CDESK bietet eine breite Palette von Einstellungen für den Zugriff auf Anforderungen, damit möglichst viele Anwendungsszenarien abgedeckt werden können.
Beim Anlegen eines neuen Kontos wird der Zugriff auf Anforderungen anhand der Zuordnung zu Benutzergruppen voreingestellt – Beauftragter (W), Operator (O+W), Administrator (A), Kunde (C). Die einzelnen Gruppen haben standardmäßig folgende Berechtigungen:
Die Bedeutung der einzelnen Zugriffe und weitere Möglichkeiten zur Einstellung des Zugriffs auf die Anforderungsliste werden in den folgenden Kapiteln gesondert beschrieben. Die Arbeit mit der Anforderungsliste selbst ist beschrieben in einem separaten Handbuch.
Diese Standardeinstellungen können nach Bedarf geändert werden. Der Zugriff kann lediglich für Benutzer nicht geändert werden, die zur Gruppe Administrator (A) gehören. Wenn Sie die Berechtigungen eines Benutzers aus der Gruppe Administrator (A) ändern müssen, ist es notwendig, ihn in eine andere Gruppe zu verschieben.

Damit ein Kundenkonto auf Anforderungen zugreifen kann, ist es entscheidend, die Sichtbarkeit von Firmen zu konfigurieren. Die Sichtbarkeit von Firmen kann auf folgende Weise festgelegt werden: durch direkte Auswahl der gewünschten Firmen, nach Firmenkategorie, nach Firmentyp und durch Vererbung von einer Benutzergruppe. Die Konfiguration dieser Einstellungen wird in den folgenden Absätzen beschrieben.
Die Sichtbarkeit von Firmen ist nicht relevant, wenn Anforderungen nur auf Grundlage der Felder Beauftragter und Hilfsbeauftragter bereitgestellt werden. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten im Absatz Bereitstellung von Anforderungen für Beauftragte in der Rolle Beauftragter, Hilfsbeauftragter und Verantwortlicher.
Mehr über die Firmen selbst und wie sie in CDESK angelegt werden, finden Sie in einem separaten Handbuch.
Der direkteste Weg, ein Konto einer Firma zuzuordnen, besteht darin, es direkt der ausgewählten Firma zuzuweisen. Wird ein Beauftragter zugeordnet, hat das Konto Zugriff auf alle Anforderungen der Firma und ist auch als Beauftragter, Hilfsbeauftragter und Verantwortlicher auswählbar. Wird ein Kundenkonto zugeordnet, erhält es lediglich die Möglichkeit, eigene Anforderungen einzugeben, ohne die anderen zu sehen. Um weitere Anforderungen bereitzustellen, müssen einige der Berechtigungen aktiviert werden, wie zum Beispiel Zugriff auf fremde Datensätze, Zugriff auf Datensätze von Untergebenen…
Um ein Konto einer Firma zuzuordnen, gehen Sie zu Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> wählen Sie in der Liste einen bestimmten Benutzer -> Registerkarte Firmen . Gehen Sie auf der Registerkarte zum Abschnitt Einstellungen für ausgewählte Firmen.

Die Liste ist in zwei Teile gegliedert: Ausgewählte Datensätze und Datensätze zur Auswahl. Im Abschnitt Ausgewählte Datensätze befinden sich die Firmen, denen das Konto zugeordnet ist. Der Abschnitt Datensätze zur Auswahl enthält eine Liste aller in CDESK registrierten Firmen. Das Vorgehen zum Anlegen einer Firma in CDESK ist beschrieben in einem separaten Handbuch. Um dem Konto eine Firma zuzuordnen, klicken Sie in die Zeile mit der gewünschten Firma. Nach dem Klicken wird die Firma in den Abschnitt Ausgewählte Datensätze verschoben. Es kann mehr als eine Firma zugeordnet werden.
Annullieren der Zuordnung – wenn die Zuordnung annulliert werden soll, klicken Sie auf das Symbol in der Zeile der betreffenden Firma, und die Firma wird zurück in den Abschnitt Datensätze zur Auswahl verschoben.
Wenn mehrere Firmen gleichzeitig bereitgestellt werden sollen, die alle in dieselben Kategorien fallen, wenden Sie die Bereitstellung von Firmen nach Kategorien an. Um Firmen nach Kategorie bereitzustellen, gehen Sie zu Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> wählen Sie in der Liste einen bestimmten Benutzer -> Registerkarte Firmen . Gehen Sie auf der Registerkarte zum Abschnitt Sichtbare Firmen nach Kategorie.

