FREIE GENEHMIGUNG

Warum die freie Genehmigung verwenden

Im Gegensatz zur Genehmigung, die in der Anforderungsvorlage definiert ist, kann die freie Genehmigung separat oder zu einer Anforderung jederzeit ab deren Erstellung hinzugefügt werden. Dadurch bietet die Funktion der freien Genehmigung eine dynamische und einfache Lösung für jede Situation, die eine Genehmigung erfordert. Die freie Genehmigung erfordert die Definition nur einer einzigen Regel, die global die Parameter aller Genehmigungsprozesse der freien Genehmigung bestimmt.

Erstellung einer Regel für die freie Genehmigung

Um die freie Genehmigung verwenden zu können, müssen Sie zuerst eine Genehmigungsregel dafür definieren, im Bereich Genehmigung -> Genehmigungsregeln. Der Zugriff auf dieses Modul wird über Berechtigungen gesteuert. Falls es im Menü nicht angezeigt wird, überprüfen Sie die Berechtigungen im Bereich Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Genehmigung -> Genehmigungsregeln.

Nach dem Klick auf das Modul Genehmigungsregeln, wird eine Liste aller in CDESK verwendeten Genehmigungsprozesse angezeigt. Bei der freien Genehmigung wird nur eine einzige Regel erstellt, in der Sie nur festlegen, ob die Notiz für die Genehmigung und die Notiz für die Ablehnung obligatorisch / optional sein wird.

Um eine neue Regel zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Regel hinzufügen , die sich in der rechten oberen Ecke über der Liste der Genehmigungsregeln befindet. Falls die Schaltfläche nicht angezeigt wird, überprüfen Sie die Berechtigung zum Erstellen von Genehmigungsprozessen im Bereich Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Genehmigung -> Genehmigungsregeln.

Nach dem Klick auf die Schaltfläche wird ein Formular mit den folgenden Feldern angezeigt:

Regelgruppe – wählen Sie bei der Erstellung einer Regel für die freie Genehmigung die Option Freie Genehmigung.

Name – der Name, unter dem die jeweilige Regel in der Liste der Genehmigungsregeln angezeigt wird. Er dient der kurzen Charakterisierung der Regel. Der Name wird nicht in den eigentlichen Genehmigungsprozess übernommen.

Beschreibung – Feld zum Einfügen detaillierterer Informationen über die Genehmigungsregel. Das Ausfüllen dieses Feldes ist nicht obligatorisch. Die Beschreibung wird nicht in den eigentlichen Genehmigungsprozess übernommen.

Genehmigungsmethode – bei der Erstellung einer Regel für die freie Genehmigung wird automatisch die Option Parallel ausgefüllt. Das bedeutet, dass, wenn der Genehmigungsprozess der freien Genehmigung an mehrere Genehmiger gebunden ist, jeder von ihnen sich zur Genehmigung äußern kann, unabhängig davon, ob sich vor ihm bereits andere Genehmiger geäußert haben. Das heißt, die Reihenfolge, in der sich die einzelnen Genehmiger zum Prozess äußern, ist durch nichts beschränkt. Diese Einstellung kann im Fall der freien Genehmigung nicht geändert werden.

Notiz für die Genehmigung

• Obligatorisch – jeder Benutzer, der sich entscheidet, den Vorschlag zu genehmigen, muss eine Notiz mit der Begründung seiner Entscheidung einfügen.
• Optional – die Genehmigung des Vorschlags ist auch ohne das Einfügen einer Notiz möglich.

Notiz für die Ablehnung

• Obligatorisch – jeder Benutzer, der sich entscheidet, den Vorschlag abzulehnen, muss eine Notiz mit der Begründung seiner Entscheidung einfügen.
• Optional – die Ablehnung des Vorschlags ist auch ohne das Einfügen einer Notiz möglich.

