Anforderungskatalog

Gründe für die Verwendung des Anforderungskatalogs

Der Anforderungskatalog ermöglicht es, die Erfassung neuer Anforderungen zu beschleunigen und zu vereinfachen. Dies erreichen Sie, indem Sie Vorlagen definieren. Diese Vorlagen erweitern die Nutzung des Moduls Anforderungen für spezifische Szenarien. Nachfolgend finden Sie die Liste der Parameter, die Sie für eine Vorlage einstellen können:

• Vordefinierter Beauftragter, Priorität, Typ oder Servicebereich, aber auch eine Beschreibung, was das Ausfüllen einer neuen Anforderung beschleunigt.
• Zuordnung einer Firma oder einer Firmenkategorie. Jede Firma kann so einen auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Leistungskatalog verwenden.
• Einstellung der Sichtbarkeit nach Arbeitspositionen, dank der angemeldeten Benutzern nur die relevanten Vorlagen angezeigt werden, die ihrer Arbeitsposition entsprechen.
• Definition eines eigenen Satzes optionaler Eigenschaften, mit denen Sie für jedes Anwendungsszenario ein angepasstes Anforderungsformular erstellen können.
• Standardaufgaben, die mit der Erfassung der Anforderung automatisch erstellt und den festgelegten Beauftragten zugewiesen werden.
• Der Vorlage kann ein Genehmigungsprozess zugeordnet werden.

Beispiel des Anforderungskatalogs auf verschiedenen Plattformen

Anlegen des Kachelbaums für den Anforderungskatalog

Um Anforderungen über den Anforderungskatalog erstellen zu können, müssen Sie zunächst Kacheln anlegen in Globale Einstellungen ->  Anforderungen -> Anforderungskatalog. Die Vorgehensweise dazu finden Sie HIER.

Erstellen einer Vorlage für Kacheln

Eine neue Vorlage legen Sie an über Anforderungsvorlagen. Diese befinden sich in Anforderungen->Anforderungsvorlagen , sofern der Anforderungskatalog aktiviert ist in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Anforderungskatalog.

Zum Erstellen einer neuen Vorlage dient die Schaltfläche +Datensatz hinzufügen . Es öffnet sich das Formular zum Erstellen eines neuen Datensatzes. Es folgt eine Auflistung der Felder, wobei mit dem Zeichen # diejenigen gekennzeichnet sind, die optional aktiviert werden können. Pflichtfelder sind mit dem Symbol • gekennzeichnet.

Grunddaten

Name der Anforderungsvorlage – der Name, unter dem die Vorlage im Anforderungskatalog angezeigt wird.

Namen der Vorlage als Namen der neuen Anforderung verwenden – ist der Schalter in der Position aktiviert, wird beim Erstellen einer neuen Anforderung der Name der Vorlage verwendet.

Beschreibung der Anforderung – wird als Beschreibung der aus dem Katalog erstellten Anforderung verwendet (mit der Möglichkeit einer Änderung)

Notizen – Textfeld zum Einfügen von Notizen zur Anforderungsvorlage. Dieses Feld kann nur in der Liste der Anforderungsvorlagen angezeigt werden. Direkt in der erstellten Anforderung wird es nicht angezeigt.

Genehmigungsregel – wenn die aus dieser Vorlage erstellten Anforderungen einer Genehmigung unterliegen sollen, wählen Sie aus der Auswahlliste die angebotenen Genehmigungsregeln aus. Angeboten werden nur Regeln, die zu den Regelgruppen Genehmigungsprozess und Dynamische Genehmigung der Anforderung auf Basis von Zusatzeigenschaften gehören. Werden keine Regeln angeboten, müssen Sie zunächst in Globale Einstellungen->Anforderungen->Anforderungskatalog die Genehmigung von Anforderungen aus dem Katalog aktivieren und anschließend die Regel erstellen in Genehmigung->Genehmigungsprozesse.

#Anforderungstyp

Die folgenden Einstellungen werden nur angezeigt, wenn die Option der Servicebereiche der Anforderung aktiviert ist in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Typen und Servicebereiche.

Einschränkung der Typauswahl

Ohne Einschränkung – eine aus dieser Vorlage erstellte Anforderung hat keine eingeschränkte Auswahl der Anforderungstypen. In der Anforderung stehen alle Servicebereiche zur Verfügung, die definiert sind in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Typen und Servicebereiche .

• Auf ausgewählte Typen beschränken – bei Auswahl dieser Option wird ein Feld zur Auswahl der Anforderungstypen verfügbar, die für die aus der Vorlage erstellte Anforderung zur Verfügung stehen.

In der Spalte Bearbeitung beim Erstellen der Anforderung können Sie einstellen, ob beim Erfassen einer Anforderung aus der Vorlage die aus der Vorlage vorab ausgefüllten Werte geändert werden können. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Alle Benutzer – die vorab ausgefüllten Werte, die beim Erstellen der Anforderung auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, kann jeder Benutzer ändern.
• Operator, Administrator – die vorab ausgefüllten Werte, die beim Erstellen der Anforderung auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, können nur Benutzer ändern, die zu folgenden Gruppen gehören: Operator oder Administrator
• Bearbeiter, Operator, Administrator – die vorab ausgefüllten Werte, die beim Erstellen der Anforderung auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, können nur Benutzer ändern, die zu folgenden Gruppen gehören: Operator oder Administrator , oder der Beauftragte der Anforderung.
• Administrator – nur Benutzer, die zur Gruppe Administrator gehören, können die vorab ausgefüllten Werte ändern, die beim Erstellen der Anforderung auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden.