Im Abschnitt Sichtbare Firmen nach Kategorie befindet sich eine Liste aller Firmenkategorien. Das Vorgehen zum Anlegen von Firmenkategorien ist beschrieben in einem separaten Handbuch. Neben jeder Kategorie befindet sich ein Kontrollkästchen (Checkbox)
. Durch Klicken auf dieses Symbol wird die Kategorie markiert
, wodurch dem Benutzer die Anforderungen aller Firmen bereitgestellt werden, die zu dieser Kategorie gehören. Es können mehrere Kategorien gleichzeitig markiert werden.
Annullieren der Sichtbarkeit nach Kategorie – wenn die Sichtbarkeit nach einer bestimmten Kategorie annulliert werden soll, genügt es, erneut auf das Kontrollkästchen neben der Kategorie zu klicken
, wodurch die Markierung annulliert wird. In diesem Fall ist die Checkbox leer
.
Neben der Bereitstellung nach Kategorie können auf dieselbe Weise Anforderungen nach Firmentypen bereitgestellt werden. Die Firmentypen werden näher beschrieben in einem separaten Artikel.
Um Firmen nach Typ bereitzustellen, gehen Sie zu Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> wählen Sie in der Liste einen bestimmten Benutzer -> Registerkarte Firmen . Gehen Sie auf der Registerkarte zum Abschnitt Sichtbare Firmen nach Typ.

Im Abschnitt Sichtbare Firmen nach Typ befindet sich eine Liste aller Firmentypen. Neben jedem Typ befindet sich ein Kontrollkästchen (Checkbox)
. Durch Klicken auf dieses Symbol wird der Typ markiert
, wodurch dem Benutzer die Anforderungen aller Firmen bereitgestellt werden, bei denen dieser Typ ausgefüllt ist. Es können mehrere Typen gleichzeitig markiert werden.
Annullieren der Sichtbarkeit nach Typ – wenn die Sichtbarkeit nach einem bestimmten Typ annulliert werden soll, genügt es, erneut auf das Kontrollkästchen neben dem Typ zu klicken
, wodurch die Markierung annulliert wird. In diesem Fall ist die Checkbox leer
.
Ist der Benutzer Mitglied einer Benutzergruppe, kann er die Sichtbarkeit von Firmen vererbt bekommen. Wie für einen bestimmten Benutzer können sowohl die Zuordnung zu einer Firma als auch die Sichtbarkeit nach Kategorien und Typen von Firmen für eine Gruppe eingestellt werden. In diesem Fall wird die Einstellung automatisch auf alle Mitglieder der Gruppe angewendet. Ein Zugriff, der durch Vererbung von der Gruppe erlangt wurde, trägt die Kennzeichnung: „Von der Gruppe vererbt: Gruppenname„.

Um die Sichtbarkeit für eine Gruppe einzustellen, gehen Sie zu Benutzer und Gruppen -> Gruppen -> wählen Sie in der Liste eine bestimmte Gruppe -> Registerkarte Firmen . Auf der Registerkarte können Sie die Sichtbarkeit von Firmen nach Kategorie, nach Typ oder die Sichtbarkeit nur für ausgewählte Firmen einstellen. Die Vorgehensweise ist dieselbe wie für einen bestimmten Benutzer, und die einzelnen Schritte sind in den obigen Absätzen beschrieben.

Zugriff auf eigene Anforderungen hat jeder Benutzer mit Zugriff auf das Modul Anforderungen und eingeschalteter Berechtigung Datensätze . Dieser Zugriff kann in den Berechtigungen aktiviert werden (Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> bestimmter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Abschnitt Anforderungen ). Für den Zugriff auf eigene Anforderungen muss für die Berechtigung Datensätze mindestens die Berechtigung zur Sichtbarkeit von Datensätzen aktiviert werden, die durch folgendes Symbol gekennzeichnet ist:
.
Damit der Benutzer nur auf eigene Anforderungen zugreift, müssen folgende Berechtigungen abgeschaltet sein:

Als eigene Anforderungen gelten Datensätze, bei denen der angemeldete Benutzer:
Ein Benutzer, der für die Berechtigung Datensätze nur die Berechtigung Zugriff / Lesen
eingeschaltet hat, kann keine Änderungen an den Anforderungen vornehmen, sondern sieht sie nur. Um Änderungen zu ermöglichen, muss zusätzlich zur Berechtigung Zugriff / Lesen auch die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen
aktiviert werden. Wenn auch das Löschen von Anforderungen möglich sein soll, muss zusätzlich zu den Berechtigungen für Zugriff und Bearbeitung auch die Berechtigung zum Löschen von Datensätzen
aktiviert werden.
Wenn die Berechtigung zum Bearbeiten / Löschen nur im Abschnitt Datensätze eingeschaltet ist und diese Berechtigungen für andere Anforderungen nicht eingeschaltet sind, kann der Benutzer ausschließlich seine eigenen Anforderungen bearbeiten / löschen.

