung der im System CDESK eingeschalteten Unternehmen. Um alle Unternehmen anzuzeigen, heben Sie den Filter durch Klicken auf × auf, oder ändern Sie den Status auf ausgeschaltet, um nur ausgeschaltete Unternehmen anzuzeigen.
Am Ende der Zeile jedes Datensatzes befindet sich ein Kontextmenü 
für weitere Operationen mit dem Datensatz – Bearbeiten und Löschen.
Hinzufügen eines neuen Unternehmens
Zum Erstellen einer neuen Kundenkarte im System bieten sich zwei Möglichkeiten an:
- Durch Klicken auf die Schaltfläche +Hinzufügen im oberen Teil des Fensters der Unternehmensliste
- In jedem Formular, das den Namen des Unternehmens/Kunden/Lieferanten erfordert, durch Klicken auf die Schaltfläche + neben dem Feld für die Auswahl des Unternehmens
Es öffnet sich ein Fenster mit einem Formular zum Ausfüllen der allgemeinen Informationen über das Unternehmen. Die mit • gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Rechtsform des Unternehmens• – die angebotene Auswahl der Möglichkeiten kann bei Bedarf durch Ausschalten nicht verwendeter Rechtsformen in Globale Einstellungen->Adressbuch->Unternehmen eingeschränkt werden
Kunde / Lieferant – durch Markieren nur des Feldes Kunde wird das erstellte Unternehmen nur in Formularen angeboten, die die Angabe eines Kunden erfordern; bei der Angabe eines Lieferanten wird es nicht angeboten. Durch Ankreuzen beider Optionen wird es sowohl bei den Kunden als auch bei den Lieferanten angeboten; analog funktioniert auch das Ankreuzen nur der Option Lieferant. Diese Optionen können erweitert werden, zum Beispiel um den Typ des Lieferanten/Kunden – weitere Möglichkeiten hinzufügen und entfernen kann nur ein Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen, im Bereich Globale Einstellungen->Kategorien.
Nach dem Ausfüllen des Formulars schließen Sie das Hinzufügen des Unternehmens durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern ab. Nach dem Speichern wird der erstellte Unternehmensdatensatz zur Bearbeitung geöffnet, wo weitere Eigenschaften des Unternehmens ergänzt werden können.
Bearbeiten eines Unternehmens
Die Bearbeitung kann durch Doppelklick auf einen Datensatz in der Unternehmensliste oder durch Auswahl der Option aus dem Kontextmenü Bearbeiten gestartet werden. Es öffnet sich der Unternehmensdatensatz, der in vier Bereiche gegliedert ist:
Allgemeine Informationen
Gegenüber dem grundlegenden Formular zum Hinzufügen eines Unternehmens ist das Angebot der Optionen erweitert um:
Informationen über das Unternehmen
Status* – eingeschaltet – das Unternehmen wird bei der Auswahl des Kundennamens angeboten; ausgeschaltet – das Unternehmen wird in keinem Formular angeboten. Es kann nur in der Kundenliste gefunden werden, bei Wahl des Filters alle Status oder ausgeschaltet
Sprache für die Mail-Kommunikation* – Wahl der Sprache für automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigungen
Kurzbezeichnung (Customer Name)* – Abkürzung des Unternehmensnamens für die Anzeige in einigen Auflistungen
Alias-Bezeichnung – Alternative Bezeichnung des Unternehmens. Nützlich zum Beispiel dann, wenn das Unternehmen seinen Handelsnamen geändert hat, oder wenn ein gebräuchlicher Unternehmensname existiert, der sich vom Handelsnamen unterscheidet
Kategorisierung
Möglichkeit zur Auswahl von Kategorien, nach denen sich Unternehmen, die den gewählten Kriterien entsprechen, einfacher filtern lassen. Ergänzend kann so zum Beispiel festgelegt werden, ob es sich um einen Vertragskunden handelt, ob er einer bestimmten Region zugeordnet ist usw. Die Liste der Kategorien hinzufügen und bearbeiten kann ein Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen im Bereich Globale Einstellungen->Kategorien.
Unternehmenstyp
Auswahl der Rechtsform und der grundlegenden Kategorisierung – beschrieben im Absatz, der dem Hinzufügen eines neuen Unternehmens gewidmet ist.
Adresse
Neben den allgemeinen Kontaktdaten ermöglicht es das Erfassen von Anmerkungen zum Unternehmen
Rechnungsdaten
Währung für ausgestellte Belege – es kann die Währung gewählt werden, die bei dem ausgewählten Unternehmen automatisch in allen Formularen angeboten wird, in denen diese Angabe erforderlich ist. Die Liste der zulässigen Währungen kann mit den entsprechenden Berechtigungen im Bereich Globale Einstellungen->Buchhaltung bearbeitet werden
Sprache für ausgestellte Buchhaltungsbelege – Wahl der Sprache für erstellte Rechnungen
Zahlungsfrist der Rechnungen – Anzahl der Tage für die Fälligkeit der Rechnung
Umsatzsteuerpflichtig – Erfassung der Information, ob das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist
Lieferadresse – weicht von der Hauptadresse des Sitzes ab – durch Umschalten des Schalters in die Position eingeschaltet 
werden die Zeilen zur Eingabe der Lieferadresse angezeigt
Rechnungsadresse – weicht von der Hauptadresse des Sitzes ab – durch Umschalten des Schalters in die Position eingeschaltet werden die Zeilen zur Eingabe der Rechnungsadresse angezeigt
Bankkonten
Liste der Bankkonten des Kunden. Die Liste der Konten kann durch Klicken auf die Schaltfläche +Konto hinzufügen ergänzt oder ein Konto durch Klicken auf die Schaltfläche × gelöscht werden. Die Bankinstitute, die Sie in der Spalte Bank auswählen, müssen in Globale Einstellungen->Buchhaltung vordefiniert werden.