In der Spalte Bearbeitung beim Ändern der Anforderung können Sie einstellen, welche auf Basis der Vorlage vorausgefüllten Felder nach dem Speichern der Anforderung bearbeitbar sind, wenn die Anforderung aus einer Vorlage erstellt wurde.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Alle Benutzer – die vorab ausgefüllten Werte, die auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, kann nach dem Speichern der Anforderung jeder Benutzer ändern.
• Operator, Administrator – die vorab ausgefüllten Werte, die auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, können nach dem Speichern der Anforderung nur Benutzer ändern, die zu folgenden Gruppen gehören: Operator oder Administrator
• Bearbeiter, Operator, Administrator – die vorab ausgefüllten Werte, die auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, können nach dem Speichern der Anforderung nur Benutzer ändern, die zu folgenden Gruppen gehören: Operator oder Administrator , oder der Beauftragte der Anforderung.
• Administrator – nur Benutzer, die zur Gruppe Administrator gehören, können die auf Basis der Vorlageneinstellungen vorab ausgefüllten Werte nach dem Speichern der Anforderung ändern.

Standardtyp – ermöglicht die Auswahl des Typs, der beim Erstellen der Anforderung standardmäßig ausgefüllt wird. Der standardmäßig ausgefüllte Wert in der Anforderung kann auf Basis der Vorlageneinstellungen geändert werden. Diese Einstellung ist unabhängig davon verfügbar, ob die Auswahl der Anforderungstypen eingeschränkt ist oder nicht. Ist die Typauswahl nicht eingeschränkt, können Sie als Standardtyp jeden in CDESK definierten Anforderungstyp festlegen. Ist die Typauswahl eingeschränkt, können Sie als Standard nur die aufgeführten Typen festlegen.

Sichtbarkeit

• Normal – standardmäßig ausgewählter Wert. Die aus der jeweiligen Vorlage erstellte Anforderung hat standardmäßig normale Sichtbarkeit, d. h. sie ist auch für Kunden sichtbar.
• Intern – die aus der jeweiligen Vorlage erstellte Anforderung hat standardmäßig interne Sichtbarkeit. Bei interner Sichtbarkeit ist die Anforderung für Kunden nicht sichtbar.

#Servicebereich

Die folgenden Einstellungen werden nur angezeigt, wenn die Option der Servicebereiche der Anforderung aktiviert ist in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Typen und Servicebereiche.

Einschränkung der Bereichsauswahl

Ohne Einschränkung – eine aus dieser Vorlage erstellte Anforderung hat keine eingeschränkte Auswahl der Servicebereiche. In der Anforderung stehen alle Servicebereiche zur Verfügung, die definiert sind in Globale Einstellungen->Typen und Servicebereiche

• Auf ausgewählte Bereiche beschränken – in der aus dieser Vorlage erstellten Anforderung stehen nur die ausgewählten Bereiche zur Verfügung. Zum ausgewählten Bereich kann auch ein Bereich der 2. Ebene ausgewählt werden. Einen ausgewählten Bereich entfernen Sie durch Klicken auf das Symbol x neben dem Namen des Servicebereichs.

In der Spalte Bearbeitung beim Erstellen der Anforderung können Sie einstellen, ob beim Erfassen einer Anforderung aus der Vorlage die aus der Vorlage vorab ausgefüllten Werte geändert werden können. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Alle Benutzer – die vorab ausgefüllten Werte, die beim Erstellen der Anforderung auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, kann jeder Benutzer ändern.
• Operator, Administrator – die vorab ausgefüllten Werte, die beim Erstellen der Anforderung auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, können nur Benutzer ändern, die zu folgenden Gruppen gehören: Operator oder Administrator
• Bearbeiter, Operator, Administrator – die vorab ausgefüllten Werte, die beim Erstellen der Anforderung auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, können nur Benutzer ändern, die zu folgenden Gruppen gehören: Operator oder Administrator , oder der Beauftragte der Anforderung.
• Administrator – nur Benutzer, die zur Gruppe Administrator gehören, können die vorab ausgefüllten Werte ändern, die beim Erstellen der Anforderung auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden.

In der Spalte Bearbeitung beim Ändern der Anforderung können Sie einstellen, welche auf Basis der Vorlage vorausgefüllten Felder nach dem Speichern der Anforderung bearbeitbar sind, wenn die Anforderung aus einer Vorlage erstellt wurde.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Alle Benutzer – die vorab ausgefüllten Werte, die auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, kann nach dem Speichern der Anforderung jeder Benutzer ändern.
• Operator, Administrator – die vorab ausgefüllten Werte, die auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, können nach dem Speichern der Anforderung nur Benutzer ändern, die zu folgenden Gruppen gehören: Operator oder Administrator
• Bearbeiter, Operator, Administrator – die vorab ausgefüllten Werte, die auf Basis der Vorlageneinstellungen ausgefüllt werden, können nach dem Speichern der Anforderung nur Benutzer ändern, die zu folgenden Gruppen gehören: Operator oder Administrator , oder der Beauftragte der Anforderung.
• Administrator – nur Benutzer, die zur Gruppe Administrator gehören, können die auf Basis der Vorlageneinstellungen vorab ausgefüllten Werte nach dem Speichern der Anforderung ändern.

Standardbereich – der ausgewählte Bereich / die 2. Ebene wird in der Anforderung vorausgefüllt. Diese Einstellung ist unabhängig davon verfügbar, ob die Auswahl der Servicebereiche der Anforderung eingeschränkt ist oder nicht. Ist die Auswahl der Servicebereiche nicht eingeschränkt, können Sie als Standardbereich jeden in CDESK definierten Servicebereich festlegen. Ist die Auswahl der Servicebereiche eingeschränkt, können Sie als Standardbereich nur die aufgeführten Bereiche festlegen.