Ein Benutzer, der die Option Zugriff / Lesen
für die Berechtigung Zugriff auf Datensätze von Untergebenen eingeschaltet hat, sieht alle Datensätze, bei denen seine Untergebenen und auch deren Untergebene in mindestens einem der folgenden Felder eingetragen sind:
In diesen Feldern muss direkt der Benutzer eingetragen sein, nicht seine Gruppe. Wenn in einem der oben genannten Felder die Gruppe eingetragen ist, in der sich der Untergebene befindet, er selbst aber nicht direkt ausgewählt ist, sieht der Vorgesetzte den Datensatz nicht.

Ein Benutzer, der nur die Berechtigung Zugriff / Lesen
für die Berechtigung Zugriff auf Datensätze von Untergebenen eingeschaltet hat, kann keine Änderungen an den Anforderungen der Untergebenen vornehmen, sondern sieht sie nur. Um Änderungen zu ermöglichen, muss zusätzlich zur Berechtigung Zugriff / Lesen auch die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen
aktiviert werden. Wenn auch das Löschen von Anforderungen der Untergebenen möglich sein soll, muss zusätzlich zu den Berechtigungen für Zugriff und Bearbeitung auch die Berechtigung zum Löschen von Datensätzen
aktiviert werden. Wenn die Berechtigung zum Bearbeiten / Löschen nur im Abschnitt Zugriff auf Datensätze von Untergebenen eingeschaltet ist und diese Berechtigungen für andere Anforderungen nicht eingeschaltet sind, kann der Benutzer ausschließlich die Anforderungen seiner Untergebenen bearbeiten / löschen.

Beim Aktivieren der Berechtigung Zugriff auf fremde Datensätze werden dem Benutzer alle Anforderungen der Firmen bereitgestellt, auf die er Zugriff hat.
Dieses Szenario ist nicht immer zufriedenstellend. Deshalb kann die Anzeige der Datensätze nach dem Servicebereich der Anforderung und nach der Kategorie der Anforderung eingeschränkt werden. Diese Möglichkeiten werden in den folgenden Absätzen näher beschrieben.

Ein Benutzer, der nur die Berechtigung Zugriff / Lesen
für die Berechtigung Zugriff auf fremde Datensätze eingeschaltet hat, kann keine Änderungen an fremden Anforderungen vornehmen, sondern sieht sie nur. Um Änderungen zu ermöglichen, muss zusätzlich zur Berechtigung Zugriff / Lesen auch die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen
aktiviert werden. Wenn auch fremde Anforderungen gelöscht werden sollen, muss zusätzlich zu den Berechtigungen für Zugriff und Bearbeitung auch die Berechtigung zum Löschen von Datensätzen
aktiviert werden. Wenn die Berechtigung zum Bearbeiten / Löschen nur im Abschnitt Zugriff auf fremde Datensätze eingeschaltet ist und diese Berechtigungen für andere Anforderungen nicht eingeschaltet sind, kann der Benutzer ausschließlich Anforderungen bearbeiten / löschen, die ihm sichtbaren Firmen zugeordnet sind.
Die Einschränkung der Anzeige auf Grundlage von Servicebereichen funktioniert nur für Benutzer, die die Berechtigung Zugriff auf fremde Datensätze eingeschaltet haben. Außerdem ist sie standardmäßig nur für Konten vom Typ Beauftragter und Operator verfügbar. Für ein Kundenkonto wird die Einstellung der Einschränkung nach Servicebereichen nur verfügbar, wenn es einer Benutzergruppe zugeordnet ist. Damit diese Einschränkung für den Kunden verfügbar ist, muss für die Benutzergruppe selbst keine spezielle Einstellung konfiguriert werden. Es genügt, dass das Kundenkonto Mitglied der Gruppe ist. Nähere Informationen zur Zuordnung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe finden Sie weiter oben im Absatz Vererbung der Sichtbarkeit von Benutzergruppen.
Die Einschränkung der Anforderungsliste nach Servicebereich wird auf der Registerkarte Servicebereiche eingestellt, die im Benutzerformular angezeigt wird. (Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> bestimmter Benutzer -> Registerkarte Servicebereiche ). Wird die Registerkarte im Formular des Kundenkontos nicht angezeigt, muss dieses Konto einer Benutzergruppe zugeordnet werden.
Auf der Registerkarte befindet sich eine Liste aller Servicebereiche. Servicebereiche können angelegt werden unter Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Typen, Kategorien und Servicebereiche und sind beschrieben in einem separaten Handbuch.