Die Regel speichern Sie mithilfe der Schaltfläche Speichern, die sich in der rechten unteren Ecke befindet. Wenn die Regel erstellt ist, kann sie in der freien Genehmigung ohne Bindung an ein Modul oder mit Bindung an eine bereits erstellte Anforderung verwendet werden. Mehr finden Sie weiter unten im Text, in den Abschnitten Freie Genehmigung ohne Bindung an ein beliebiges Modul und Freie Genehmigung mit Bindung an eine Anforderung.

Bearbeitung der Genehmigungsregel

Nach dem Speichern wird die Regel in die Liste der Genehmigungsregeln aufgenommen. Bei Bedarf kann sie bearbeitet oder gelöscht werden. Suchen Sie die Regel in der Liste, klicken Sie auf das Menüsymbol , das sich am Ende der Zeile der jeweiligen Regel befindet, und wählen Sie die Option Bearbeiten. Falls die Schaltfläche nicht angezeigt wird, müssen die Bearbeitungsberechtigungen im Bereich Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Genehmigung -> Genehmigungsregeln überprüft werden.

Nach dem Klick auf die Option Bearbeiten wird dasselbe Formular wie bei der Eingabe der Regel angezeigt. Bearbeitet werden können alle Felder außer Regelgruppe und Genehmigungsmethode. Die vorgenommenen Änderungen speichern Sie mithilfe der Schaltfläche Speichern in der rechten unteren Ecke. Wenn Sie die Regel löschen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, die sich ebenfalls in der rechten unteren Ecke befindet. Die Schaltfläche zum Entfernen der Regel wird nur Benutzern mit der Berechtigung zum Löschen von Regeln angezeigt. Diese Berechtigung kann im Bereich Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Genehmigung -> Genehmigungsregeln eingestellt werden.

Freie Genehmigung ohne Bindung an ein beliebiges Modul

Erstellung des Genehmigungsprozesses der freien Genehmigung ohne Bindung

Nachdem die Regel für die freie Genehmigung erstellt wurde, ist es möglich, einen Genehmigungsprozess ohne Bindung an ein Modul in CDESK zu erstellen. Um einen solchen Genehmigungsprozess zu erstellen, gehen Sie zu Genehmigung -> Genehmigungsprozesse. Falls das Modul im Menü nicht angezeigt wird, überprüfen Sie die Berechtigungen im Bereich Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Genehmigung. Nach dem Klick auf das Modul wird eine Liste der Genehmigungsprozesse angezeigt. Um einen freien Genehmigungsprozess zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Freien Genehmigungsprozess erstellen, die sich in der rechten oberen Ecke der Liste befindet. Falls die Schaltfläche nicht angezeigt wird, überprüfen Sie, ob der Benutzer die Berechtigung zum Erstellen freier Genehmigungsprozesse hat (Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Genehmigung -> Freie Genehmigung – Datensätze.)

Nach dem Klick auf die Schaltfläche wird ein Formular zur Eingabe der Parameter des Genehmigungsprozesses angezeigt.

Name des Genehmigungsprozesses – kurze Charakteristik des Genehmigungsprozesses.

Genehmiger – wählen Sie durch Klick auf die Schaltfläche Auswählen die Benutzer aus, die sich zum jeweiligen Prozess äußern werden. In der Benutzerliste werden nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung angeboten. Diese Berechtigung kann im Bereich Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Genehmigung -> Als Genehmiger anbieten -> Freie Genehmigung. eingestellt werden. Dem Prozess können mehrere Genehmiger zugewiesen werden.

Auswertung des Genehmigungsprozesses – in der Auswahl befinden sich die folgenden Optionen:

• Nach Genehmigung durch alle – diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie im Bereich Genehmiger mehrere Genehmiger einstellen. Bei Auswahl dieser Option wird der Genehmigungsprozess erst abgeschlossen, nachdem sich jeder Genehmiger geäußert hat.
• Nach der ersten Genehmigung – bei Auswahl dieser Option wird der Genehmigungsprozess bereits abgeschlossen, nachdem sich ein Genehmiger geäußert hat, und zwar auch dann, wenn für den Genehmigungsprozess mehrere Genehmiger ausgewählt wurden.