# Einstellung der CI-Auswahl

Auswahl eines Objekts aus der CMDB

• Gemäß den Einstellungen des Servicebereichs / den globalen Einstellungen – die Auswahl der CI-Konfigurationsobjekte in der Anforderung wird durch den gewählten Servicebereich oder durch die globalen Einstellungen gesteuert.
• Deaktiviert – die Auswahl von CI-Konfigurationsobjekten in der Anforderung ist nicht möglich
• Optional – die Auswahl von CI-Konfigurationsobjekten in der Anforderung ist möglich, die Anforderung kann jedoch auch ohne Auswahl eines Objekts gespeichert werden.
• Obligatorisch – die Auswahl von CI-Konfigurationsobjekten in der Anforderung ist obligatorisch. Die Anforderung kann nicht gespeichert werden, solange der Benutzer kein CI-Konfigurationsobjekt auswählt.

Eigenschaften

Priorität• – die Prioritäten der Anforderung, aktiviert in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Grundeinstellungen. Die Auswahl der Priorität wirkt sich auf die Fristen für die Anfrage aus, sofern ein SLA definiert ist. Außerdem kann eingestellt werden, ob dieser Parameter in der Vorlage und in der Anforderung bearbeitbar, nur durch den Operator bearbeitbar oder von niemandem bearbeitbar ist.

# Beauftragtengruppe – diese Option wird nur angezeigt, wenn die Funktion Auswahl des Beauftragten nach Beauftragtengruppe einschränken aktiviert ist. Die ausgewählte Beauftragtengruppe wird in der aus dieser Vorlage erstellten Anforderung vorausgefüllt. Im aktivierten Zustand ist die Auswahl des Beauftragten in zwei Felder aufgeteilt: die obligatorische Beauftragtengruppe und der optionale Beauftragte. Im Feld Beauftragte werden nur Beauftragte angeboten, die zur ausgewählten Beauftragtengruppe gehören. Über die Beauftragtengruppe wird die Sichtbarkeit der Anforderungen gesteuert, und auch die Benachrichtigung kann darüber erfolgen. Die Einstellung ist vorteilhaft für Firmen, in denen Anforderungen in Teams gelöst werden. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Das Aktivieren verursacht dauerhafte Änderungen im System, und das Deaktivieren ist nur über einen KOSTENPFLICHTIGEN Service möglich.

Beauftragte• – Auswahl des Beauftragten der Anforderung. Wenn Sie die Funktion Auswahl des Beauftragten nach Beauftragtengruppe einschränken aktiviert haben, werden nur Beauftragte aus der ausgewählten Beauftragtengruppe angeboten. In diesem Fall ist die Auswahl des Beauftragten nicht obligatorisch. Außerdem kann eingestellt werden, ob dieser Parameter in der Vorlage und in der Anforderung bearbeitbar, nur durch den Operator bearbeitbar oder von niemandem bearbeitbar ist.

Beauftragten bevorzugen

• Anforderungsvorlage – beim Erstellen der Anforderung wird in der Anforderung der Beauftragte vorausgefüllt, der in der Vorlage eingestellt ist.

Servicebereich / Anforderungsvorlage – beim Erstellen der Anforderung wird in der Anforderung der Beauftragte vorausgefüllt, der für den in der Vorlage ausgefüllten Servicebereich eingestellt ist. Die Zuordnung des Beauftragten zum Servicebereich können Sie vornehmen in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Typen und Servicebereiche. Ist in der Vorlage kein Servicebereich eingestellt oder hat der gewählte Servicebereich keinen Beauftragten, wird in der Anforderung der Beauftragte gewählt, der für die jeweilige Vorlage eingestellt ist.

• Angemeldeter Beauftragter / Anforderungsvorlage – beim Erstellen der Anforderung wird in der Anforderung der aktuell angemeldete Benutzer vorausgefüllt. Er muss jedoch Mitglied der Gruppe Worker sein. Gehört der aktuell angemeldete Benutzer nicht zur Gruppe Worker, wird in der Anforderung der in der Vorlage eingestellte Beauftragte vorausgefüllt.
• Angemeldeter Beauftragter / Servicebereich / Anforderungsvorlage – beim Erstellen der Anforderung wird in der Anforderung der aktuell angemeldete Benutzer vorausgefüllt. Er muss jedoch Mitglied der Gruppe Worker sein. Gehört der aktuell angemeldete Benutzer nicht zur Gruppe Worker, wird in der Anforderung der Beauftragte vorausgefüllt, der für den in der jeweiligen Vorlage ausgewählten Servicebereich eingestellt ist. Ist in der Vorlage kein Servicebereich eingestellt oder hat der gewählte Servicebereich keinen Beauftragten, wird in der Anforderung der Beauftragte gewählt, der für die jeweilige Vorlage eingestellt ist.
• Administrativer Beauftragter aus CI / Anforderungsvorlage – Ist in der Vorlage ein CI-Konfigurationsobjekt ausgewählt, das einen administrativen Beauftragten eingestellt hat, wird dieser Beauftragte auch als Beauftragter der Anforderung vorausgefüllt. Hat das ausgewählte Konfigurationsobjekt keinen administrativen Beauftragten eingestellt, wird in der Anforderung der für die jeweilige Vorlage vordefinierte Beauftragte vorausgefüllt.
• Administrativer Beauftragter aus CI / Servicebereich / Anforderungsvorlage – Ist in der Vorlage ein CI-Konfigurationsobjekt ausgewählt, das einen administrativen Beauftragten eingestellt hat, wird dieser Beauftragte auch als Beauftragter der Anforderung vorausgefüllt. Hat das ausgewählte Konfigurationsobjekt keinen administrativen Beauftragten eingestellt, wird in der Anforderung der für den Servicebereich in der Vorlage vordefinierte Beauftragte vorausgefüllt. Hat auch der Servicebereich keinen Beauftragten eingestellt, wird in der Anforderung der für die Vorlage vordefinierte Beauftragte vorausgefüllt.
• Technischer Beauftragter aus CI / Anforderungsvorlage – ist in der Vorlage ein CI-Konfigurationsobjekt ausgewählt, das einen technischen Beauftragten eingestellt hat, wird dieser Beauftragte auch als Beauftragter der Anforderung vorausgefüllt. Hat das ausgewählte Konfigurationsobjekt keinen technischen Beauftragten eingestellt, wird in der Anforderung der für die jeweilige Vorlage vordefinierte Beauftragte vorausgefüllt.