Neben jedem Bereich befindet sich ein Kontrollkästchen (Checkbox)
. Nach dem Ankreuzen eines bestimmten Servicebereichs
stehen dem Benutzer nur die Anforderungen zur Verfügung, bei denen dieser Bereich ausgefüllt ist. Ist in der Liste kein Bereich angekreuzt, wird auch keine Einschränkung angewendet, und der Benutzer sieht die Anforderungen unabhängig vom ausgefüllten Servicebereich. Ebenso wird keine Einschränkung angewendet, wenn alle Servicebereiche angekreuzt sind.
Die Einschränkung der Anzeige auf Grundlage der Kategorie der Anforderung funktioniert nur bei Benutzern, die die Berechtigung Zugriff auf fremde Datensätze eingeschaltet haben, und ist für alle Kontotypen verfügbar.
Die Einschränkung der Anzeige der Anforderungsliste nach Anforderungskategorien funktioniert auf dieselbe Weise wie die Einschränkung des Zugriffs auf Grundlage des Servicebereichs der Anforderung, die im Absatz oben beschrieben ist. Die Einschränkung wird auf der Registerkarte Anforderungskategorien eingestellt, die im Benutzerformular angezeigt wird. (Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> bestimmter Benutzer -> Registerkarte Anforderungskategorien ).
Auf der Registerkarte befindet sich eine Liste aller Anforderungskategorien. Anforderungskategorien können angelegt werden unter Globale Einstellungen -> Anforderungen -> Typen, Kategorien und Servicebereiche.

Neben jeder Kategorie befindet sich ein Kontrollkästchen. Nach dem Ankreuzen einer bestimmten Anforderungskategorie stehen dem Benutzer nur die Anforderungen zur Verfügung, bei denen diese Kategorie ausgefüllt ist. Ist in der Liste keine Kategorie angekreuzt, wird auch keine Einschränkung angewendet, und der Benutzer sieht die Anforderungen unabhängig von der ausgefüllten Anforderungskategorie. Ebenso wird keine Einschränkung angewendet, wenn alle Anforderungskategorien angekreuzt sind.

Ein Beauftragter, dem die Anforderung auf keine andere Weise bereitgestellt ist, erhält Zugriff darauf, wenn er in einem der folgenden Felder eingetragen ist:
Die Anforderung wird dem Benutzer auch dann bereitgestellt, wenn er im Feld Verantwortlicher eingetragen ist. Der betreffende Beauftragte muss die Firma jedoch sehen können, damit er als Verantwortlicher eingestellt werden kann. Diese Einschränkung gilt nicht für die Felder Beauftragter und Hilfsbeauftragter .

Ein Benutzer, der die Option Zugriff / Lesen
für die Berechtigung Zugriff auf Datensätze aus sichtbaren Deals eingeschaltet hat, sieht neben seinen eigenen Anforderungen auch fremde Anforderungen, die mit Deals verbunden sind, sofern diese Deals für ihn sichtbar sind. Sichtbar sind jedoch nur Anforderungen zu Firmen, auf die das betreffende Konto Zugriff hat.
Diese Berechtigung eignet sich, wenn der Benutzer Beauftragter eines Deals ist und einen Überblick über die mit diesem Deal verbundenen Anforderungen benötigt.

Ein Benutzer, der nur die Berechtigung Zugriff / Lesen
für die Berechtigung Zugriff auf Datensätze aus sichtbaren Deals eingeschaltet hat, kann keine Änderungen an Anforderungen vornehmen, mit denen für ihn sichtbare Deals verbunden sind. Er sieht sie nur. Um Änderungen zu ermöglichen, muss zusätzlich zur Berechtigung Zugriff / Lesen auch die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen
aktiviert werden. Wenn auch das Löschen dieser Anforderungen möglich sein soll, muss zusätzlich zu den Berechtigungen für Zugriff und Bearbeitung auch die Berechtigung zum Löschen von Datensätzen
aktiviert werden. Wenn die Berechtigung zum Bearbeiten / Löschen nur im Abschnitt Zugriff auf Datensätze aus sichtbaren Deals eingeschaltet ist und diese Berechtigungen für andere Anforderungen nicht eingeschaltet sind, kann der Benutzer ausschließlich Anforderungen bearbeiten / löschen, die mit Deals verbunden sind, die für ihn sichtbar sind.