Beschreibung – Feld zum Einfügen einer näheren Spezifikation des Gegenstands des Genehmigungsprozesses.

Anhänge – Feld zum Einfügen von Anhängen. Den Anhang können Sie mithilfe der Funktion Drag&Drop einfügen, oder nach dem Klick in das Feld wird ein Explorer angezeigt, in dem Sie den gewünschten Anhang auswählen.

Den Genehmigungsprozess speichern Sie durch Klick auf die Schaltfläche Speichern, die sich in der rechten unteren Ecke des Formulars befindet. Durch Klick auf die Schaltfläche Schließen schließen Sie das Formular, ohne den Prozess zu speichern.

Äußerung zur freien Genehmigung ohne Bindung

Nach dem Speichern wird der freie Genehmigungsprozess in der Liste der Genehmigungsprozesse in Genehmigung -> Genehmigungsprozesse angezeigt. Nach dem Öffnen des Datensatzes wird ein Formular angezeigt, das den Detail des Genehmigungsprozesses und den Bereich Genehmigungsschritte enthält, in dem sich die ausgewählten Benutzer zur Genehmigung äußern. Zur Akzeptanz des Genehmigungsschritts dient die Schaltfläche Akzeptieren. Nach dem Klick auf die Schaltfläche Ablehnen wird der Genehmigungsschritt für den jeweiligen Benutzer abgelehnt. Die Pflicht zum Einfügen einer Notiz zur Akzeptanz / Ablehnung hängt von den Einstellungen der Vorlage der freien Genehmigung ab.

Freie Genehmigung mit Bindung an eine Anforderung

Erstellung des Genehmigungsprozesses der freien Genehmigung mit Bindung an eine Anforderung

Die freie Genehmigung eignet sich auch für den Fall, dass bei der Bearbeitung einer Anforderung eine Situation eintritt, in der der weitere Verlauf eine Genehmigung erfordert. Zum Beispiel kann es sich um die Genehmigung des Kaufs einer neuen Festplatte auf einer Anforderung handeln, die die Reparatur eines Computers betrifft.

Die freie Genehmigung kann nur zu einer bereits erstellten Anforderung und nicht während deren Erstellung hinzugefügt werden. Das Vorgehen beim Erstellen einer Anforderung finden Sie in diesem Text. Um einen Genehmigungsprozess auf einer Anforderung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion und wählen Sie die Option Freien Genehmigungsprozess erstellen. Falls diese Option in der Auswahl nicht angeboten wird, muss überprüft werden, ob die Berechtigung zum Erstellen von Prozessen der freien Genehmigung zugewiesen ist. (Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Registerkarte Berechtigungen -> Genehmigung -> Freie Genehmigung – Datensätze.)

Nach dem Klick auf die Schaltfläche Aktion wird dasselbe Formular wie beim Erstellen eines freien Genehmigungsprozesses ohne Bindung an ein Modul angezeigt. Im Feld Name des Genehmigungsprozesses wird ein Name vorausgefüllt, der sich zusammensetzt aus: der Information, dass es sich um einen freien Genehmigungsprozess handelt, der Nummer der Anforderung und ihrem Namen. Im Feld Beschreibung wird wiederum die Beschreibung der Anforderung vorausgefüllt, aus der der Genehmigungsprozess erstellt wird.

Äußerung zur freien Genehmigung mit Bindung an eine Anforderung

Nachdem zu einer Anforderung ein freier Genehmigungsprozess hinzugefügt wurde, wird über dem Anforderungsformular eine Schaltfläche mit dem Namen des Genehmigungsprozesses angezeigt. Wenn diese Schaltfläche blau gefärbt ist, bedeutet das, dass der Genehmigungsprozess auf die Genehmigung wartet.

Nach dem Klick auf diese Schaltfläche wird ein Formular zur Äußerung zum jeweiligen Prozess angezeigt. Das Formular ist dasselbe wie beim freien Genehmigungsprozess, der an kein Modul gebunden ist. Mehr Informationen finden Sie im Text oben.