Technischer Beauftragter aus CI / Servicebereich / Anforderungsvorlage – ist in der Vorlage ein CI-Konfigurationsobjekt ausgewählt, das einen technischen Beauftragten eingestellt hat, wird dieser Beauftragte auch als Beauftragter der Anforderung vorausgefüllt. Hat das ausgewählte Konfigurationsobjekt keinen technischen Beauftragten eingestellt, wird in der Anforderung der für den Servicebereich in der Vorlage vordefinierte Beauftragte vorausgefüllt. Hat auch der Servicebereich keinen Beauftragten eingestellt, wird in der Anforderung der für die Vorlage vordefinierte Beauftragte vorausgefüllt.

Nach verpasster Antwortfrist ändern auf – falls der zugewiesene Beauftragte oder einer der Beauftragten in der zugewiesenen Beauftragtengruppe die Antwortfrist der Anforderung verpasst, wird die Anforderung einem anderen Beauftragten oder einer anderen Gruppe zugewiesen. Soll die Anforderung nach verpasster Antwortfrist keinem anderen Beauftragten zugewiesen werden, lassen Sie das Feld leer. Dieses Feld kann aktiviert werden in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Grundeinstellungen. Außerdem kann eingestellt werden, ob dieser Parameter in der Vorlage und in der Anforderung bearbeitbar, durch den Operator, den Beauftragten oder den Administrator bearbeitbar oder von niemandem bearbeitbar ist.

Hilfsbeauftragte – dem Beauftragten der Anforderung können weitere, sogenannte Hilfsbeauftragte oder Beauftragtengruppen hinzugefügt werden, die Zugriff auf die Bearbeitung der Anforderung haben und zugleich über Änderungen daran benachrichtigt werden. Das Feld Hilfsbeauftragte kann aktiviert werden in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Grundeinstellungen. Außerdem kann eingestellt werden, ob dieser Parameter in der Vorlage und in der Anforderung bearbeitbar, durch den Operator, den Beauftragten oder den Administrator bearbeitbar oder von niemandem bearbeitbar ist.

Verantwortlicher – für die Anforderung kann ein Verantwortlicher festgelegt werden, der zum Beispiel über die Implementierung der Anforderung entscheiden kann. Das Feld Verantwortlicher kann aktiviert werden in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Grundeinstellungen. Außerdem kann eingestellt werden, ob dieser Parameter in der Vorlage und in der Anforderung bearbeitbar, durch den Operator, den Beauftragten oder den Administrator bearbeitbar oder von niemandem bearbeitbar ist.

Zusatzeigenschaften in der Anforderungsvorlage

Für jede Vorlage kann ein eigener Satz von Zusatzeigenschaften definiert werden. Dadurch lässt sich das Erstellen von Anforderungen an verschiedene Szenarien anpassen und zudem deutlich beschleunigen, da nur die Felder ausgefüllt werden, die für das jeweilige Szenario relevant sind. Zum Hinzufügen von Zusatzeigenschaften dient die Schaltfläche +Eigenschaft zuordnen . Die Arbeit mit Zusatzeigenschaften beschreibt der Artikel Zusatzeigenschaften.

Hinzufügen von Zusatzeigenschaften zur Vorlage

Eine Zusatzeigenschaft fügen Sie hinzu durch Klicken auf die Schaltfläche +Eigenschaft zuordnen .

Nach dem Klicken öffnet sich ein neues Fenster mit einer Liste der Zusatzeigenschaften, die Sie im Modul CMDB definieren. Bei jeder Eigenschaft befindet sich ein Kontrollkästchen, mit dem Sie die gewünschte Eigenschaft markieren. Die markierten Eigenschaften fügen Sie mit der Schaltfläche Ausgewählte hinzufügen hinzu.

Enthält die Liste die gewünschte Eigenschaft nicht, können Sie sie auch direkt im Fenster zur Auswahl der Eigenschaften mithilfe der Schaltflächen +Schnelles Hinzufügen einer Eigenschaft und +Zusammengesetzte Eigenschaft definieren. Mit der Option +Schnelles Hinzufügen einer Eigenschaft erstellen Sie eine Basiseigenschaft. Mit der Schaltfläche Zusammengesetzte Eigenschaft fügen Sie eine zusammengesetzte Eigenschaft hinzu, die mehrere grundlegende Eigenschaften enthält.