Neben dem Zugriff auf fremde Anforderungen, dem Zugriff auf Grundlage der Vorgesetztenstellung gegenüber anderen Benutzern (Berechtigung Zugriff auf Datensätze von Untergebenen) und dem Zugriff nach Deals (Bereitstellung von Datensätzen aus sichtbaren Anforderungen) kann der Zugriff auf Anforderungen unabhängig davon auch nach der Organisationsstruktur eingestellt werden.
Die Organisationsstruktur wird in CDESK dank des AD / LDAP-Konnektors erfasst, den wir vorgestellt haben in einem separaten Handbuch. Nach der Konfiguration des Konnektors wird im Benutzerformular die Registerkarte Organisationsstruktur angezeigt, auf der die Organisationsstruktur der Firma und die Position des Benutzers darin dargestellt sind.

Wenn die Sichtbarkeit von Datensätzen ![]()
für die Berechtigung Zugriff nach Org.-Einheit des Datensatzes eingeschaltet ist, sieht der Benutzer neben seinen eigenen Anforderungen auch die Anforderungen, die mit seiner Organisationseinheit und allen ihr untergeordneten Organisationseinheiten verbunden sind.
Bei Bedarf können manuell weitere Organisationseinheiten ausgewählt werden, deren Anforderungen für den Benutzer zugänglich sein sollen.
Ein Benutzer, der für die Berechtigung Zugriff nach Org.-Einheit des Datensatzes nur die Berechtigung Zugriff / Lesen
eingeschaltet hat, kann keine Änderungen an Anforderungen vornehmen, die mit für ihn zugänglichen Organisationseinheiten verbunden sind. Er sieht sie nur. Um Änderungen zu ermöglichen, muss zusätzlich zur Berechtigung Zugriff / Lesen auch die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen
aktiviert werden. Wenn auch das Löschen dieser Anforderungen möglich sein soll, muss zusätzlich zu den Berechtigungen für Zugriff und Bearbeitung auch die Berechtigung zum Löschen von Datensätzen
aktiviert werden. Wenn die Berechtigung zum Bearbeiten / Löschen nur für bestimmte Organisationseinheiten im Abschnitt Zugriff nach Org.-Einheit des Datensatzes eingeschaltet ist und diese Berechtigungen für andere Anforderungen nicht eingeschaltet sind, kann der Benutzer ausschließlich Anforderungen bearbeiten / löschen, die mit für ihn zugänglichen Organisationseinheiten verbunden sind.

In der Praxis kann es vorkommen, dass mithilfe der oben beschriebenen Berechtigungen Anforderungen bereitgestellt werden, es jedoch nicht erwünscht ist, dass der Benutzer auf alle diese Anforderungen zugreift. In einem solchen Fall kann der Zugriff auf bestimmte Datensätze eingeschränkt werden.
Um den Zugriff auf bestimmte Datensätze einzuschränken, klicken Sie auf das Symbol, das sich in der Zeile der Berechtigung Datensätze befindet
.

Nach dem Klicken wird ein modales Fenster mit einer Liste der zugänglichen Datensätze angezeigt. Zur Suche nach bestimmten Datensätzen dient das Suchfeld oberhalb der Liste. In der Zeile jedes Datensatzes befinden sich Symbole für die Berechtigung, den Datensatz zu sehen
, die Berechtigung, den Datensatz zu bearbeiten
und die Berechtigung, den Datensatz zu löschen
. Durch Klicken auf eines dieser Symbole in der Zeile eines bestimmten Datensatzes wird die Berechtigung nur für diesen Datensatz geändert. Auf diese Weise können Berechtigungen für bereits zugängliche Anforderungen nur eingeschränkt werden. Es ist nicht möglich, eine Anforderung bereitzustellen, die nicht in die Berechtigungen des betreffenden Benutzers fällt. Hat der Benutzer zum Beispiel nur Zugriff auf eigene Anforderungen, kann ihm keine fremde Anforderung bereitgestellt werden.

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