Optionale Eigenschaften
Neben den in Globale Einstellungen->Adressbuch->Unternehmen vordefinierten Eigenschaften können dem gespeicherten Datensatz weitere Eigenschaften durch Klicken auf die Schaltfläche +Eigenschaften hinzufügen hinzugefügt werden. Weitere Informationen zum Hinzufügen und Definieren neuer optionaler Eigenschaften finden Sie im Artikel Optionale Eigenschaften.
CDESK-Einstellungen
Diese Registerkarte wird angezeigt, wenn das Modul Anforderungen eingeschaltet ist. Sie zeigt die Servicebereiche für das ausgewählte Unternehmen an und ermöglicht zugleich deren Anpassung. Die voreingestellte Option ist die Verwendung der Globalen Einstellungen, d. h. der in Globale Einstellungen->Anforderungen->Anforderungen definierten Servicebereiche. Die Wahl der Option Eigene Einstellungen ermöglicht es für das ausgewählte Unternehmen:
- eine andere Kombination von Servicebereichen der Anforderung zu wählen als die in den globalen Einstellungen definierte, einschließlich der den Servicebereichen zugewiesenen Bearbeiter und Benachrichtigungen
- Servicebereiche auszuschalten, wenn sie in den globalen Einstellungen eingeschaltet sind – durch Ausschalten der Option Servicebereich – bei dem ausgewählten Unternehmen können dann in den Anforderungen keine Servicebereiche ausgewählt werden
- Servicebereiche einzuschalten, wenn sie in den globalen Einstellungen ausgeschaltet sind – durch Einschalten der Option Servicebereich/2. Ebene
- die Pflicht zur Wahl des Servicebereichs/der 2. Ebene anzupassen
Falls die Eigenen Einstellungen nur mit geringer Abwandlung von den Globalen Einstellungen ausgehen sollen, verwenden Sie die Schaltfläche Nach globalen Einstellungen ausfüllen, die Sie anschließend anpassen.
Die Art der Einstellung der Servicebereiche der Anforderung ist näher im Artikel beschrieben, der den Globalen Einstellungen der Anforderungen gewidmet ist. Durch die Verwendung einer eigenen Einstellung der Servicebereiche wird dem Kunden eine eigene SLA erstellt und zugewiesen, die die Einstellungen der aktuellen Globalen SLA erbt (mehr im Absatz SLA weiter unten).
Operatoren
SLA
Berechnung der Fristen der Anforderung – durch Umschalten des Schalters in die Position eingeschaltet wird das Herunterzählen der Zeit bis zur Erfüllung der Fristen der Anforderung aktiviert: Zuweisungsfrist (Time to Own – TTO), Reaktionsfrist (Response Time – RT), Ausweichlösung (Time to Alternative Solution – TTAS), Lösung (Time to Resolve). Zugleich werden in den Anforderungen die Felder mit der Zuweisungsfrist (TTO) und der Frist der Ausweichlösung (TTAS) zugänglich gemacht, sofern sie in Globale Einstellungen->Anforderungen->Anforderungen eingeschaltet sind.
Aktuell verwendete SLA – die voreingestellte SLA ist die sogenannte Globale SLA. Jedem Unternehmen kann auch eine benutzerdefinierte SLA zugewiesen werden – wählen Sie aus der Liste der bestehenden aus, oder erstellen Sie eine neue durch Klicken auf +SLA hinzufügen. Die SLA kann nicht geändert werden, wenn das Unternehmen eigene Einstellungen auf der Registerkarte CDESK-Einstellungen verwendet. Details zur ausgewählten SLA zeigen Sie mit der Schaltfläche SLA-Detail an. Die Arbeit mit der SLA ist näher in einem eigenen Artikel beschrieben, der der SLA gewidmet ist.
Kontakte
Zeigt alle dem ausgewählten Unternehmen zugewiesenen Kontakte an, mit den Möglichkeiten +Kontakt hinzufügen und +Kundenkonto hinzufügen. Das Hinzufügen eines Kontakts ist im Artikel Kontakte beschrieben. Die Schaltfläche +Kundenkonto hinzufügen dient zum Erstellen eines Zugriffs für den Kunden auf einige Funktionen von CDESK. Dem Erstellen eines Benutzer-/Kundenkontos ist ein eigener Artikel Benutzer gewidmet.
Zum Beibehalten der durchgeführten Änderungen dient die Schaltfläche Speichern, oder, falls Sie die durchgeführten Änderungen nicht speichern möchten, verwenden Sie die Schaltfläche Zurück.
Löschen eines Unternehmens
Zum Löschen der Datensätze über das Unternehmen verwenden Sie die Schaltfläche Löschen – sie wird nur Benutzern mit den eingestellten Berechtigungen zum Löschen von Kunden angezeigt. Falls für das Unternehmen offene Anforderungen oder Aufträge erfasst sind, kann der Datensatz nicht gelöscht werden. Die Datensätze werden nach dem Löschen nicht aus der Datenbank entfernt, sondern nur ins Archiv verschoben.