Einstellung der Zusatzeigenschaften in der Anforderungsvorlage

Die ausgewählten Zusatzeigenschaften werden in die Liste Zusatzeigenschaften aufgenommen. Die Eigenschaften erscheinen im Anforderungsformular in der Reihenfolge, in der sie in dieser Liste angeordnet sind. Die Reihenfolge der Einträge können Sie durch Ziehen am Symbol verändern. Über der Liste befindet sich eine Suchleiste. Zusatzeigenschaften, die Sie bereits hinzugefügt haben und nicht verwenden möchten, löschen Sie mit der Schaltfläche Löschen, die Sie im Kontextmenü in der oberen rechten Ecke der Zusatzeigenschaft finden. Falls die Liste der Zusatzeigenschaften in der Anforderung zu lang ist und keine weiteren Konfigurationen der Eigenschaften erforderlich sind, können Sie die Option Liste mit Einstellungen verwenden. Ist dieses Feld nicht aktiviert, werden in der Liste der Zusatzeigenschaften nur deren Namen und die Symbole zum Ändern der Reihenfolge angezeigt.

Zur einfachen Orientierung in den Zusatzeigenschaften empfehlen wir die Verwendung von Registerkarten. Eine neue Registerkarte erstellen Sie mit der Schaltfläche +Neue Registerkarte. Im modalen Fenster müssen Sie die Registerkarte benennen, gegebenenfalls eine Übersetzung hinzufügen und sie speichern über die Schaltfläche Speichern .

Sie können auch einstellen, wie die Eigenschaften angezeigt und ausgefüllt werden.

Eingeklappt anzeigen – wenn die Option Eingeklappt anzeigen aktiviert ist, wird im Anforderungsformular nicht die gesamte Eigenschaft angezeigt, sondern nur ein Kontrollkästchen. Die Eigenschaft wird ausgeklappt, sobald dieses Kontrollkästchen aktiviert wird.

Pflichtfeld – wenn die Option Pflichtfeld aktiviert ist, wird die Eigenschaft im Anforderungsformular als obligatorisch gekennzeichnet. Sie können die Anforderung nicht speichern, solange Sie die Eigenschaft nicht ausfüllen.

Mehrere Werte – wenn Sie die Option Mehrere Werte aktivieren, können Sie die Eigenschaft mehrfach ausfüllen. Bei Auswahl dieser Option wird das Feld Limit verfügbar, in dem Sie diese Anzahl begrenzen können.

In der Anforderungsliste anzeigen – die Zusatzeigenschaft kann als eigene Spalte in der Anforderungsliste angezeigt werden.

Unterliegt der Genehmigung – ermöglicht es, für die ausgewählte Zusatzeigenschaft eine Genehmigung einzustellen. Die Genehmigung über Zusatzeigenschaften beschreibt der nachfolgende Text im Abschnitt Einstellung der Genehmigung der Anforderung über eine Zusatzeigenschaft in der Vorlage.

Nach dem Ausfüllen der Grunddaten wechseln Sie zur Registerkarte Link zur Kachel , wo Sie die Vorlage mit einer Kachel verknüpfen. Auf der Registerkarte Zugeordnete Firmen legen Sie fest, für welchen Kunden die jeweilige Vorlage verfügbar ist. Alternativ müssen Sie keinen bestimmten Kunden auswählen, sondern können die Vorlage gleichzeitig mehreren Kunden desselben Typs zuordnen. Details zum Erstellen von Vorlagen sind im folgenden Text beschrieben.

Verknüpfung der Vorlage mit einer Kachel

Die Vorlage ordnen Sie einer Kachel auf der Registerkarte Link zur Kachel zu. Die Registerkarte enthält eine Liste der Kacheln des Anforderungskatalogs. Die Kacheln werden definiert in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Anforderungskatalog . Durch Ankreuzen wählen Sie aus, für welche Kacheln die jeweilige Vorlage verfügbar ist.

Falls Sie die Kacheln bearbeiten müssen, können Sie den Link Zu den Vorlageneinstellungen verwenden, der Sie direkt weiterleitet zu Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Anforderungskatalog

Zuordnung der Vorlage zu einer Firma

Damit die Vorlage gespeichert werden kann, müssen ihr zunächst Kunden zugeordnet werden – entweder durch Auswahl von Kundenkategorien oder einzeln durch Auswahl bestimmter Kunden aus der Liste in der rechten Fensterhälfte. Zum Eingrenzen der angebotenen Kunden oder zum Suchen eines bestimmten Kunden dient das Suchfeld über der Liste. Die Vorlage ist im Leistungskatalog somit nur für die zugeordneten Kunden verfügbar.

Sichtbarkeit nach Arbeitspositionen

Der Leistungskatalog kann durch das Angebot an Vorlagen auch nach Arbeitspositionen unterschieden werden, die Sie definieren können in Globale Einstellungen -> Arbeitspositionen -> Definition der Arbeitspositionen. Die Sichtbarkeit passen Sie durch Klicken auf die Symbole in der Spalte an:

– die Benutzer sehen die Vorlage im Anforderungskatalog

– die Benutzer können die Vorlage im Anforderungskatalog nicht sehen.

Die Arbeitsposition wird den Benutzern zugeordnet in Berechtigungen und Zugriffe -> Benutzer. Die Möglichkeit, die Sichtbarkeit einer Anforderung festzulegen, eignet sich zum Beispiel für das Erstellen von Anforderungen, die nur für höhere Führungskräfte zugänglich sein sollen. Die Anforderung können Sie auch einer Beauftragtengruppe zuordnen.

Klicken Sie auf Speichern , um die erstellte Vorlage zum Katalog hinzuzufügen.

Einstellung der automatischen Generierung von Aufgaben

Die automatische Generierung von Aufgaben erfolgt nach dem Anlegen der Anforderung über eine Vorlage, in der die Aufgaben definiert sind. Aufgaben können auf Basis bestimmter Eigenschaften bedingt erstellt werden, jedoch nur im Moment der Erstellung der Anforderung. Der Start einer Aufgabe hängt nicht von der Erledigung anderer Aufgaben ab. Solche erweiterten Möglichkeiten bieten die Arbeitsaufträge, die beschrieben sind HIER.

Die Registerkarte Aufgaben wird nach dem Speichern der Vorlage verfügbar, wenn das Modul Aufgaben aktiviert ist in Globale Einstellungen -> Aufgaben.

Eine neue Aufgabe fügen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche +Aufgabe hinzufügen in der oberen rechten Ecke hinzu. Nach dem Klicken öffnet sich ein neues Fenster.

Name – der Name der Aufgabe, unter dem sie in der Aufgabenliste angezeigt wird. Zugleich der Name der für den Beauftragten generierten Aufgabe

Beschreibung – Beschreibung der Aufgabe

Standard-Beauftragter – Festlegung, wer Beauftragter der generierten Aufgabe sein wird. Es kann sich auch um eine Beauftragtengruppe handeln

Fertigstellungstermin (TTR) – kann mit der Frist für die Fertigstellung der Anforderung übereinstimmen, oder die Erledigungsfrist kann in Stunden oder Tagen festgelegt werden

Erstellung der Aufgabe – wählen Sie aus, unter welchen Umständen die Aufgabe generiert wird

• Beim Erstellen der Anforderung – nach dem Erstellen einer neuen Anforderung über den Leistungskatalog wird diese Aufgabe generiert und dem festgelegten Beauftragten zugewiesen
• Bei Erfüllung festgelegter Bedingungen – die Aufgabe wird nach Erfüllung der festgelegten Bedingungen generiert. Wenn Sie mehrere Bedingungen festlegen, wird die Aufgabe nur generiert, wenn alle erfüllt sind. Um eine Aufgabe bereits bei Erfüllung mindestens einer der Bedingungen zu generieren, muss für jede von ihnen eine eigene Aufgabe erstellt werden. Bedingungen können aus den optionalen Eigenschaften erstellt werden, die in den Grunddaten der Vorlage angegeben sind, und zwar nur aus folgenden Typen:

     -> Kontrollkästchen (Checkbox) – Möglichkeit, die Bedingung nach Ein oder Aus zu wählen

     -> benutzerdefinierte Auswahlliste – Möglichkeit, die Bedingung nach den Werten zu wählen, die in der benutzerdefinierten Auswahlliste definiert sind, die in der jeweiligen optionalen Eigenschaft verwendet wird

Die Aufgabe ordnen Sie der Vorlage durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern zu. Durch Klicken auf die Schaltfläche Abbrechen wird das Fenster geschlossen, ohne die Aufgabe hinzuzufügen.

Einstellung der automatischen Generierung von Arbeitsaufträgen

Die automatische Generierung von Arbeitsaufträgen erfolgt nach dem Anlegen der Anforderung über eine Vorlage, in der die Arbeitsaufträge definiert sind. Die erstellten Arbeitsaufträge können sich gegenseitig seriell-parallel beeinflussen. Der Start eines bestimmten Auftrags kann von der Beendigung vorhergehender Aufträge abhängen.

Die Registerkarte Arbeitsaufträge erscheint erst nach dem Speichern der Vorlage, sofern sie aktiviert ist in Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Arbeitsaufträge. Auf der Registerkarte Arbeitsaufträge können Sie Arbeitsaufträge definieren, die beim Erstellen der Anforderung automatisch generiert und Beauftragten zugewiesen werden sollen.

Wenn Sie die Anforderung nach Beendigung des letzten Auftrags automatisch zu Ende führen möchten, müssen Sie den Schalter Automatische Beendigung der Anforderung nach Beendigung des letzten Auftrags aktivieren.

Mit  fügen Sie einen neuen Arbeitsauftrag hinzu. Nach dem Klicken öffnet sich ein neues Fenster.

Anforderungsvorlage – dieses Feld ist mit dem Namen der Vorlage vorausgefüllt, zu der Sie den Arbeitsauftrag hinzufügen. Den Namen in diesem Feld können Sie nicht ändern.

Vorlage des Arbeitsauftrags – wählen Sie aus der Auswahlliste eine Vorlage des Arbeitsauftrags aus. Die ausgewählte Vorlage dient als Muster für die automatische Erstellung von Arbeitsaufträgen zur Anforderung, die aus dieser Anforderungsvorlage erstellt wird (dies umfasst auch die Generierung eines Arbeitsauftrags auf Basis einer Zusatzeigenschaft oder eines bestimmten Werts einer Zusatzeigenschaft). Enthält die Auswahlliste keine Vorlagen für Arbeitsaufträge, müssen Sie diese erstellen in Anforderungen->Vorlagen für Arbeitsaufträge. ||

Generierung des Arbeitsauftrags – wählen Sie die Bedingung aus, auf deren Grundlage der Arbeitsauftrag generiert wird. Die Auswahlliste enthält folgende Optionen:

• Nicht automatisch erstellen – der Arbeitsauftrag wird nicht automatisch erstellt. In diesem Fall müssen Sie ihn manuell erfassen.
• Automatisch – der Arbeitsauftrag wird automatisch nach dem Erstellen einer Anforderung aus dieser Vorlage erstellt. Der Arbeitsauftrag wird auf Basis der eingestellten Vorlage des Arbeitsauftrags erstellt.
• Nach dem Ausfüllen der Zusatzeigenschaft – der Arbeitsauftrag wird automatisch nach dem Ausfüllen der ausgewählten Zusatzeigenschaften erstellt. Mit der Auswahl dieser Option wird ein Feld zum Einstellen der Generierungsbedingungen verfügbar. CDESK bietet folgende Optionen:

     -> Mindestens eine Bedingung – für die Generierung des Arbeitsauftrags genügt es, eine in der Anforderung platzierte Zusatzeigenschaft auszufüllen.

     -> Alle Bedingungen – für die Generierung des Arbeitsauftrags müssen alle Zusatzeigenschaften ausgefüllt werden.

Die Zusatzeigenschaften, von denen die Generierung des Arbeitsauftrags abhängt, befinden sich in der Liste unten. Es handelt sich um Zusatzeigenschaften, die der jeweiligen Anforderungsvorlage hinzugefügt sind. Handelt es sich um eine zusammengesetzte Eigenschaft, wird jede Eigenschaft, die die zusammengesetzte Eigenschaft enthält, in die Liste aufgenommen. Wenn Sie nicht möchten, dass eine der Zusatzeigenschaften die Generierung des Arbeitsauftrags beeinflusst, klicken Sie auf das Symbol  neben dem Namen der Zusatzeigenschaft. Eine so gekennzeichnete Zusatzeigenschaft bleibt jedoch weiterhin in der Anforderungsvorlage. Durch Klicken auf das Symbol  nehmen Sie die Zusatzeigenschaft wieder in die Liste der Eigenschaften auf, die die Generierung des Arbeitsauftrags beeinflussen.

• Festlegen eines bestimmten Werts der Zusatzeigenschaft – der Arbeitsauftrag wird automatisch nach dem Ausfüllen bestimmter Werte der ausgewählten Zusatzeigenschaften erstellt. Mit der Auswahl dieser Option wird ein Feld zum Einstellen der Generierungsbedingungen verfügbar. CDESK bietet folgende Optionen:

       -> Mindestens eine Bedingung – für die Generierung des Arbeitsauftrags genügt es, eine in der Anforderung platzierte Zusatzeigenschaft auszufüllen.

       -> Alle Bedingungen – für die Generierung des Arbeitsauftrags müssen alle Zusatzeigenschaften ausgefüllt werden.

Die Zusatzeigenschaften, von denen die Generierung des Arbeitsauftrags abhängt, befinden sich in der Liste unten. Es handelt sich um Zusatzeigenschaften, die der jeweiligen Anforderungsvorlage hinzugefügt sind. Handelt es sich um eine zusammengesetzte Eigenschaft, wird jede Eigenschaft, die die zusammengesetzte Eigenschaft enthält, in die Liste aufgenommen. Wenn Sie nicht möchten, dass eine der Zusatzeigenschaften die Generierung des Arbeitsauftrags beeinflusst, klicken Sie auf das Symbol  neben dem Namen der Zusatzeigenschaft. Eine so gekennzeichnete Zusatzeigenschaft bleibt jedoch weiterhin in der Anforderungsvorlage. Durch Klicken auf das Symbol  nehmen Sie die Zusatzeigenschaft wieder in die Liste der Eigenschaften auf, die die Generierung des Arbeitsauftrags beeinflussen.

Neben jeder Zusatzeigenschaft befindet sich ein Feld zur Eingabe des konkreten Werts, bei dem der Arbeitsauftrag generiert wird. Abhängig von der Art der Basiseigenschaft können folgende Werte eingestellt werden:

• Zeit – nach dem Klicken öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Zeit einstellen
• Zeit und Datum – nach dem Klicken öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Datum und Zeit einstellen
• Kontrollkästchen – bietet die Optionen: Ein / Aus
• Zahl – in das Feld können Sie nur eine ganze Zahl ohne Dezimalkomma eingeben
• Datum – nach dem Klicken öffnet sich ein Fenster zum Einstellen des Datums
• Dezimalzahl – in das Feld können Sie eine Dezimalzahl eingeben
• Hyperlink – es ist nicht möglich einzustellen, dass eine Eigenschaft vom Typ Hyperlink die Generierung des Arbeitsauftrags beeinflusst. Deshalb ist sie nicht in der Liste enthalten
• IP-Adresse – in das Feld können Sie eine IP-Adresse im Format xxx.xxx.xxx.xxx eingeben
• IP-Bereich – in das Feld können Sie einen IP-Bereich im Format xxx.xxx.xxx.xxx – xxx.xxx.xxx.xxx eingeben
• Zähler – Sie können einen konkreten Wert zum ausgewählten Datum einstellen. Eingeben können Sie nur eine ganze Zahl ohne Dezimalkomma
• Datei – für diese Eigenschaft werden keine spezifischen Parameter eingestellt. Der Arbeitsauftrag wird automatisch generiert, nachdem eine Datei an die Anforderung angehängt wurde
• Textfeld – in das Feld können Sie beliebige Zeichen eingeben. Die maximale Anzahl an Zeichen beträgt 65 535.
• Textfeld mit Formatierung – in das Feld können Sie beliebige Zeichen eingeben. Die maximale Anzahl an Zeichen beträgt 65 526 Zeichen
• Textzeile – in das Feld können Sie beliebige Zeichen eingeben. Die maximale Anzahl an Zeichen beträgt 255 Zeichen
• Dreistufiges Kontrollkästchen – bietet die Optionen: Ein / Aus
• Link – Sie können einen Wert aus der Auswahlliste wählen. Der Inhalt der Auswahlliste unterscheidet sich je nach Art des Links. Handelt es sich zum Beispiel um einen Link zu Firmen, enthält die Auswahlliste die in CDESK registrierten Firmen.
• Benutzerdefinierte Auswahlliste – Sie können einen Wert aus der gewählten Auswahlliste wählen.

Die Einstellung des Arbeitsauftrags speichern Sie mit der Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke des Fensters. Durch Klicken auf die Schaltfläche Abbrechen schließen Sie das Fenster, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Einstellung der seriell-parallelen Anordnung von Arbeitsaufträgen

Mit  können Sie einstellen, dass der Auftrag erst nach Abschluss der ausgewählten Aufträge aktiviert wird. Durch Klicken auf das Symbol  wird in der Spalte Nach Beendigung der Aufträge ausführen eine Schaltfläche zur Auswahl der Aufträge verfügbar, die sich in dieser Vorlage befinden. Die Auswahl bestätigen Sie durch Klicken auf das Symbol  .

Einstellung der Genehmigung der Anforderung über eine Zusatzeigenschaft in der Vorlage

Die Genehmigung der Anforderung über Zusatzeigenschaften ist nur möglich, wenn Sie in der Vorlage eine Genehmigungsregel einstellen, die zur Gruppe Dynamische Genehmigung der Anforderung auf Basis von Zusatzeigenschaften gehört. Haben Sie eine solche Regel noch nicht erstellt, legen Sie sie an in Genehmigung->Genehmigungsregeln.

Die Genehmigung nach der ausgewählten Eigenschaft ist verfügbar, wenn die Option Unterliegt der Genehmigung aktiviert ist. Durch Klicken auf das Symbol öffnet sich ein Fenster zur Einstellung des Genehmigungsprozesses.

Ohne Standardgenehmiger für die Eigenschaft – wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren , deaktivieren Sie die Möglichkeit, einen Standardgenehmiger auszuwählen. Ist der Standardgenehmiger deaktiviert, unterliegen Einträge, die nicht eingestellt sind, keiner Genehmigung. Ist er aktiviert, befindet sich darunter ein Feld, in dem Sie eine Benutzergruppe oder einen Benutzer mit Genehmigungsberechtigung auswählen können. Wenn Sie einen Standardgenehmiger festlegen und darunter für einzelne Einträge der Auswahlliste andere Genehmiger einstellen, werden die Einträge sowohl von dem als Standardgenehmiger eingestellten Benutzer als auch von den für die einzelnen Einträge eingestellten Genehmigern genehmigt. Diese Einstellung gilt nur für Auswahllisten. Bei anderen Eigenschaften ist es nicht möglich, Genehmiger für einzelne Einträge separat einzustellen.

Handelt es sich um eine zusammengesetzte Eigenschaft, können Sie den Standardgenehmiger für die gesamte Eigenschaft und auch für jede Eigenschaft einzeln festlegen.

Felder der Eigenschaften

KO – Eine Eigenschaft, bei der die Option KO aktiviert ist, wird im Genehmigungsprozess an die erste Stelle der ersten Genehmigungsstufe gesetzt. Der Genehmigungsprozess wird für alle in der Eigenschaft eingestellten Genehmiger generiert, die Benachrichtigung geht vorerst jedoch nur an die Genehmiger, die in der als KO gekennzeichneten Eigenschaft eingestellt sind. Die übrigen Genehmiger der Eigenschaften werden über den Genehmigungsprozess erst informiert, wenn die KO-Eigenschaft genehmigt ist. Eine KO-Eigenschaft ist erst genehmigt, wenn sich alle Genehmiger des KO-Eintrags positiv geäußert haben. Genehmigen ein oder mehrere Benutzer die Eigenschaft nicht, wird die Eigenschaft unabhängig von der Erklärung der übrigen Genehmiger nicht genehmigt.

Feld und Werte ohne Standardgenehmiger – bei Aktivierung dieser Option hat die jeweilige Eigenschaft keinen Standardgenehmiger.

Standardgenehmiger der Eigenschaft verwenden – bei Aktivierung dieser Option hat die jeweilige Eigenschaft denselben Standardgenehmiger wie die gesamte Eigenschaft.

Eigener Standardgenehmiger – bei Aktivierung dieser Option hat die jeweilige Eigenschaft einen eigenen Standardgenehmiger, der ausgewählt werden muss.

Einstellung der Genehmigung für jeden Eintrag der Auswahlliste separat

Mit der Schaltfläche +Eintrag aus der Auswahlliste hinzufügen können Sie aus der Auswahlliste einen Eintrag wählen, der einem anderen als dem Standardgenehmiger unterliegt. Genehmigt zum Beispiel der Standardgenehmiger die Eigenschaft nicht, der Genehmiger eines bestimmten Eintrags der Auswahlliste genehmigt jedoch diesen Eintrag, wird nur dieser Eintrag genehmigt. Die Anforderung wird teilweise genehmigt.

Durch Klicken auf die Schaltfläche +Eintrag aus der Auswahlliste hinzufügen öffnet sich im Fenster eine Liste der auswählbaren Einträge, in der die Genehmigung für jeden Eintrag separat eingestellt werden kann. Nach dem Klicken stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Wert unterliegt keiner Genehmigung – der ausgewählte Wert unterliegt keiner Genehmigung.

Eigenen Genehmiger verwenden – wählen Sie den Genehmiger / die Genehmigergruppe für den jeweiligen Eintrag aus.

Mit der Schaltfläche Einstellen wenden Sie die Einstellung an. Mit Abbrechen schließen Sie das Fenster, ohne die Einstellungen anzuwenden.

Erfassen einer Anforderung über den Anforderungskatalog

Eine neue Anforderung aus dem Katalog erstellen Sie in Anforderungen -> Anforderungsliste, durch Klicken auf die Schaltfläche +Aus dem Katalog hinzufügen oder durch Klicken auf die obere Schaltfläche + . Weitere Informationen zum Erstellen von Anforderungen aus dem Katalog finden Sie im Text Arbeit mit der Anforderung – Operator.